KLARA Blog

Das digitale Büro lässt KMU durchstarten.

10.07.2019
Lesezeit: 6 min

Die Digitalisierung hält zunehmend Einzug in den Büroalltag. Kein Wunder: KMU haben erkannt, dass ein digitales Büro nicht nur bequemer ist, sondern auch Zeit und Geld einspart. Alles dreht sich um den sprechenden Namen «papierloses Büro». Bist du bereit, Ordner- und Papierberge zur Seite zu räumen und alles auf die digitale Karte zu setzen? Hier erfährst du, welche Vorteile dich erwarten und was du bei der Umstellung beachten solltest.

Vor bald fünf Jahren hat sich Katharina Knopf ihren grossen Traum erfüllt: Ein eigenes, exklusives Kleidergeschäft mit ausschliesslich nachhaltigen Labels. Die im Trend liegende öffentliche Auseinandersetzung mit dem Nachhaltigkeitsgedanken sorgt dafür, dass Katharina aktuell drauf und dran ist, durchzustarten. Mit dem steigenden Erfolg nimmt auch der administrative Aufwand zu. Berge an Lieferscheinen, Belegen und Korrespondenzen mit Lieferanten türmen sich in ihrem Büro – und sie verliert mehr und mehr den Überblick.

Kathi sieht Handlungsbedarf. Am Unternehmerinnen-Lunch in ihrer Heimatstadt, an welchem sie regelmässig teilnimmt, dreht sich dieses Mal alles ums papierlose Büro. Bis anhin war Kathi der Meinung, dass die Digitalisierung vornehmlich grössere, internationale Unternehmen betrifft und sicherlich nicht ihr Geschäft. Doch falsch gedacht.
 
Was macht das digitalisierte Büro aus?
Ein papierloses Büro zeichnet sich dadurch aus, dass (fast) ausschliesslich Computer und unterschiedliche Tools zum Einsatz kommen anstelle papiergebundener Dokumente. Was Kathi an diesem Ansatz überzeugt? Der Arbeitsalltag wird massiv erleichtert, und zwar auf unterschiedlichen Ebenen.
 
Spätestens beim Stichwort «produktives Arbeiten» ist Kathi hellhörig geworden. Mit der Digitalisierung deines Büros war Datenzugriff noch nie so einfach. Auf der Suche nach einem alten Beleg musst du nicht mehr stundenlang verstaubte, schwere Ordner im Keller wälzen. Dank einer zentralen digitalen Datenverwaltung können alle Mitarbeitenden über ihren Computer von überall her auf die entsprechenden Dokumente zugreifen. Dabei kannst du individuell entscheiden, welche Mitarbeitenden die entsprechenden Rechte erhalten.
 
Noch mehr begeistert Kathi, dass mühsames Blättern in unterschiedlichen Ordnern und Mäppchen endlich der Vergangenheit angehört. Die integrierte Suchfunktion hilft, Dokumente schnell aufzufinden. Das ist besonders dann entscheidend, wenn Kathi für einen Vorgang mehrere Dokumente benötigt. Im digitalen Büro können mit wenigen Klicks beispielsweise Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung nebeneinandergestellt werden. Effektives Zeitmanagement begünstigt schliesslich Effizienzsteigerung.
 
Die Digitalisierung als grosse Chance für KMU
Die Vorteile der Digitalisierung liegen auf der Hand. Es geht nicht nur darum, den Arbeitsalltag zu erleichtern, sondern auch um massive Zeiteinsparung. KMU wie du oder Kathi erhalten die Möglichkeit, sich mehr auf ihre Kerntätigkeit zu konzentrieren. Das kann sich wiederum positiv auf den Unternehmenserfolg auswirken.
 
Nebst Zeit können zudem Kosten und Platz eingespart werden. Wiederkehrende Ausgaben für Druckpapier, Toner, Druckerwartung etc. werden reduziert, was sich schliesslich Ende Jahr auf dem Konto auszahlt. Daneben können sperrige Gerätschaften wie Kopierer und massive Aktenschränke beiseitegeschafft werden. Mit dem digitalen Büro kannst du gleichzeitig deiner Aufbewahrungspflicht nachkommen und den neu gewonnen Platz beispielsweise für ein einen Mitarbeitertreffpunkt einsetzen.
 
KLARA Tipp: Vielleicht schaffen die reduzierten Mäppchen- und Blätterberge Anreiz, den Arbeitsplatz auch sonst sauber zu halten. Denn Clean-Desk steigert erwiesenermassen die Produktivität. So wird ein ordentlicher Arbeitsplatz zu einem willkommenen Nebeneffekt der Digitalisierung.
 
Das papierlose Büro – Vorteile über Vorteile
Apropos Produktivität. Mit den richtigen Tools und einer zentralen digitalen Datenverwaltung kannst du die Zusammenarbeit im Team entscheidend verbessern. Unproduktives Silodenken findet so zunehmend ein Ende. Nebst Einsparnissen und Effizienzsteigerung auf unterschiedlichen Ebenen soll der Umweltaspekt nicht vergessen werden – ein grosses Plus gerade für Kathi. Da alle Dokumente digital abgelegt und abrufbar sind, fällt massiv weniger Papiermüll und allgemeiner Papierverbrauch an. Zudem werden CO2-Emissionen durch weniger Drucken verringert.
 
Dieser Artikel konnte verschiedene zentrale Vorteil eines papierlosen Büros darlegen. Die meisten davon stehen im Dienst eines übergreifenden Nutzens: nämlich der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. KMU, die mit der digitalen Transformation Schritt halten, positionieren sich als innovativ und zukunftsfähig.
 
Welche Massnahmen für ein digitales Büro
Nach inspirierenden Gesprächen mit anderen Unternehmerinnen ist Kathi überzeugt davon, dass das der richtige Weg ist. Mit neuen Ideen kehrt sie am Nachmittag an den Arbeitsplatz zurück, um die ersten Schritte in Richtung digitales Büro in Angriff zu nehmen.
 
Der Weg zum papierlosen Büro kann ein langwieriger Prozess sein – der sich auszahlt. Vorteile liegen in Kosten- und Zeitersparnis, Umweltschutz, aber auch einer effizienteren Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden, Partnern und Kunden.
 
Viele Unternehmen haben das Potenzial erkannt – sind aber überfordert, dies selbst in die Hand zu nehmen. Dabei sind kleine Massnahmen, die du heute noch in Angriff nehmen kannst, bereits entscheidend. Häufig sind es die richtigen Tools, die dich einen entscheidenden Schritt weiterbringen. Mehr dazu erfährst du im unten angefügten Dokument.  

 

 

Checkliste

Mit diesen Tipps erhältst du ein hilfreiches Werkzeug an die Hand, um dein Büro auf digital umzustellen.

Checkliste für die Steuererklärung

Wie du dich optimal vorbereiten kannst, welche Belege aus unserer Sicht beim Eintreffen der Steuererklärungsunterlagen bereitliegen sollten, zeigen wir dir mit Hilfe unserer Checkliste. Diese soll dich unterstützen, wobei wir darauf aufmerksam machen wollen, dass dich Teile davon womöglich nicht betreffen oder Punkte darauf fehlen. Nimm das raus, was für dich relevant ist. Bei komplexen Steuersituationen lässt du dir lieber Lösungen von einem Treuhänder aufzeigen.

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