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Unordnung im Büro senkt deine Produktivität. Unsere fünf Tipps helfen dir dabei, mehr Struktur im Arbeitsalltag zu schaffen.
KLARA Blog

Ordnung im Büro schaffen – 5 Tipps für eine bessere Organisation.

20.10.2020
Lesezeit: 1 min

Überall liegen irgendwelche Dokumente herum. Die Quittungen stapeln sich. An deinem Schreibtisch befinden sich drei verschiedene Bostich’s. Schluss damit! Es ist Zeit, endlich mehr Struktur in dein Büro zu bringen. Diese fünf Tipps unterstützen dich dabei.

Du kennst es bestimmt:

  • Die Quittungen und Garantien für deine Geräte stapeln sich irgendwo in einer Schublade.
  • War da nicht noch eine Liste mit allen Büroschlüsseln?
  • Und wofür brauchst du eigentlich all diese Kugelschreiber?

Eins ist klar: Unordnung im Büro zerrt an den Nerven und senkt deine Produktivität. Vor allem in Zeiten, in denen im Geschäft etwas ruhiger läuft, solltest du die Chance nutzen, um aufzuräumen und etwas Ordnung in der Firma zu schaffen. Unsere fünf Tipps helfen dir dabei.

Lesezeit: 2 min

1. Nicht alle brauchen einen leeren Schreibtisch.

Kreatives Chaos oder perfekt aufgeräumter Schreibtisch? Das ist eine Frage des Typs. Die einen verfolgen die sogenannte «Clean Desk Policy», andere fühlen sich von einem vollen Schreibtisch inspiriert. Ordnung am Arbeitsplatz bedeutet nämlich nicht immer, dass du effizienter unterwegs bist. Sobald du aber mehr Zeit damit verbringst, dir deine Dinge zusammenzusuchen als zu arbeiten, solltest du handeln.

Unser Tipp: Arbeite eine Woche lang in einem «kreativen Chaos» und in der darauffolgenden Woche mit einem aufgeräumten Schreibtisch. Nach zwei Wochen ziehst du eine Bilanz: Wann habe ich mich wohler gefühlt? Wann war ich produktiver?

2. Alles fängt in kleinen Schritten an.

Dein Arbeitsplatz besteht nicht nur aus deinem Schreibtisch – so viel ist klar. Schubladen, Ordner, Schränke, Abstellkammern: Alle diese Dinge in Ordnung zu halten, ist sehr aufwändig. Ausser du bist ein Ordnungsfanatiker. Wichtig ist, dass du immer weisst, wo du deine Dinge findest – Quittungen, Blöcke, Büroschlüssel. Doch in zehn Minuten ist das nicht getan.

Tipp: Nimm dir jeden Tag zehn Minuten Zeit und gehe die Sache Schritt für Schritt an. Am Tag 1 kümmerst du dich zum Beispiel um dein Schubladenregal. Am nächsten Tag machst du eine Liste aller Büroschlüssel. Am übernächsten Tag scannst du deine Garantien ein und legst sie digital ab. Du wirst sehen: Von Tag zu Tag wird dein Büro aufgeräumter und strukturierter.

Schluss mit der Unordnung!
Mit KLARA verwaltest du all deine Objekte und Gegenstände zentral an einem Ort. So optimierst du deine Arbeitsabläufe und hast eine bessere Übersicht.
  • KLARA umfasst eine gesamte Angebotswelt, die im Kern kostenlos ist. Die
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3. Einmal pro Jahr so richtig ausmisten.

Auch wenn du Regelmässig «in Häppchen» aufräumst: Um den grossen Frühjahrsputz kommst du nicht herum. Ob dies im Frühling oder im Winter stattfindet – das ist dir überlassen.

Tipp: Kennst du die Netflix Serie «Aufräumen mit Marie Kondo»? Die Aufräum-Expertin aus Japan verfolgt ein ganz einfaches Prinzip: Du nimmst jeden Gegenstand, den du besitzt in die Hand und überlegst dir, ob du ihn noch brauchst. Das Gleiche machst du mit deinen Büro-Utensilien, Geräten, Notizen und Quittungen. Frage dich, ob du die Gegenstände wirklich brauchst. Alles, was dir im Arbeitsalltag nicht hilft, landet im Abfall oder du verschenkst es.

4. Dinge richtig anschreiben und dokumentieren.

Damit du deine Sachen schneller findest, musst du sie in erster Linie richtig anschreiben. Jeder Ordner in deinem Regal sollte zum Beispiel so konkret wie möglich beschriftet sein. So findest nicht nur du sofort, was du brauchst, sondern auch deine Mitarbeitenden. Du hast keine Übersicht mehr, wer welchen Büroschlüssel besitzt? Und wer hat wieder die Firmenkreditkarte mitgenommen? All dies solltest du sauber dokumentieren, damit du nicht zu viel Zeit mit Suchen verbringst.

Tipp: Wer KLARA nutzt, kann jetzt ganz einfach seine Gegenstände und Objekte verwalten. Verabschiede dich von Excel-Listen, die in irgendwelchen Ordnern herumliegen und lege deine Dokumentation zentral in KLARA ab – so haben alle einen Zugriff darauf.

5. Digitale Ablage nicht vergessen!

Du hast dich entschieden, deine Dokumente, Quittungen oder Verträge digital abzulegen? Gratuliere! Denn so sparst du dir sehr viel Papierkram. Dennoch gilt es auch in der digitalen Ablage, Ordnung zu halten.

Tipp: Räume deinen Computer regelmässig auf. Das hat gleich mehrere positive Effekte: Ein aufgeräumter Rechner arbeitet schneller und du findest deine Dateien viel einfacher, wenn du sie in eindeutig benannten Ordnern sortierst.

Fazit:

Ob im realen Leben oder in der digitalen Ablage: Jede unnötige Suche nach einem Gegenstand oder Dokument kostet dich Zeit und Geld, das du lieber in dein Geschäft investieren solltest. Fang deshalb lieber heute als morgen an, mehr Struktur in dein Büro zu finden.

Sicher ist sicher!

Da die Krankenkasse nur für Nichtberufsunfälle aufkommt, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, eine Versicherung gegen Berufsunfälle für deine Hilfskraft abzuschliessen – selbst, wenn sie nur wenige Stunden bei dir arbeitet. Kümmert sich deine Haushaltshilfe jedoch mehr als acht Stunden pro Woche um deinen Haushalt, gilt es zusätzlich eine Nichtberufsunfallsversicherung für sie abzuschliessen.

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KLARA Tipp:

Was es bei den Sozialversicherungen für deine Angestellten zu beachten gibt, wie viel Lohn für Tätigkeiten im Haushalt angemessen ist, Informationen rund ums Thema Haushaltshilfe einstellen, findest du im nachfolgend downloadbaren Merkblatt.
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Schluss mit der Unordnung!

Verwalte deine Objekte und Gegenstände zentral an einem Ort.

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