Login
Tipps, damit dir die Buchhaltung leicht von der Hand geht.
KLARA Blog

Geschäftsgründung: So richtest du deine Buchhaltung ein

09.06.2022
Lesezeit: 3 min

Mit einer modernen Software erledigst du deine Buchhaltung auch ohne Fachkenntnisse effektiv und mit minimalem Aufwand. Überlege dir, welches Buchhaltungs-Programm alles abdeckt, was du benötigst. Dazu gehört sicher die Rechnungsstellung sowie automatische Verbuchungen deiner Rechnungen. Soll es ausserdem noch Spesen erfassen und abrechnen können? Oder willst du Zeit sparen, indem du deine Buchhaltung direkt mit deinem Kassensystem verbindest, um deine Zahlungen nicht manuell zu verbuchen? Hier gibt’s Tipps zur Auswahl des passenden Buchhaltungs-Programms.

So unbeliebt die Buchhaltung bei vielen sein mag, sie ist eines der wichtigsten Instrumente für die Planung und Steuerung eines Unternehmens. Darum ist sehr wichtig, dass du sie von Anfang an sauber aufsetzt. Das nimmt etwas Zeit in Anspruch, die Mühe zahlt sich aber aus. Denn es erleichtert dir die administrative Arbeit so sehr, dass sie dir vielleicht sogar Spass machen wird!

Lesezeit: 3 min

Die Buchhaltungs-Software einrichten

Als Erstes gibst du das Logo, Firmennummer und Adresse in das Programm ein, damit diese auf deinen Rechnungen richtig angezeigt werden. Füge anschliessend alle deinen Kunden- und Lieferantendaten ein. Diese dienen dir später auch als Instrument für die Kundengewinnung.

Die Buchhaltung muss nach dem branchenabhängigen Kontenrahmen geführt werden, der sich am aktuellen Rechnungslegungsgesetz orientiert. Es lohnt sich aber grundsätzlich, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Gute Programme, wie etwa KLARA Business RELAX, geben dir diese Struktur bereits vor. So musst du nur noch die Konten für deine Firma ergänzen, löschen oder umbenennen. Sonst findest du hier eine Vorlage.

Schliesslich gilt es noch, deine Produkte oder Dienstleistungen sauber einzupflegen: Mit Einkaufs- und Verkaufspreis, sowie allenfalls der Mehrwertsteuer. Das Konto der Buchhaltung dabei nicht vergessen, damit die Rechnungen automatisch verbucht werden.

Automatischer Bankabgleich

Der Bankabgleich sorgte bisher für besonders viel Aufwand in der Buchhaltung: Jeder einzelne Zahlungsauftrag musste umständlich manuell übertragen werden. Achte darum darauf, dass du ein Buchhaltungsprogramm wählst, das über einen automatischen Bankabgleich verfügt – dann erledigt sich dieser praktisch von selbst: Das System sucht automatisch den passenden offenen Betrag in deiner Buchhaltung sowie in deiner Bankanbindung. Du musst nur noch OK drücken und schon ist die Zahlung verbucht.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege

Gemäss der Aufbewahrungspflicht müssen Unternehmen alle Belege während zehn Jahren aufbewahren. Die Pflicht beginnt mit dem Ablauf des ersten Geschäftsjahres. Auch hier erleichtert moderne Software dir die Arbeit: Das eArchiv ist die erste revisionssichere und gesetzeskonforme digitale Ablage der Schweiz. Hier kannst du deine Quittungen, Belege und Geschäftsbücher sauber ablegen. Auf Nimmerwiedersehen, Aktenschränke! Auch deine Treuhänderin oder dein Treuhänder wird sich freuen: Endlich müssen sie sich nicht mehr durch «Schuhschachteln» voller Belege wühlen!

Wenn du sie trotzdem lieber in Papierform aufbewahrst, achte unbedingt auf eine saubere Ablage. Am besten sortierst du sie nach Monat. Egal welches System du vorziehst, denk an die Grundregel: Keine Buchung ohne Beleg! Es darf nur Buchungen in der Buchhaltung geben, wenn auch ein Beleg vorhanden ist.

Kontrolle

Wenn du deine Buchhaltung fertig eingerichtet hast, überprüfe, ob alles stimmt. Es gibt nämlich nichts Mühsameres, als im Nachhinein Fehler ausfindig zu machen oder Kontenpläne ändern zu müssen. Beides ist äusserst zeitaufwendig und kostspielig.

Wir empfehlen dir, gleich zwei Testmandate einzurichten. Bei KLARA kannst du problemlos eine Testfirma eröffnen und diese dann kopieren. Probiere dort alle Funktionen in Ruhe aus: Versende Proberechnungen oder spiele einen Verkauf durch und kontrolliere, dass alles richtig verbucht wird. Sollten noch Änderungen notwendig sein, kannst du diese bei KLARA direkt in der Testversion vornehmen und dann auf die definitive Buchhaltung übertragen. Solltest du weitere Fragen haben, unterstützt KLARA dich gerne bei der Einrichtung.

Willst du deine Buchhaltung vereinfachen?

Mit KLARA Business RELAX erledigst du alles im Handumdrehen - und hast endlich mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.

Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

klara-logo-img

Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
Merkblatt herunterladen
KLARA Lohn
Jetzt kostenlos registrieren und deine Lohnbuchhaltung vereinfachen.
klara-website-ipad-quellensteuer
klara-website-bubble-lohn

Die neusten Blogbeiträge von KLARA