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Interne Kommunikation im KMU: So wird sie effektiver

04.04.2019
Lesezeit: 5 min

Gerade in KMU fehlt häufig das Bewusstsein für die Wichtigkeit einer guten internen Kommunikation. Die Folgen davon sind Informationslücken, unklare Prozesse und schlimmstenfalls sogar sinkende Mitarbeitermotivation. Doch eigentlich gibt dir die Digitalisierung genau die richtigen Tools an die Hand, um deine interne Kommunikation noch effektiver zu gestalten.

Umweltingenieur Patrick Pflanzer hat kürzlich den sechsten Mitarbeitenden in seinem KMU im Bereich Energiemanagement eingestellt. Mit der wachsenden Anzahl Mitarbeitende und Projekte macht sich Patrick zunehmend Gedanken zur unternehmensinternen Kommunikation. Bisher war dies kaum Thema, da die Kommunikationswege kurz waren.

Doch grössere, heterogenere Teams, sich entwickelnde Tätigkeitsbereiche und neue Arbeitsmodelle - wie zum Beispiel Home-Office - erschweren es, alle Mitarbeitenden in einem Raum zu versammeln. In der Folge besteht die Gefahr, dass nicht alle Informationen sämtliche Beteiligte erreichen. Patrick ist sich dessen bewusst und will seine «Bring-Schuld» punkto Informationsfluss erfüllen. 

Planung ist der erste Schritt

Glücklicherweise kennt sich sein Bruder, selbst Geschäftsführer eines Kleinunternehmens, bereits aus in diesem Bereich. An einem geselligen Abend im Garten holt sich Patrick wertvolle Tipps zum Thema interne Kommunikation. Vielseitige Massnahmen können getroffen werden, wobei uns die Digitalisierung effektive Werkzeuge bietet. Um den Überblick zu behalten, hat Patrick einige Strategien ausgesucht, auf die er anfangs den Fokus legt: 

Projektmanagement mit den richtigen Tools

Egal, ob To-do-Listen oder komplexe Projekte: Mit dem passenden Tool kannst du das Projektmanagement nicht nur einfacher, sondern auch transparenter gestalten. Entscheidungen und Meilensteine lassen sich dokumentieren, wodurch sichergestellt wird, dass alle Beteiligten Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. So müssen Mitarbeitende nicht aus verschiedenen Informationskanälen für sie relevante Nachrichten herausfiltern. 

Verschaffe Zugang zu Informationen

Es ist nicht nur wichtig, dass relevante Informationen bei der richtigen Person ankommen, sondern auch, dass Beteiligte diese selbstständig abrufen können. Erkenne die Bedürfnisse und Erwartungen deiner Mitarbeitenden. Dabei ist wichtig, dass Informationen in einem einfach zugänglichen Format und an einem Ort bereitgestellt werden, auf den alle Zugriff haben. Die Lösung lautet: zentrale Informationsverarbeitung.

Intranet-Lösungen bieten sich beispielsweise an, um Kommunikationswege zu verkürzen und Informationsmanagement auf einer Plattform zu zentralisieren. Für Kleinunternehmen kann aber bereits die richtige Kombination verschiedener digitaler Tools zu einem schnelleren und kostengünstigeren Erfolg führen.

Unmittelbare, standortunabhängige Kommunikation

Noch immer sind E-Mails ein fixer Bestandteil des Arbeitsalltags. Trotzdem solltest du versuchen, diesen Kommunikationskanal für die interne Kommunikation zu reduzieren. Stattdessen eignen sich Messaging Apps, deren Simplizität und Effektivität es erlaubt, wichtige Informationen in Sekundenschnelle an die betreffenden Personen weiterzuleiten, ohne dass etwas untergeht.

Verschiedene Kommunikationstools wie Microsoft Teams, Skype for Business, Slack, aber auch WhatsApp erfreuen sich grosser Beliebtheit. Über alle lassen sich Gruppenchats erstellen. Für ausführliche Meetings eignen sich diese – mit Ausnahme von Skype - jedoch weniger. Hier kommen dafür zahlreiche Conferencing-Tools zum Einsatz.

Egal ob Messaging- oder Conferencing-Tool: Beide ermöglichen einfache und standortunabhängige Kommunikation. Arbeiten von zu Hause oder unterwegs hat so keinen Einfluss auf den Informationsfluss und die Zusammenarbeit in Teams wird effektiv gefördert.

Halte deine Mitarbeitenden auf dem Laufenden

Egal ob Memo, Newsletter oder Unternehmenszeitschrift: Liefere deinen Mitarbeitenden regelmässige Status-Updates. Dies fördert die Transparenz – dazu nachher mehr – und zeigt auf, was erreicht wurde beziehungsweise aktuell ansteht. Zudem kannst du Mitarbeitende über diese Kanäle dazu anregen, eigene Ideen einzubringen.

Kontinuität zahlt sich aus, denn Mitarbeitende möchten eine Kommunikation, auf die sie sich verlassen können. Egal ob wöchentlich oder monatlich: Mit Konsistenz und Kontinuität förderst du Vertrauen und Interesse.

Halte Türen und Ohren offen

Die Philosophie «offene Tür» ist unter Führungspersonen altbekannt. Häufig fehlt jedoch die Zeit für die Probleme und Vorschläge der Mitarbeitenden. Patricks Bruder entgegnet darauf: «Schaffe Zeit, denn ein offenes Ohr kann Gold wert sein.» Biete deinen Mitarbeitenden eine Plattform, sei es mündlich oder über eine Kollaborationslösung, um ihre Anliegen bei dir zu platzieren.

Was Patrick besonders erstaunt: Die interne Kommunikation sollte über reine Top-down-Prozesse hinausgehen. Es geht nicht nur um die Informationsübermittlung des Managements an die Mitarbeitenden, sondern auch um Inputs letzterer. Gute interne Kommunikation sollte folglich als Dialog verstanden werden.

Transparenz

Häufig stellt sich die Frage, ob wichtige Unternehmenskennzahlen gegenüber Mitarbeitenden kommuniziert werden sollen oder nicht. Hier liegt die Entscheidung ganz bei dir – es gibt kein Richtig oder Falsch.

Bedenke aber, dass effektive Kommunikation und eine starke Unternehmenskultur auf Transparenz basieren. Denn Mitarbeitende können sich nur engagieren, wenn sie auch informiert sind. Beziehe sie mit in Entscheidungen ein und sorge dafür, dass sie wichtige Informationen nicht über den «Flurfunk» erhalten. Zudem fördert Transparenz das Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Führung.

 

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