Kurz gesagt: Beim Vollmandat übernimmt dein Treuhandbüro die laufende Buchhaltung vollständig. Beim Teilmandat erfasst der Mandant einen Teil selbst, und dein Büro prüft, ergänzt und übernimmt die Schritte, die Fachwissen brauchen. Welches Modell passt, hängt nicht von der Betriebsgrösse allein ab, sondern von Buchhaltungswissen, digitaler Reife, Zeit und davon, wie viel Kontrolle der Mandant selbst behalten will. Keines der beiden Modelle ist grundsätzlich besser.
Dieser Artikel hilft dir, Mandanten einzuordnen und das Betreuungsmodell so auszugestalten, dass es zu ihrer Situation passt.
Ein Vollmandat heisst: Dein Büro erfasst Belege und Buchungen selbst, führt die laufende Buchhaltung, erstellt Abstimmungen, den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Der Mandant liefert Belege und Unterlagen, greift aber operativ kaum ins Buchhaltungssystem ein.
Ein Teilmandat heisst: Der Mandant erfasst einen Teil der laufenden Buchhaltung selbst, zum Beispiel Rechnungen, Belege oder den Bankabgleich. Dein Büro kontrolliert diese Erfassung, korrigiert bei Bedarf und übernimmt die Teile, die Fachwissen brauchen: Abschluss, Steuern, Spezialfälle.
Zwischen diesen beiden Polen gibt es viele Abstufungen. Ein Mandant kann zum Beispiel nur die Rechnungsstellung selbst machen und alles andere abgeben, oder umgekehrt fast die ganze laufende Erfassung selbst übernehmen und dein Büro nur noch für Kontrolle und Abschluss beiziehen. Das Mandat ist damit weniger eine feste Kategorie als eine Vereinbarung, die zu jedem Mandanten passen muss.
| Merkmal | Vollmandat | Teilmandat |
| Laufende Erfassung | durch das Treuhandbüro | durch den Mandanten, mit Unterstützung |
| Einblick des Mandanten in die laufenden Zahlen | punktuell, meist erst beim Abschluss oder auf Anfrage | laufend, da der Mandant selbst erfasst |
| Zeitaufwand für den Mandanten | gering | höher, dafür planbarer |
| Fehlerrisiko in der Ersterfassung | gering, da wenig operativer Eingriff | vorhanden, muss durch Kontrolle abgefangen werden |
| Aufwand für das Treuhandbüro | höher bei der Erfassung, dafür weniger Rückfragen | geringer bei der Erfassung, dafür mehr Kontrollarbeit und Kommunikation |
| Abhängigkeit von digitalen Prozessen | geringer | höher, da beide Seiten auf denselben Daten arbeiten müssen |
Der wesentliche Unterschied liegt nicht in der Frage, wer mehr oder weniger arbeitet, sondern wo die Kontrollpunkte liegen. Beim Teilmandat verschiebt sich ein Teil der Verantwortung für die korrekte Ersterfassung zum Mandanten, während dein Büro die fachliche Prüfung und den Abschluss verantwortet. Diese Verschiebung funktioniert nur, wenn beide Seiten klar wissen, wer was macht und wann.
Bevor du ein Modell empfiehlst, lohnt sich ein Blick auf einige konkrete Punkte:
Buchhaltungskenntnisse. Kann der Mandant Belege korrekt zuordnen und einfache Buchungslogik nachvollziehen, oder braucht jede Erfassung eine Kontrolle von Grund auf?
Digitale Reife. Arbeitet der Mandant bereits mit einer Buchhaltungssoftware, scannt er Belege selbst ein, oder kommen Unterlagen noch als Papierstapel oder unsortierte E-Mails?
Qualität und Zuverlässigkeit der Eigenbuchungen. Erfasst der Mandant sauber, vollständig und pünktlich, oder zeigen sich in der Praxis immer wieder Lücken, Fehlbuchungen oder verspätete Erfassungen? Dieser Punkt lässt sich oft erst nach den ersten Monaten eines Teilmandats zuverlässig beurteilen und ist ein guter Anlass, das Modell anzupassen.
