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Betriebsferien für KMU: Auf diese 11 Punkte musst du achten

11.06.2019
Lesezeit: 6 min

Viele kleine KMU trauen sich nicht oder können es sich nicht leisten -  Betriebsferien zu machen. Wir sind der Meinung: Auch für KMU sind Betriebsferien möglich und manchmal nötig.

Betriebsferien haben den Vorteil, dass in dieser Zeit alle Mitarbeitenden inklusive der Arbeitgeber Ferien nehmen müssen. So wird sichergestellt, dass alle am Stück eine zweiwöchige Ruhepause haben. Doch für den Arbeitgeber kann es diese Ruhepause nur geben, wenn alles gut organisiert ist. Nur so steht erholsamen Ferien nichts im Weg.

Deine Kunden gewöhnen sich daran und sie können sich entsprechend organisieren. Für sie ist klar: immer die gleiche Zeit im Sommer hat das Unternehmen geschlossen. Aber dazu gehört eine sehr gute Vorbereitung und eine klare, interne sowie externe Kommunikation. Was alles dazu gehört und welche Lösungsmöglichkeiten es gibt, zeigen wir dir hier auf. Sehr wichtig ist, dass mit der Planung und Organisation genug früh begonnen wird. Sobald die Betriebsferien bestimmt sind, können die Daten, bis wann was erledigt sein muss, festgelegt werden.

Folgende 11 Punkte sind zu regeln:

1. Mitarbeiter.

Bereits beim Einstellungsgespräch darüber informieren. Erinnerung früh genug setzen.

2. Telefon.

Telefonbeantworter mit der Angabe einer Notfallnummer besprechen. Diese Notfallnummer kann ein externes Office übernehmen. Wichtig: Die Tonaufnahme für den Telefonbeantworter früh genug organisieren und unbedingt gut testen, bevor es in die Ferien geht.

3. E-Mail.

Ein bis zwei Monate vorher die Betriebsferien in der Signatur von E-Mail-Nachrichten integrieren. Einheitliche Abwesenheitsnotiz für alle Mitarbeiter vorbereiten und versenden. Ca. ein bis drei Tage vor den Betriebsferien nochmals einen Reminder senden.

4. Postfach / Briefkasten.

Der Briefkasten soll sich nicht einfach füllen. Organisieren, dass die Post zurückbehalten und erst nach der Rückkehr ausgeliefert wird. Eine andere Möglichkeit: Das externe Office übernimmt die Leerungen.

5. Lieferanten.

Falls offene Bestellungen noch nicht geliefert wurden, dann unbedingt die Lieferanten über die Betriebsferien informieren. Es wäre mühsam und gefährlich wenn sich die Lieferungen vor der Türe/Rampe stapeln.

6. Kunden von Handelsbetrieben.

Es ist sehr wichtig, dass Kunden über die Auslieferung ihrer letzten Bestellung informiert werden.

Beispiel:

Ab Montag Betriebsferien = letzte Bestellungen müssen bis Freitag, Datum, 11.00 Uhr eingegangen sein, damit diese noch verarbeitet werden können.

Bestellungseingang bis Freitag, Datum, 11.00 Uhr = Garantierter Versand vor den Ferien.

Ebenfalls wichtig: während 3-4 Wochen vor den Betriebsferien, den Bestellungen ein farbig gedrucktes Infoblatt beizulegen!

7. Lager.

Habe ich mein Lager im Griff? Kann ich, nach meinen Ferien, die offenen Bestellungen bearbeiten und grössere Mengen ausliefern? Es gibt nichts Schlimmeres als wenn die Ware dann nicht lieferfähig ist.

8. Rechnungen & Mahnungen an deine Kunden.

Wichtig: alle offenen Rechnungen noch vor den Ferien versenden. Ausser diejenigen, die kritisch sind, d.h. dort wo Fragen auftauchen könnten.

9. Rechnungen von deinen Lieferanten.

Wichtig: alle offenen Lieferanten-Rechnungen, welche kontrolliert wurden und bezahlt werden können, bereits in Zahlungsauftrag geben. Wenn du deine Buchhaltung mit KLARA machst, wird dies für dich erledigt.

10. Lohnzahlungen.

Hast du Löhne, welche du manuell auszahlst? Stundenlöhne oder neue Mitarbeiter? Organisieren, dass du die Stunden und alle Daten der neuen Mitarbeiter genug früh erhältst. Macht dein Treuhänder die Lohnabrechnungen, doch du zahlst diese aus? Dann den Treuhänder avisieren bis wann du die Information brauchst. Tipp: Mit der Lohnbuchhaltung von KLARA hast du deine Lohnzahlungen im Griff und nichts geht vergessen. 

11. Notfall.

Und was im Notfall? Was passiert wenn eine Notfallbestellung eingeht oder es einen Notfall in der Technik gibt? Wichtig: Telefonbeantworter-Text beinhaltet eine Notfallnummer. Eine andere Möglichkeit: das externe Office übernimmt die Notfälle.

Was, wenn einer deiner Mitarbeitenden kein Feriensaldo mehr hat oder die Betriebsferien ausnahmsweise nicht machen muss? Dann kann dieser – nebst den ordentlichen Arbeiten – das Notfalltelefon bedienen.

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