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8 ultimative Spartipps für KMU.

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31.10.2019
Lesezeit: 5 min

Im Geschäftsalltag musst du ständig darauf achten, Kosten zu sparen. Mit guter Planung und Fokus aufs Wesentliche kannst du diese merklich reduzieren und damit dein Budget schonen. Wie du das Sparpotential in deinem Unternehmen einfach nutzen kannst, erfährst du hier.

Du kennst das Problem: Dein Budget und deine Ressourcen sind knapp bemessen und nicht immer genau überschaubar. Fixkosten wie Büromiete oder Personalkosten sind klar kalkulierbar und du hast auch ein scharfes Auge bei der Budgetierung deiner Kerntätigkeit. Dabei geht dir aber oft der genaue Blick auf die Kosten bei der Beschaffung von Infrastruktur, IT, Bürobedarf und Dienstleistungen verloren.

Und genau hier findest du noch grosses Sparpotential. Damit du dieses voll ausschöpfen kannst, solltest du eine Analyse der wichtigsten Bereiche vornehmen. Mit diesen 8 Tipps gelingt dir das einfach.

1. Digitalisiere deine Buchhaltung.

Wenn du noch keine Web-basierte Buchhaltungs- oder Business-Software, wie zum Beispiel die von KLARA.ch hast, dann ist es höchste Zeit, umzusatteln. Daten abtippen und Belege in Ordnern ablegen, diese arbeits- und kostenintensiven Tätigkeiten kannst du dir heutzutage sparen. Wenn du trotzdem einen Treuhänder brauchst, der deine Buchhaltung ganz oder teilweise – zum Beispiel für den Jahresabschluss – abnimmt, wähle einen, der mit web-basierter Buchhaltungs- oder Business-Software arbeitet. Treuhänder mit einem hohen Digitalisierungsgrad können ihre Dienstleistungen zu deutlich tieferen Kosten anbieten, da die meiste manuelle Arbeit entfällt.

2. Telefonie: Wähle eine virtuelle Anlage.

Für ein kleines Unternehmen ist die kostengünstigste Wahl eine virtuelle, Cloud-basierte Telefonanlage. Die Vorteile sind:

  • Vor Ort müssen nur Endgeräte und/oder Software installiert werden.
  • Du musst keinen eigenen Server vor Ort updaten und den Back-up sicherstellen und benötigst somit kein eigenes IT Know-how.
  • Die Unterhaltskosten sind niedrig.
  • Umzüge innerhalb oder ausserhalb deines Standortes sind einfach möglich.
  • Die Höhe deiner monatlichen Gesprächskosten hängen von der Wahl des Providers ab. Vergleiche die verschiedenen Angebote und ob du von einem Angebot einer Monatspauschale mit unbegrenzter Anzahl Gespräche profitieren kannst. Vielleicht ist für dich auch ein Package-Angebot Internetanschluss/Telefonie interessant.
  • Prüfe auch, welche Brandbereite dir für eine gute Sprachqualität reicht. Oft wird von den Anbietern eine zu hohe Bandbreite empfohlen.

3. Schaffe Ordnung bei Software-Lizenzen und Verträgen.

Software-Lizenzen, insbesondere wiederkehrende Softwaremieten, können ganz schön ins Geld gehen. Wichtig deshalb: Behalte stets die Übersicht und prüfe regelmässig die Wartungsverträge und user-basierten monatlichen oder jährlichen Lizenzen. Damit du Übersicht behältst, legst du am besten alle Verträge nach Bereich in einem Ordner ab. So sorgst du für Kostentransparenz und vermeidest ärgerliche Doppelzahlungen. Für IT-Verträge und Software-Lizenzen, die automatisch weiterlaufen, solltest du eine Inventarliste aufsetzen und dort die Kündigungstermine vermerken. So kannst du fristgerecht kündigen und vermeidest unnötige Kosten.

