Wer muss Buchhaltung führen?
In der Schweiz ist jedes Unternehmen zu einer ordnungsgemässen Buchhaltung verpflichtet, da sie die Grundlage für die Besteuerung darstellt. Ausserdem ist sie ein wichtiges Instrument bei der Unternehmensführung. Denn indem sie einen Überblick über die Vermögenslage bietet und Geschäftsvorfälle nachvollziehbar macht, lässt sich erst der wirtschaftliche Unternehmenserfolg ermitteln. Auch für Banken, Gläubiger oder Geschäftspartner dienen die Buchführung und daraus ermittelte Zahlen als wichtige Entscheidungsgrundlage.
Doppelte und einfache Buchführung – worin besteht der Unterschied?
Bei der einfachen Buchführung, auch als «Milchbüechli-Rechnung» bekannt, werden lediglich Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Da also nur bei effektivem Geldfluss Buchungen erfolgen, nennt sich diese Abrechnungsart auch Ist-Methode. Die doppelte Buchführung hingegen erfasst nicht nur, auf welchem Konto die Bewegung stattfand, sondern auch, wozu der Betrag verwendet wurde. Das weist den Erfolg des Unternehmens in zweifacher Art nach. Die Bilanz zeigt, wie sich das Eigenkapital verändert hat, während die Erfolgsrechnung ausweist, ob ein Gewinn oder Verlust erwirtschaftet wurde.
Die doppelte Buchführung nennt sich auch Soll-Methode, da hier von Soll und Haben die Rede ist. Soll bezieht sich auf Kontoabflüsse, Haben auf Kontozugänge. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen: Lisa kauft Produkte für ihr Ladengeschäft. Dadurch hat sie mehr Warenbestand (Soll), aber weniger Geld auf dem Konto (Haben). Es wird nicht nur angegeben, auf welchem Konto die Bewegung stattfand, sondern auch, wofür die Ausgabe verwendet wurde.
Wichtig ist bei der einfachen wie auch der doppelten Buchführung, dass jeder Geschäftsvorfall, also jede Transaktion, ordentlich nachvollziehbar mit einem Beleg dokumentiert wird. Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen oder Quittungen handeln, aus denen der Zeitpunkt der Bewegung, der Name des Leistungsbringers oder -empfängers sowie der Zahlungszweck ersichtlich sind. Das Gesetz schreibt hierbei eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vor.
Wann brauche ich eine doppelte Buchführung?
Seit in der Schweiz 2013 das (nicht mehr ganz so) neue Rechnungslegungsrecht in Kraft trat, sind Unternehmen mit weniger als 500'000 Franken Jahresumsatz nicht mehr zur doppelten Buchführung verpflichtet. Wer jährlich weniger als 100'000 Franken verzeichnet, muss übrigens auch keine Mehrwertsteuer-Abrechnung vorweisen, mit Ausnahmen von Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH). Auch wer Dienstleistungen aus dem Ausland bezieht, muss dafür natürlich Mehrwertsteuer bezahlen.
Bei komplexen Geschäftsmodellen oder bestimmten Branchen empfiehlt sich allerdings dennoch eine doppelte Buchführung. Dasselbe gilt für Restaurants, den Detailhandel oder ähnliche Betriebe mit regelmässigen Bargeldeinnahmen. Denn die doppelte Erfassung stellt die finanzielle Lage besser nachvollziehbar dar. So lässt sich daraus beispielsweise der Wert der Lagervorräte ablesen oder Kennzahlen ermitteln, die es erlauben, wichtige geschäftliche Entscheidungen zu treffen.