Zeit und Priorität. Will der Mandant Zeit in die Administration investieren, oder ist ihm wichtiger, den Kopf für das Kerngeschäft frei zu haben?
Komplexität des Geschäfts. Wenige, wiederkehrende Geschäftsfälle lassen sich leichter delegieren als mehrere Gesellschaften, internationale Bezüge oder häufige Sonderfälle.
Wachstum und Veränderung. Ein Mandant, der stark wächst oder gerade Mitarbeitende einstellt, braucht möglicherweise vorübergehend mehr Unterstützung, auch wenn er langfristig selbstständiger arbeiten will.
Kontrollbedürfnis. Manche Mandanten wollen jederzeit selbst sehen, wo ihr Unternehmen finanziell steht. Andere delegieren lieber vollständig und wollen nur die Ergebnisse.
Schadenpotenzial bei Fehlern. Bei MWST, Lohn oder Sozialversicherungen wiegt ein Fehler schwerer als bei einer falsch zugeordneten Bürobedarfs-Rechnung. Je grösser der mögliche Schaden bei einem Fehler, desto eher lohnt sich eine engere Begleitung durch dein Büro.
Keiner dieser Punkte entscheidet allein. Ein Mandant mit wenig Buchhaltungswissen, aber sehr einfachen, wiederkehrenden Geschäftsfällen kann trotzdem einen Teil selbst übernehmen, wenn die Prozesse klar und die Software entsprechend eingerichtet sind.
Die folgende Übersicht ordnet typische Mandantensituationen einem Ausgangspunkt zu. Sie ersetzt kein Gespräch mit dem Mandanten, hilft aber, die Diskussion zu strukturieren.
| Mandantentyp | Typische Ausgangslage | Naheliegender Ausgangspunkt |
| Sehr kleines Unternehmen ohne internes Buchhaltungswissen | wenig Zeit, keine Fachperson im Haus, überschaubare Geschäftsfälle | Vollmandat, mit der Option, später einzelne Aufgaben zu übernehmen |
| Inhabergeführtes KMU, das Belege und Rechnungen selbst bearbeiten will | Inhaberin oder Inhaber ist nah am operativen Geschäft und will Kosten sowie Kontrolle behalten | Teilmandat mit Fokus auf Rechnungsstellung, Belegerfassung und Bankabgleich beim Mandanten |
| Unternehmen mit einer administrativen oder finanziellen Fachperson | eigenes Know-how vorhanden, oft auch eigene Kapazität für laufende Buchungen | Teilmandat mit grösserem Eigenanteil, Treuhandbüro fokussiert auf Kontrolle, Abschluss und Spezialfragen |
| Wachsendes KMU mit steigender Komplexität | neue Mitarbeitende, neue Standorte oder Produkte, steigendes Volumen | Mandat, das mitwächst; oft Start mit mehr Eigenleistung, dann schrittweise mehr Unterstützung bei Lohn, MWST oder Abschluss |
| Mandant, der möglichst viel Kontrolle selbst behalten will | will laufend eigene Zahlen sehen und mitentscheiden | Teilmandat mit gemeinsamem Zugriff auf dieselben Daten, damit beide Seiten mit demselben Stand arbeiten |
| Mandant, der administrative Aufgaben weitgehend auslagern will | Priorität liegt vollständig beim Kerngeschäft | Vollmandat |
Eine einfache Entscheidungslogik hilft dir, gemeinsam mit dem Mandanten zu klären, wie viel er selbst übernehmen kann und wo dein Treuhandbüro stärker eingebunden sein sollte.