4. Prüfe deine IT-Infrastruktur.

Heutzutage ist das Angebot für Software, Hardware, Prozesse und Dienstleistungen riesig. Ob sich für dein KMU ein IT Outsourcing lohnt, kann nicht generell gesagt werden und das solltest du deshalb individuell prüfen. Hier spielen nicht nur die Kosten eine Rolle, sondern auch die Innovationsfähigkeit, Flexibilität und Ressourcenverfügbarkeit. Für kleine KMU ist die Cloud Variante meist kostengünstiger und die bessere Wahl, da oft Know-how und Zeit, sich um den eigenen Server zu kümmern, fehlen. Du kannst deine Business-Applikationen (SaaS), den Desktop (DaaS) oder den Server (IaaS) auslagern. Dabei sind Security und Back-up automatisch im Angebot enthalten. Gewisse spezialisierte Firmen bieten auch das Outsourcen des Netzwerkes oder der Printing-Infrastruktur (Managed Print Services) an. Eine Kostenaufstellung der benötigen Umgebung hilft dir zu entscheiden, was für dein Unternehmen das Richtige ist.

5. Lagere deine Personaladministration aus.

Deine Mitarbeiter haben ein Anrecht auf einen korrekt abgerechneten und rechtzeitig überwiesenen Lohn. Die Lohnabrechnung kann schnell komplex werden und bei selber abgerechneten Löhnen gibt es aber schnell Fehler. Musst du diese korrigieren, entstehen neue Kosten und du musst auch mit unzufriedenen Mitarbeitern rechnen, die die Kündigung einreichen. Auch das verursacht Kosten. Um dir diese Aufgabe zu erleichtern, kannst du die kostenlose Lohnbuchhaltung von klara.ch nutzen. Oder du lagerst die Personaladministration ganz oder teilweise aus. So musst du dich nicht um zeitraubende Tätigkeiten wie Löhne verbuchen und das Aufsetzen von Zeugnissen und Arbeitsverträgen kümmern. Und du kannst auf professionelle Unterstützung zählen, wenn du abwesend bist oder komplexe Situationen entstehen und dir das nötige Know-how fehlt.

6. Entdecke versteckte Kosten.

Richte dein Augenmerk nicht nur auf die einmaligen Beschaffungskosten. Prüfe auch, welche später anfallenden Kosten für Betrieb, Wartung, Verbrauch auf dich zukommen. So vermeidest du böse Überraschungen. Eine neue Beschaffung kann dir auch helfen, Kosten zu sparen, wenn sie dir zum Beispiel erlaubt, effizienter zu arbeiten. Beachte zudem, dass bei Dienstleistungen, die als Pauschalpreis angeboten werden, nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen zusätzlich nach Aufwand kosten und das geht schnell ins Geld. Deshalb ist es wichtig, dass du die Stundensätze für solche Zusatzleistungen kennst und sie vergleichen kannst. Bei der Beschaffung komplexer Produkte und Dienstleistungen wie zum Beispiel ein BVG solltest du unbedingt mit den Anbietern persönlich das Gespräch suchen, bevor diese eine Offerte erstellen. Sonst läufst du Gefahr, dass die angebotene Lösung für dich nicht die Richtige ist – und du so in eine Kostenfalle gerätst.

7. Vergleiche bis zu 3 Offerten.

Hole für jede Beschaffung mindestens 2-3 Offerten verschiedener Anbieter ein. Wichtig: Achte darauf, dass alle Anbieter für die Offertstellung die exakt gleichen Basisinformationen von dir erhalten. Nur so kannst du Gleiches mit Gleichem vergleichen. Ressourcen sparst du, wenn du den Aufwand für die Anbietersuche für alles, was du im Büroalltag brauchst, einem unabhängigen KMU Offertenservice übergibst.

8. Nur keine Scheu: Frag ruhig nach Preisnachlässen.

Nach einem Preisnachlass zu fragen, ist kein Tabu, deine Mitbewerber tun dies auch! Doch aufgepasst: Dränge einen Anbieter nicht bis an seine Schmerzgrenzen oder sogar darüber hinaus. Damit tust du dir keinen Gefallen: Eine gute Zusammenarbeit kannst du dann nämlich nicht erwarten.

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