Geschäftsgründung: So richtest du deine Buchhaltung ein

2 Min
09.06.2022 07:00:00

Mit einer modernen Software erledigst du deine Buchhaltung auch ohne Fachkenntnisse effektiv und mit minimalem Aufwand. Überlege dir, welches Buchhaltungs-Programm alles abdeckt, was du benötigst. Dazu gehört sicher die Rechnungsstellung sowie automatische Verbuchungen deiner Rechnungen. Soll es ausserdem noch Spesen erfassen und abrechnen können? Oder willst du Zeit sparen, indem du deine Buchhaltung direkt mit deinem Kassensystem verbindest, um deine Zahlungen nicht manuell zu verbuchen? Hier gibt’s Tipps zur Auswahl des passenden Buchhaltungs-Programms.

So unbeliebt die Buchhaltung bei vielen sein mag, sie ist eines der wichtigsten Instrumente für die Planung und Steuerung eines Unternehmens. Darum ist sehr wichtig, dass du sie von Anfang an sauber aufsetzt. Das nimmt etwas Zeit in Anspruch, die Mühe zahlt sich aber aus. Denn es erleichtert dir die administrative Arbeit so sehr, dass sie dir vielleicht sogar Spass machen wird!

 

Die Buchhaltungs-Software einrichten

Als Erstes gibst du das Logo, Firmennummer und Adresse in das Programm ein, damit diese auf deinen Rechnungen richtig angezeigt werden. Füge anschliessend alle deinen Kunden- und Lieferantendaten ein. Diese dienen dir später auch als Instrument für die Kundengewinnung.

Die Buchhaltung muss nach dem branchenabhängigen Kontenrahmen geführt werden, der sich am aktuellen Rechnungslegungsgesetz orientiert. Es lohnt sich aber grundsätzlich, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Gute Programme, wie etwa KLARA Buchhaltung RELAX, geben dir diese Struktur bereits vor. So musst du nur noch die Konten für deine Firma ergänzen, löschen oder umbenennen. Sonst findest du hier eine Vorlage.

Schliesslich gilt es noch, deine Produkte oder Dienstleistungen sauber einzupflegen: Mit Einkaufs- und Verkaufspreis, sowie allenfalls der Mehrwertsteuer. Das Konto der Buchhaltung dabei nicht vergessen, damit die Rechnungen automatisch verbucht werden.

Automatischer Bankabgleich

Der Bankabgleich sorgte bisher für besonders viel Aufwand in der Buchhaltung: Jeder einzelne Zahlungsauftrag musste umständlich manuell übertragen werden. Achte darum darauf, dass du ein Buchhaltungsprogramm wählst, das über einen automatischen Bankabgleich verfügt – dann erledigt sich dieser praktisch von selbst: Das System sucht automatisch den passenden offenen Betrag in deiner Buchhaltung sowie in deiner Bankanbindung. Du musst nur noch OK drücken und schon ist die Zahlung verbucht.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege

Gemäss der Aufbewahrungspflicht müssen Unternehmen alle Belege während zehn Jahren aufbewahren. Die Pflicht beginnt mit dem Ablauf des ersten Geschäftsjahres. Auch hier erleichtert moderne Software dir die Arbeit: Das eArchiv ist die erste revisionssichere und gesetzeskonforme digitale Ablage der Schweiz. Hier kannst du deine Quittungen, Belege und Geschäftsbücher sauber ablegen. Auf Nimmerwiedersehen, Aktenschränke! Auch deine Treuhänderin oder dein Treuhänder wird sich freuen: Endlich müssen sie sich nicht mehr durch «Schuhschachteln» voller Belege wühlen!

Wenn du sie trotzdem lieber in Papierform aufbewahrst, achte unbedingt auf eine saubere Ablage. Am besten sortierst du sie nach Monat. Egal welches System du vorziehst, denk an die Grundregel: Keine Buchung ohne Beleg! Es darf nur Buchungen in der Buchhaltung geben, wenn auch ein Beleg vorhanden ist.

Kontrolle

Wenn du deine Buchhaltung fertig eingerichtet hast, überprüfe, ob alles stimmt. Es gibt nämlich nichts Mühsameres, als im Nachhinein Fehler ausfindig zu machen oder Kontenpläne ändern zu müssen. Beides ist äusserst zeitaufwendig und kostspielig.

Wir empfehlen dir, gleich zwei Testmandate einzurichten. Bei KLARA kannst du problemlos eine Testfirma eröffnen und diese dann kopieren. Probiere dort alle Funktionen in Ruhe aus: Versende Proberechnungen oder spiele einen Verkauf durch und kontrolliere, dass alles richtig verbucht wird. Sollten noch Änderungen notwendig sein, kannst du diese bei KLARA direkt in der Testversion vornehmen und dann auf die definitive Buchhaltung übertragen. Solltest du weitere Fragen haben, unterstützt KLARA dich gerne bei der Einrichtung.

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