Du hast dich entschieden, deinen Kunden eine Online Terminbuchung anzubieten? Wir gratulieren! Denn so sparst du dir viele unnötige Telefonate und kannst dich besser auf dein Kerngeschäft konzentrieren, während sich dein Kalender wie von Zauberhand füllt. Hier bekommst du acht Tipps, wie du erfolgreich auf Online Termine umstellst.
1. Hol dein Team mit ins Boot
Bevor du dich nach einem Tool für Online Terminbuchungen umschaust oder gar eines wählst, solltest du dein Team nicht nur darüber in Kenntnis setzen, sondern auch dessen Bedürfnisse abholen. Führt doch beispielsweise gemeinsam ein Brainstorming zu den verschiedenen Aufgabenbereichen in deiner Firma durch. Dabei gilt es herauszufinden, wo das Optimierungspotenzial liegt, das sich mithilfe des Tools realisieren lässt.
2. Unterscheide zwischen «Must-Have» und «Nice-to-Have»
Was muss dein Tool draufhaben? Stelle eine Liste zusammen mit allen Funktionen, die dein Unternehmen benötigt – natürlich bestenfalls unter Rücksprache mit deinem Team. Teile die Funktionen in zwei Kolonnen auf: «Must-Haves» und «Nice-to-Haves». Das hilft dir, zu erkennen, was dein Unternehmen tatsächlich braucht.
Eine umfassende Standardlösung, wie es die KLARA Online Terminbuchung ist, bietet zum Beispiel folgende Funktionen:
- Online Kalender
- 24/7 Verfügbarkeit
- Automatische Terminerinnerung
- Einfache Integration in die Unternehmenswebseite
- Kalender-Sync mit bekannten Kalendern (iCloud, Office365 )
- Datenschutzkonform (SSL-Verschlüsselung)
- Integrierte Kundenverwaltung
- Eventbuchung
3. Werde dir klar über die Ziele der Umstellung
Gleiche deine Liste der Funktionsanforderungen mit deinen Unternehmenszielen ab. So erhältst du ein umfassendes Verständnis davon, was dein Unternehmen eigentlich benötigt und ein entsprechendes Tool mitbringen sollte. Indem du die Ziele der Liste hinzufügst, kannst du eine klare Linie zwischen «Must-Haves» und «Nice-to-Haves» ziehen.
Natürlich haben alle Features ihren Reiz, aber wenn eines nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmt, kannst du auf die Zusatzinvestition verzichten. Das Credo lautet: Konzentriere dich auf das, was für dein Unternehmen wichtig ist.
5. Mache dir Gedanken zu deinem Budget
In einer perfekten Welt wäre deine Entscheidung selbstverständlich nicht von irgendwelchen Kosten beeinflusst. In der Realität bist du jedoch dazugezwungen, dir darüber im Klaren zu werden, wie viel du für einen Online Terminplaner bezahlen möchtest (und kannst). Entscheidest du dich beispielsweise für eine Standardlösung, müssen Gebühren und Kosten für Kommissionen eingerechnet werden.
6. Prüfe die Benutzerfreundlichkeit des Systems
Ein zentraler Faktor von Online Terminbuchungstools: Es muss einfach und intuitiv bedienbar sein. Überprüfe deshalb, sobald du eine engere Auswahl getroffen hast, die Benutzerfreundlichkeit aus Kunden- und Mitarbeitersicht. Denn Zeit ist entscheidend – für dich und sicherlich auch für deine Kunden. Aus diesem Grund sollte die Online Terminbuchung möglichst einfach zu bedienen sein. Ebenso wichtig ist es, dass das Tool direkt mit deinem Kalender verbunden werden kann.
7. Behalte dank Reportings die Übersicht
Reportings sind ein Kernbestandteil jeder Firma. Aus diesem Grund solltest du diesen Aspekt ebenfalls miteinbeziehen. Ein Detailreport erlaubt dir beispielsweise, einen besseren Überblick über deine Reservationen und Zusatzinformationen zu deinen Kunden. Auf Basis der Kontrolle kannst du Abläufe anpassen oder optimieren. Viele Systeme bieten dir auf einem Dashboard eine Übersicht, wobei du die Berichte dort auch jederzeit herunterladen kannst.
8. Definiere die (veränderten) internen Prozesse
Du solltest dir zwingend Gedanken dazu machen, inwiefern sich interne Prozesse in deinem Unternehmen durch die Umstellung ändern. Treffe alle nötigen Massnahmen, wie zum Beispiel zusätzliche Mitarbeiterschulungen, um bereit zu sein.
Typischerweise erlebst du positive Veränderungen in den folgenden Bereichen:
- Dein Daily Business im Bereich Terminplanung wird bestenfalls weitgehend automatisiert oder zumindest bedeutend Das heisst: Du verbringst z. B. weniger Zeit am Telefon mit Kunden.
- Deine Mitarbeitenden können Informationen innerhalb des Unternehmens leichter einsehen.
- Deine Flexibilität wird massgeblich zunehmen, weil du auf deinem Smartphone zu jeder Zeit von überall her sämtliche Terminbuchungen verwalten.
