Stell dir vor, du hast plötzlich keinen Zugriff mehr auf deine Kundenaufträge, CRM, wichtige Geschäftsdaten oder deine Buchhaltung. Was dann? Wie erklärst du deiner Kundschaft, dass du den Auftrag nicht ausgeführt hast? Oder ihre persönlichen Daten sich in der Hand von Dritten befinden? Ganz zu schweigen vom zeitlichen Aufwand, horrenden Kosten und, noch schlimmer, dem Image-Schaden und damit einhergehenden Vertrauensverlust der Kundschaft.
Tatsächlich unterschätzen viele Unternehmen die Gefahr des Datenverlusts. Dabei ist dieser gerade in Zeiten der hybriden Arbeitsform wichtiger denn je. Technische Fehler, Fahrlässigkeit oder Erpressungsversuche mittels Ransomware-Angriffen geschehen häufiger als gedacht. Die Verantwortung liegt bei dir, sensible Daten von Kundschaft, Mitarbeitenden und Partnern zu schützen. Mit folgenden Vorsichtsmassnahmen sorgst du für eine sichere Zusammenarbeit.
Sicherer Datentransfer
Datensicherheit beginnt beim Versenden von Informationen. Sensible Kundendaten gehören auf keinen Fall in einen E-Mail-Anhang. Verwende stattdessen spezielle Filesharing-Lösungen, die Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind (E2EE) und auf Zero-Knowledge-Technologie basieren. So sind die Daten vollständig verschlüsselt und weder der Cloud-Anbieter noch unbefugte Dritte haben Zugriff auf sie.
Ein Beispiel für einen Cloudspeicher-Anbieter, der solch hohe Schutzmassnahmen bietet und dadurch eine sichere Zusammenarbeitet mit Partnern und Kunden ermöglicht, ist Tresorit. Auf der Plattform kannst du Dateien austauschen oder speichern – und behältst dabei die volle Kontrolle über deine Daten. Wenn du dennoch Anhänge mit personenbezogenen Informationen via E-Mail verschickst, benutze verschlüsselte Sharing-Links dafür. Dies hat den weiteren Vorteil, dass du auch grosse Dateien problemlos versenden kannst. Tresorit bietet zu diesem Zweck Integrationen für Outlook und Gmail an.
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Sicherheit im Homeoffice
Die Corona-Situation trieb neue Arbeitsweisen stark voran – und damit die Nachfrage nach innovativen Kollaborationslösungen. Die Antwort: Cloud-Lösungen. Damit die Cloud nicht zu einem Risikofaktor wird, sind E2EE und Zero-Knowledge hier ein Muss. Idealerweise verfügt sie ausserdem über kontrollierte Nutzerfreigabe. Nur so ist der ausreichende Schutz deiner Firmen- und Kundendaten gewährleistet. In der Schweiz bietet unter anderem Tresorit eine mit diesen Funktionen ausgestattete Cloud-Plattform an.
Die Gefahr geht aber nicht nur von Cyberkriminellen aus. Menschen machen bekanntlich Fehler – die schwerwiegende Sicherheitsrisiken nach sich ziehen können. Achte darum darauf, dass die Cloud benutzerfreundlich ist und sich an die Arbeitsweise deines Betriebs anpassen lässt. Ganz wichtig: Die Schutzmassnahmen dürfen dein Team nicht behindern – sonst wird es die Plattform nicht oder falsch nutzen, was die Sicherheit ebenfalls unterbindet. Manche Anbieter führen Schulungen durch, um das Arbeiten mit der Cloud zu erleichtern.
Kundendaten in verschlüsselten Ordnern speichern
Sensible Informationen gehören in verschlüsselte Ordner. Dieser befindet sich in einer Cloud. Denn sich in den Geschäftsräumen befindliche Festplatten können etwa bei einem Brandfall oder Wasserrohrbruch irreparablen Schaden davontragen – was unweigerlich zu Datenverlust führt. Arbeite zusätzlich mit Zugriffsrechten, die nur bestimmten Mitarbeitenden erlauben, Ordner mit besonders sensiblen Informationen einsehen zu können.
Ganz wichtig: Erstelle regelmässig ein Backup aller geschäftskritischen Daten in der Cloud. Denn selbst der beste Datenträger unterstützt nur eine bestimmte Anzahl an Schreibprozessen. So bist du auch auf der sicheren Seite, sollte der Service-Provider einen Hack-Angriff erleiden. Denn mit den zuvor erwähnten Sicherheitsmassnahmen haben Hacker garantiert keinen Zugriff auf deine gespeicherten Daten.
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Technische Probleme vorbeugen
Um Datenverluste aufgrund von technischen Problemen zu vermeiden, empfehlen wir dir ausserdem, deine Hard- und Software laufend zu überprüfen. So lassen sich Defekte rechtzeitig erkennen und beheben. Die Nutzung eines Spannungsfilters schützt übrigens deine Geräte vor Überspannung, beispielsweise bei einem Blitzeinschlag oder mangelhafter Regelung durch den Energieversorger. Überspannungen gehören immerhin mit zu den häufigsten Ursachen von Datenverlusten.
Du möchtest auch dein Unternehmen schützen? Dann lies unseren Beitrag zum Thema Cybersecurity und Firmendaten sowie Cybersecurity und Privatsphäre im Internet.