| Frage | Spricht für mehr Eigenleistung | Spricht für mehr Zusammenarbeit oder Treuhänder |
| Wie komplex ist deine Buchhaltung? | wenige, wiederkehrende Geschäftsfälle | mehrere Gesellschaften, Sonderfälle |
| Wie viele Mitarbeitende hast du? | keine oder wenige Mitarbeitende mit einfachen Anstellungsverhältnissen | mehrere, mit unterschiedlichen Anstellungsformen |
| Wie anspruchsvoll ist die MWST-Situation? | nein, oder einfache Inlandsfälle | ja, insbesondere mit Auslandsbezug |
| Gibt es internationale Sachverhalte? | kaum oder keine | ja |
| Wie viel Fachwissen ist beim Mandanten vorhanden? | ausreichendes internes Know-how | wenig oder kein Buchhaltungswissen |
| Wie viel Zeit kann der Mandant für die Administration aufbringen? | ausreichend und gut planbar | Administration belastet das Kerngeschäft stark |
| Wie hoch ist das Risiko eines Fehlers? | gering | hoch, etwa bei Steuern oder Lohn |
| Willst du die Zahlen laufend selbst im Blick haben? | laufender Einblick und aktive Mitarbeit gewünscht | nein, du delegierst lieber vollständig |
Die Antworten geben keine starre Zuordnung vor. Sie helfen vielmehr, die passende Ausgangslage für das Mandat zu bestimmen. Ändern sich Fachwissen, Ressourcen oder Komplexität beim Mandanten, kann auch die Aufgabenteilung später angepasst werden.
Auch innerhalb eines Teilmandats lohnt sich eine klare Aufteilung nach Aufgabentyp statt nach Bauchgefühl. Typischerweise eignen sich für den Mandanten:
Beim Treuhandbüro bleiben in der Regel:
Eine ausführliche Übersicht dieser Aufgabenteilung aus Sicht des Mandanten findet sich im Artikel Was macht ein Treuhänder und was kannst du als KMU selbst machen?.
Diese Aufteilung ist ein Ausgangspunkt und kein Standard, der für jedes Mandat unverändert gilt. Wie viel dein Büro etwa bei der MWST übernimmt, ist von Mandat zu Mandat unterschiedlich. Entscheidend ist, dass beide Seiten dieselbe Aufteilung verstehen und sie schriftlich festhalten.
Unabhängig vom gewählten Betreuungsmodell gilt: Die gesetzliche Pflicht zur ordnungsmässigen Buchführung nach Art. 957 und 957a OR liegt beim Unternehmen selbst, nicht beim Treuhandbüro. Das Unternehmen bleibt für eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung seiner Geschäftsvorfälle verantwortlich, auch wenn es die operative Erfassung ganz oder teilweise an dein Büro delegiert.
Für dein Büro gilt daneben die vertragliche Sorgfaltspflicht aus dem Auftragsverhältnis nach Art. 394 ff., insbesondere Art. 398 OR: Übernimmst du im Rahmen des Mandats Buchungen, Kontrollen oder den Abschluss, haftest du für Fehler, die du dabei sorgfaltswidrig begehst. Das ist rechtlich etwas anderes als die gesetzliche Buchführungspflicht des Unternehmens. Beide Pflichten bestehen unabhängig voneinander und unabhängig davon, wie das Mandat konkret ausgestaltet ist.
Ebenfalls unabhängig vom Betreuungsmodell gilt die Aufbewahrungspflicht nach Art. 958f OR: Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte müssen während zehn Jahren aufbewahrt werden. Bei einem Teilmandat lohnt es sich deshalb, im Mandatsvertrag festzuhalten, wer die Belege während der Aufbewahrungsfrist archiviert und wie sie im Bedarfsfall zugänglich bleiben, etwa bei einer Anfrage der Steuerbehörde.
Diese rechtliche Grundlage ändert nichts an der praktischen Aufteilung der Arbeit. Sie ist aber ein Grund, weshalb klare Rollen und eine nachvollziehbare Dokumentation bei jedem Mandat wichtig sind, unabhängig davon, wie viel der Mandant selbst übernimmt.
