Die Kreditkarte ist heute ein sehr beliebtes und wichtiges Zahlungsmittel. So auch im Geschäft. Wer seine Mitarbeitenden mit einer Kreditkarte ausstatten möchte, sollte sich einige Gedanken machen. Hier bekommst du hilfreiche Tipps dazu.
Die wichtigste Frage vorneweg: Hat dein Mitarbeiter monatlich Spesen über 300 Franken und viele Belege? Dann empfehlen wir dir, eine Mitarbeiter-Kreditkarte anzuschaffen.
Vorteile: Mitarbeiter braucht keine private Liquidität und/oder läuft auch nicht mit viel Bargeld herum. Mit einer Kreditkarte kann heute fast überall bezahlt werden. Sie ist schnell, günstig und somit sehr praktisch einsetzbar.
Nachteile: Gefahr von hohen Gebühren bei Bezahlung im Ausland, Zinsen, Diebstahl oder Missbrauch. Doch nichts desto trotz überwiegen die Vorteile.
Bis anhin hat dir dein Mitarbeiter regelmässig Spesenabrechnungen gebracht. Nun sind es Kreditkartenabrechnungen. Wichtig: Belege müssen weiterhin gesammelt und aufgehoben werden, sodass diese sauber in der Buchhaltung erfasst werden können.
Oft ist es jedoch für den Mitarbeiter sehr aufwendig, die Belege zu sammeln, zu sortieren und vollständig der Buchhaltung zu übergeben. In der heutigen Handyzeit gibt es viele praktische Apps dafür. Bei KLARA funktioniert das beispielsweise mit der myKLARA App.
Tipps zum Umgang mit der Kreditkarte
Du bestellst die Kreditkarte mit Firmen- sowie Mitarbeitername und definierst das Limit worüber das Team-Mitglied verfügen kann. Bei der Übergabe sollte es Regeln geben:
- Wofür darf die Karte gebraucht werden? Wofür nicht?
- Wie hoch ist das Limit?
- Wie wird das Passwort geschützt?
- An wen und bis wann wird die Kreditkartenabrechnung übergeben?
- Bonusprogramm für die Karte (Übertrag auf Firma oder kann Mitarbeiter darüber verfügen)?
Tipps an die Mitarbeitenden
- Sammle jeden Kreditkartenbeleg physisch oder online. Am besten hast du eine zentrale Ablage (z.B. Couvert) für die physischen Belege, sodass du diese jeden Tag am gleichen Ort ablegen kannst (nicht einmal in der Hosentasche und dann wieder im Portemonnaie oder im Auto).
- Sortiere die Belege so, dass die Reihenfolge (nach Datum) stimmt.
- Wenn die Kreditkartenabrechnung kommt, nummerierst du darauf die aufgelisteten Belege von oben nach unten fortlaufend durch.
- Nimm die nach Datum vorsortieren Belege. Schreibe auf jeden Beleg die entsprechende Nummer analog der Kreditkartenabrechnung.
- Beleg fehlt? Vermerke diese Position.
- Gutschrift erhalten? Grund aufschreiben und visieren.
- Fehler auf Kreditkartenabrechnung: Unbedingt mit der Kreditkartenfirma Kontakt aufnehmen und der Sache nachgehen. Oder der Buchhaltung zur Erledigung übertragen.
- Wenn du die Abrechnung, sowie die Belege nicht physisch abgibst, dann einfach der Reihe nach scannen (Belege vielleicht besser vorab auf Blätter kleben).
Mit diesem Vorgehen ersparst du der Buchhaltung sehr viel Zeit und Arbeit. Diese muss die diversen Positionen dann nur noch auf die verschiedenen Aufwände aufteilen (z.B. Werbung Google Adwords mit Bezugssteuer oder Treibstoff mit MwSt.). Danach werden die Belege der Kreditkartenabrechnung auf Aufwand «an unverzinsliches Kontokorrent», verbucht. Sobald die Zahlung der Bank, z.B. durch LSVA, bezahlt ist wird das Kontokorrent «an Bank» gebucht. So ist das Konto danach wieder 0 oder weist Ende Jahr den fälligen Betrag auf.
