Lass beispielsweise Mitarbeitenden mit Kindern im Schulalter während den Schulferien den Vortritt. Wer keine Kinder hat, ist flexibler und kann auch zu anderen Zeiten verreisen. Ähnliches gilt für Angehörige einer Religion, die andere Feiertage haben als die bei uns offiziell gültigen.
Behalte bei der Ferienplanung stets den Bedarf deines Unternehmens im Hinterkopf. Erwartest du Grossaufträge oder gibt es anderweitig besonders arbeitsintensive Zeiten? Dies kann branchenbedingt sein oder im Zusammenhang mit Deadlines von wichtigen Projekten. Einige Mitarbeitende sind ausserdem zu bestimmen Zeiten unverzichtbar, etwa wenn der Jahresabschluss ansteht. Denke auch an Firmenevents. An diesen Tagen sollten möglichst wenige Mitarbeitende fehlen, da diese Veranstaltungen wichtig sind für den Zusammenhalt im Team.
Eine grosse Schwierigkeit bei der Ferienplanung ist oft, die Übersicht zu behalten. Wer hat jetzt schon wie viele Tage eingegeben? Wann erfordert ein Projekt besonderen Arbeitseinsatz? Wer spart seine Tage vielleicht zu lange auf? Sind die Brückentage wirklich gerecht verteilt?
Ein Ferienplaner hilft dir, Struktur in das Chaos zu bringen: Du siehst alle wichtigen Daten, aber auch alle Abwesenheiten auf einen Blick. Wenn jemand etwas zu häufig an Montagen oder Freitagen krank ist, fällt es dir sofort auf. Ausserdem ist ein Ferienkalender ein äusserst praktisches Tool bei Zwischen- und Endjahresgesprächen. Hier gibts noch mehr Tipps zum Arbeiten mit dem Abwesenheitskalender.
Lade hier ein Beispiel für die Abwesenheitsplanung in Excel-Form herunter. In dieser Vorlage gibt es bereits Mustereintragungen (Ferien, Krankheit, Feiertage, Kommentare, Eintritt, Pensum, Ferien, Ferien Vorjahr etc.). Du kannst diese beliebig auf deine Mitarbeitenden anpassen.
Für gewöhnlich haben Unternehmen eine Betriebsvereinbarung, die auch die Ferienplanung regelt. Wenn du das noch nicht hast, solltest du entsprechende Richtlinien formulieren und diese offen kommunizieren. Sie halten beispielsweise fest, wer Vorrang hat, welcher Zeitrahmen deinen Mitarbeitenden zur Verfügung steht, um ihre Ferien zu beantragen, ob es Zeiten gibt, an denen niemand Ferien nehmen darf oder im Gegenteil, wenn während Betriebsferien alle freinehmen müssen.
Komme, wo möglich, den Wünschen deiner Mitarbeitenden entgegen und gehe, falls notwendig auch mal Kompromisse ein. Am besten machst du ausserdem den Ferienkalender für alle Mitarbeitenden zugänglich. So sehen sie bei ihrer Planung, welche Wochen zur Verfügung stehen und können sich einfacher untereinander absprechen. Trotzdem kann es natürlich zu Streitigkeiten kommen. Meistens handeln Arbeitgeber*innen dann nach dem «First-come-first-served»-Prinzip. Versuch, stattdessen erst gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitenden eine Lösung zu finden. Oft bringen sie im ruhigen Gespräch eher Verständnis für die Situation des anderen auf und gewähren ihm oder ihr den Vortritt.
Regle genau, wer wen vertritt und informiere die entsprechenden Personen mindestens drei Wochen im Voraus. So haben sie genug Zeit, die Übergabe effizient durchzuführen. Es ist wichtig, dass die Vertretung sich organisieren kann, um Kapazitäten für den zusätzlichen Aufwand freizuhalten. Kläre zudem die telefonische Erreichbarkeit des oder der Verreisenden ab. Meldet euch aber nur im äussersten Notfall, denn gemäss verschiedenen Studien brauchen die meisten Menschen gut eine Woche, bis sie mental wirklich in den Ferien «ankommen» und abschalten können. Gönnen wir ihnen diese wohlverdiente Pause!