Ein Teilmandat funktioniert nur so gut wie die Abstimmung dahinter. Ohne klare Prozesse entstehen leicht Doppelspurigkeiten: Der Mandant erfasst einen Beleg, das Treuhandbüro erfasst ihn ein zweites Mal, weil es keinen Überblick über den aktuellen Stand hat. Oder eine Buchung bleibt offen, weil beide Seiten davon ausgehen, dass die andere sie übernimmt.
Am wenigsten Reibung entsteht, wenn Mandant und Treuhandbüro auf denselben, laufend aktuellen Daten arbeiten, statt sich Auszüge oder Excel-Listen zuzusenden. Mit KLARA kann ein Mandant seinem Treuhandbüro über den Treuhänder-Login Zugriff auf sein Mandat geben; mehr zu dieser und weiteren Funktionen findest du im Artikel KLARA für Treuhänder: Funktionen und Möglichkeiten im Überblick. Kunden mit Business Basic oder Business Plus können zusätzlich eigene Accounts für Mitarbeitende und für das Treuhandbüro erstellen und die Zugriffsrechte dafür individuell festlegen. So bleibt klar, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten kann, und dein Büro sieht direkt, was der Mandant bereits erfasst hat, statt es separat abzufragen.
Das ersetzt keine Absprache über die inhaltliche Aufgabenteilung. Es reduziert aber den Koordinationsaufwand, der bei einem Teilmandat sonst schnell zunimmt.
Ein einmal festgelegtes Betreuungsmodell muss nicht dauerhaft gelten. Typische Auslöser für eine Anpassung:
Der Mandant will mehr übernehmen. Häufig, wenn eine interne Fachperson eingestellt wird oder der Mandant mehr Kontrolle über seine Zahlen haben möchte. In diesem Fall lohnt sich ein stufenweiser Übergang: zuerst die Rechnungsstellung, dann die Belegerfassung, erst später allenfalls Teile der Kontierung.
Der Mandant braucht mehr Unterstützung. Etwa bei starkem Wachstum, einer neuen MWST-Pflicht, der ersten Anstellung von Mitarbeitenden oder einer Expansion ins Ausland. Hier ist es sinnvoll, frühzeitig zu klären, welche zusätzlichen Aufgaben ins Mandat aufgenommen werden, bevor Rückstände entstehen.
Die Komplexität ändert sich strukturell. Zusätzliche Gesellschaften, ein Rechtsformwechsel oder neue Geschäftsfelder verändern das Risiko einzelner Buchungen. Auch wenn der Mandant grundsätzlich gut organisiert ist, kann das eine engere Begleitung durch dein Büro rechtfertigen.
In allen Fällen gilt: Eine Anpassung des Mandats sollte schriftlich festgehalten und im eingesetzten System nachvollzogen werden, damit Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte dem tatsächlichen Stand entsprechen.
Nicht automatisch. Die Erfassungsarbeit sinkt, dafür steigt der Aufwand für Kontrolle, Korrekturen und Kommunikation mit dem Mandanten. Ob ein Teilmandat insgesamt weniger Zeit braucht, hängt davon ab, wie zuverlässig der Mandant erfasst und wie gut die Prozesse organisiert sind.
Ja. Das ist sogar üblich, etwa wenn ein Mandant wächst, eine eigene Fachperson einstellt oder umgekehrt mehr Unterstützung braucht. Ein Wechsel sollte schriftlich vereinbart und im Mandatsvertrag sowie im genutzten System nachgeführt werden.
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Massgebend sind das konkrete Mandat, die vereinbarte Aufgabenteilung sowie die jeweiligen Sorgfalts- und Kontrollpflichten von Mandant und Treuhandbüro. Die gesetzliche Buchführungspflicht des Unternehmens bleibt davon in jedem Fall unberührt. Für die konkrete vertragliche und haftungsrechtliche Ausgestaltung empfiehlt sich eine individuelle rechtliche Abklärung.
Eine klare schriftliche Aufteilung ist empfehlenswert, gerade bei einem Teilmandat. Sie reduziert Missverständnisse und macht nachvollziehbar, wer für welchen Teil der Buchführung und der Aufbewahrungspflicht verantwortlich ist.