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Kaum etwas ist mühsamer als das korrekte Verbuchen von Mitarbeiterspesen - bis jetzt.
KLARA Blog

Spesenmanagement war nie einfacher

22.12.2021
Lesezeit: 3 min

Im Durchschnitt haben Schweizerinnen und Schweizer 3,2 Kredit- oder Debitkarten in ihrem Portemonnaie. Aber nur die wenigsten haben eine Firmenkreditkarte. Der Grund dafür ist nicht zuletzt im administrativen Aufwand zu suchen, der mit der Abgabe einer Firmenkreditkarte verbunden ist.

Zunächst braucht es pro Kreditkarte einen Antrag, eine Kreditlinie und entsprechende Sicherheiten. Die Karte wird dann auf den Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ausgestellt. Und wenn die Person das Unternehmen verlässt, wird die genutzte Kreditkarte unbrauchbar, und das Ganze beginnt von vorne. Das bedeutet auch, dass beispielsweise alle wiederkehrenden Zahlungen, die mit der Karte getätigt wurden, neu erfasst werden müssen.

Lesezeit: 3 min

Weniger administrativer Aufwand

Nicht so mit dem automatisierten Spesenmanagement-Modul auf Basis von Prepaid Kreditkarten von Swiss Bankers, das ab dem 1. Januar 2022 als Teil von «KLARA Business RELAX» angeboten wird. Ein Unternehmen, das die «Swiss Bankers Value Karte» nutzen will, wird offiziell Kunde von Swiss Bankers. Gesteuert wird aber alles über KLARA.


Die Prepaid Kreditkarten werden bei Bedarf umgehend herausgegeben. Ein Unternehmen kann auch vorsorglich fünf Karten bestellen und erst später festlegen, ab wann sie eingesetzt und wer die Karteninhaber werden sollen. Bei einem Mitarbeiterwechsel muss eine Karte nicht vernichtet, sondern kann einfach der neu angestellten Person übergeben werden. Das Unternehmen muss dazu nur in KLARA den Namen des Kartennutzers ändern.


Geld in wenigen Minuten transferieren


Mit KLARA nimmt aber nicht nur der Aufwand für die Administration ab. Das Spesenmanagement wird auch übersichtlicher und flexibler. Unternehmen haben eine ständige Saldo-Übersicht über alle Prepaidkarten. Ist beispielsweise das verfügbare Guthaben auf der Karte eines Chauffeurs, der gerade tanken sollte, knapp, kann über KLARA in Echtzeit mit wenigen Klicks Geld von einer Swiss Bankers Karte auf eine andere übertragen werden.


Die grössten Vorteile von KLARAS Spesenmanagement-Modul dürften sich derweil in der Buchhaltung eines Unternehmens zeigen. Während ein Buchhalter für Abgleich und Verbuchung von 40 Transaktionen bisher schnell mal eine Stunde Arbeit aufwenden musste, wird dieser Arbeitsschritt mit dem Spesenmodul von KLARA weitgehend automatisiert.

Screen-Assembly-Credit Cards[2]


Rechnungsdifferenz als Trinkgeld deklarieren


Zentral für die Buchung einer Kreditkartenzahlung ist das Vorhandensein des Zahlungsbelegs, ansonsten kann man die Mehrwertsteuer nicht zurückfordern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vergessen jedoch häufig, ihre Belege regelmässig einzureichen oder haben möglicherweise
bis zur Einreichung der Spesenrechnung den ein oder anderen Beleg bereits verloren. Um dieses Problem zu lösen, nutzt KLARA die starke Vernetzung der verschiedenen Dienstleistungen. Unmittelbar nach der Benutzung der Swiss Bankers Prepaidkarte, erhält die zahlende Person eine Push-Mitteilung, in der sie aufgefordert wird, den Beleg der soeben erfolgten Zahlung mit der myKLARA App einzuscannen und das Bild ins System zu laden.


