Ob im Coiffeursalon, im Massagestudio oder in der Therapiepraxis: Überall, wo Termine vereinbart werden, kommt es auch zu Absagen. Häufen sich die Terminausfälle, musst du mit deutlichen Umsatzeinbussen rechnen. Damit dir das nicht passiert, erfährst du hier, wied du mit ein paar wenigen Tricks die Buchungsabsagen auf das Minimum reduzierst.
Versäumte Termine sind ärgerlich – keine Frage. Je nach Branche liegt die No-Show-Rate im zweistelligen Prozentbereich. Bei vielen Restaurants werden sogar bis zu 30 Prozent aller Tischreservierungen nicht wahrgenommen. Die dadurch entstandenen Lücken in der Terminplanung machen sich natürlich auch in den Umsatzzahlen bemerkbar.
Doch warum erscheinen Kunden nicht zu vereinbarten Terminen? Die Gründe dafür sind sowohl vielseitig als auch banal:
- Verhinderung aufgrund von Krankheit oder anderen Terminen
- Vergesslichkeit
- Missverständliche Terminabsprachen
- Das Bedürfnis für den Termin besteht nicht mehr
Wie du dafür sorgst, dass deine Kunden ihre gebuchten Termine nicht versäumen, erfährst du hier.
1. Versende Bestätigungen für deine Termine
Telefonische Terminvereinbarungen sind schön und gut – doch sie bergen viele Nachteile. Warum du lieber auf ein Online-Buchungstool ausweichst, erfährst du ausführlich in diesem Blogbeitrag. Versetz dich in die Person am anderen Ende der Leitung: Handy in einer Hand, Stift und Notizzettel in der anderen. Der Termin wird notiert, der Zettel landet am nächsten Tag im Abfall und der Termin gerät in Vergessenheit.
Bessere Variante: Versende eine Bestätigung per SMS oder E-Mail. Im besten Fall wird daraus ein Kalendereintrag auf dem Handy des Kunden erstellt. Terminbestätigungen kannst du natürlich manuell versenden. Mit einem Online Buchungstool sparst du dir aber den Aufwand – die KLARA Online Terminbuchung zum Beispiel versendet Terminbestätigungen automatisch.
2. Erinnere deine Kundschaft an den Termin
Im Normalfall hat sich die Person den Termin eingetragen. Ob ihr Kalender sie frühzeitig daran erinnert, hängt immer von den Einstellungen des Smartphones oder der Kalendersoftware ab. Termine, die über Online Tools gebucht wurden, haben einen wichtigen Vorteil: Kurz davor erhält die Kundin oder der Kunde automatisch eine Erinnerung via SMS oder E-Mail. Und die No-Show-Rate sinkt.
3. Frage persönliche Daten ab
Erfolgen Terminvereinbarungen übers Telefon, hast du bestenfalls die Handynummer des Kunden, über die du Rücksprache halten kannst. Solltest du versäumte Termine nachträglich in Rechnung stellen, kannst du mit der Telefonnummer jedoch nicht viel anfangen. Sorge deshalb für mehr Verbindlichkeiten auf der Seite der Kunden. Dies erreichst du, indem du den vollen Namen und die Adresse abfragst. Am einfachsten geschieht dies natürlich über Online Terminvereinbarungen. In den meisten Buchungstools entscheidest du, welche Daten der Kunde eingeben muss.
4. Ermögliche Stornierungen
Gewisse Terminausfälle sind nicht zu vermeiden, so zum Beispiel bei Krankheit, Unfall oder sonstigen Notfällen. In vielen Fällen besteht einfach kein Anlass mehr für den Termin. Solche Termine sollten von der Kundin oder vom Kunden frühzeitig abgesagt werden, damit du die frei gewordene Zeit anderweitig verplanen kannst. Deshalb ist es wichtig, eine möglichst tiefe Hürde für Terminstornierungen anzubieten. Viele schämen sich zum Beispiel, telefonisch Termine abzusagen, weil sie die direkte Konfrontation meiden. Einfacher funktioniert’s bei Online Buchungen – und mit einem Klick ist der Termin weg.
5. Passe deine AGB an
Wir kennen es alle vom Hausarzt: Hat man den Termin nicht mindestens 24 Stunden im Voraus abgesagt, wird er in Rechnung gestellt. Viele Unternehmen verfolgen die gleiche Strategie. Damit es rechtlich verhebt, sind die Annullierungsregeln in deinen AGB festzuhalten. So bist du auf der sicheren Seite. Natürlich ist es wichtig, die Kundschaft ausführlich über die Regelung zu informieren.