Aufwendig ist das Verbuchen von Kreditkartenzahlungen aber nicht nur, wenn Belege fehlen, sondern auch, wenn der abgebuchte Betrag nicht mit jenem auf dem Beleg übereinstimmt. Dafür gibt es meistens nur zwei Gründe: entweder wegen einer Währungsdifferenz oder wegen eines Trinkgeldes. Besonders letzteres ist ein Albtraum für jeden Buchhalter. Denn während der Rechnungsbetrag vorsteuerbefreit ist, ist es das Trinkgeld nicht. Um zu verhindern, dass hier eine Person alles von Hand auseinandernehmen muss, bietet KLARA bei Betragsdifferenzen zwei Buttons an, mit denen die Differenz als Währungsdifferenz oder als Trinkgeld deklariert werden kann. Für die korrekte Verbuchung im Hintergrund sorgt KLARA schliesslich automatisch.


Vorzeigebeispiel für digitales Ecosystem


Für KLARA-CEO Renato Stalder ist die Partnerschaft mit Swiss Bankers ein Vorzeigebeispiel für die Funktionsweise von KLARAS digitalem Ecosystem: «Wir überlegen uns stets, wo wir den Kunden im Büroalltag das Leben erleichtern, nervenaufreibende Aufwände reduzieren können und suchen uns dann die entsprechenden Partner, um die Probleme zu lösen.» Langfristig verfolgt KLARA die Vision, jeden Kunden in seinem individuellen Büroalltag abzuholen und zu unterstützen.

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Neben E-Mail-Marketing, Newsletter und Facebook-Werbung, was macht ihr sonst noch, um Wiederverkäufe zu generieren?

Obwohl wir ein Online-Unternehmen sind, versuchen wir vermehrt offline zu gehen, weil sich das extrem positiv auf die Kundenbindung auswirkt. Wir laden sie zu Veranstaltungen ein: Direct Sales, Outlet Sales, aber auch Events wie Clean-up-Days, Baumpflanztage, oder einfach ein Apéro exklusiv für die besten Kunden… Jetzt sind die Möglichkeiten leider wegen Corona eingeschränkt.

Den wichtigsten oder besten Kunden schicken wir ausserdem handgeschrieben Karten an Weihnachten, natürlich auf baumfreiem Papier. Das passt auf den ersten Blick vielleicht nicht zu einer Online-Brand, aber tatsächlich ist es das gewisse Extra, dass dich von anderen Brands unterscheiden kann. Vor allem, wenn noch ein gratis Produkt dabei ist.

Gibt es abschliessend weitere Tipps bezüglich Kundenbindung, die du uns geben kannst?

Behalte so viele Kundendaten wie möglich bei dir selbst. Viele Unternehmen arbeiten zu stark mit Plattformen wie beispielsweise Amazon. Klar, dort bekommst du auch Daten, aber es erschwert das Kunden-Tracking. Das wiederum macht es schwierig, personalisiertes Marketing zu betreiben. Mach dich stattdessen unabhängig und versuche, so bald wie möglich deine eigene Kundendatenbank aufzubauen. Diese ist dein Juwel und bringt dir langfristig am meisten, um als Brand bestehen zu können.

Den vollständigen Podcast, in dem Nicholas Hänny noch mehr über seine Erfahrungen im Zusammenhang mit NIKIN berichtet und was er rückblickend anders machen würde, kannst du hier hören.

 

Sicher ist sicher!

Da die Krankenkasse nur für Nichtberufsunfälle aufkommt, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, eine Versicherung gegen Berufsunfälle für deine Hilfskraft abzuschliessen – selbst, wenn sie nur wenige Stunden bei dir arbeitet. Kümmert sich deine Haushaltshilfe jedoch mehr als acht Stunden pro Woche um deinen Haushalt, gilt es zusätzlich eine Nichtberufsunfallsversicherung für sie abzuschliessen.

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KLARA Tipp:

Was es bei den Sozialversicherungen für deine Angestellten zu beachten gibt, wie viel Lohn für Tätigkeiten im Haushalt angemessen ist, Informationen rund ums Thema Haushaltshilfe einstellen, findest du im nachfolgend downloadbaren Merkblatt.
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