6 Tipps für die erfolgreiche Ferienplanung im Unternehmen

3 Min
08.06.2023 07:30:00

Regelmässige Entspannung und Erholung sind grundlegend für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, weshalb der Ferienanspruch bei uns gesetzlich verankert ist: Arbeitnehmende ab 20 Jahren haben Anspruch auf vier Wochen Ferien pro Jahr. Jüngere auf fünf Wochen. Den Zeitpunkt der Ferien bestimmst du – mit Rücksicht auf die Wünsche deiner Mitarbeitenden.

Die Übersicht über Abwesenheiten und wichtige Daten zu behalten, ist aber oft gar nicht so einfach. Mit diesen Tipps und gelingt dir die Ferienplanung garantiert!

1. Beginne die Ferienplanung frühzeitig

Organisiere die Abwesenheiten wenn möglich bereits zu Jahresanfang. So kannst du vorausschauend handeln und wichtige Daten wie Betriebsferien oder Brückentage berücksichtigen. Achte dabei auf eine gerechte Ferienplanung – das erspart dir viel Ärger.

Lass beispielsweise Mitarbeitenden mit Kindern im Schulalter während den Schulferien den Vortritt. Wer keine Kinder hat, ist flexibler und kann auch zu anderen Zeiten verreisen. Ähnliches gilt für Angehörige einer Religion, die andere Feiertage haben als die bei uns offiziell gültigen.

2. Berücksichtige den Bedarf deiner Firma

Behalte bei der Ferienplanung stets den Bedarf deines Unternehmens im Hinterkopf. Erwartest du Grossaufträge oder gibt es anderweitig besonders arbeitsintensive Zeiten? Dies kann branchenbedingt sein oder im Zusammenhang mit Deadlines von wichtigen Projekten. Einige Mitarbeitende sind ausserdem zu bestimmen Zeiten unverzichtbar, etwa in der Buchhaltung tätige Angestellte, wenn der Jahresabschluss ansteht. Denke auch an Firmenevents. An diesen Tagen sollten möglichst wenige Mitarbeitende fehlen, da diese Veranstaltungen wichtig sind für den Zusammenhalt im Team.

3. Benutze Zeiterfassungs-Tools

Eine grosse Schwierigkeit bei der Ferienplanung ist oft, die Übersicht zu behalten. Wer hat jetzt schon wie viele Tage eingegeben? Wann erfordert ein Projekt besonderen Arbeitseinsatz? Wer spart seine Tage vielleicht zu lange auf? Sind die Brückentage wirklich gerecht verteilt?

Ein Zeiterfassungs-Tool hilft dir, Struktur ins Chaos zu bringen: Dank der elektronischen Auswertung, siehst du alle wichtigen Daten, aber auch alle Abwesenheiten auf einen Blick, was eine bessere Leistungskontrolle erlaubt. Wenn jemand etwas zu häufig an Montagen oder Freitagen krank ist, fällt es dir sofort auf. KLARA Time lässt sich überdies nahtlos in KLARA Projekt einbinden, was es noch einfacher macht, den Überblick zu behalten.

4. Lege klare Regeln fest

Für gewöhnlich haben Unternehmen eine Betriebsvereinbarung, die auch die Ferienplanung regelt. Wenn du das noch nicht hast, solltest du entsprechende Richtlinien formulieren und diese offen kommunizieren. Sie halten beispielsweise fest, wer Vorrang hat, welcher Zeitrahmen deinen Mitarbeitenden zur Verfügung steht, um ihre Ferien zu beantragen, ob es Zeiten gibt, an denen niemand Ferien nehmen darf oder im Gegenteil, wenn während Betriebsferien alle freinehmen müssen.

5. Suche das Gespräch mit deinen Mitarbeitenden

Komme, wo möglich, den Wünschen deiner Mitarbeitenden entgegen und gehe, falls notwendig auch mal Kompromisse ein. Am besten machst du ausserdem den Ferienkalender für alle Mitarbeitenden zugänglich. So sehen sie bei ihrer Planung, welche Wochen zur Verfügung stehen und können sich einfacher untereinander absprechen. Bei KLARA Time kannst du deinem Team übrigens individuelle Benutzerrechte zuteilen.

Trotzdem kann es natürlich zu Streitigkeiten kommen. Meistens handeln Arbeitgebende dann nach dem «First-come-first-served»-Prinzip. Versuch, stattdessen erst gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitenden eine Lösung zu finden. Oft bringen sie im ruhigen Gespräch eher Verständnis für die Situation des anderen auf und gewähren ihm oder ihr den Vortritt.

6. Organisiere rechtzeitig eine Ferienvertretung

Regle genau, wer wen vertritt und informiere die entsprechenden Personen mindestens drei Wochen im Voraus. So haben sie genug Zeit, die Übergabe effizient durchzuführen. Es ist wichtig, dass die Vertretung sich organisieren kann, um Kapazitäten für den zusätzlichen Aufwand freizuhalten. Kläre zudem die telefonische Erreichbarkeit des oder der Verreisenden ab.

Meldet euch aber nur im äussersten Notfall, denn verschiedene Studien belegen: Die meisten Menschen brauchen gut eine Woche, bis sie mental wirklich in den Ferien «ankommen» und abschalten können. Gönnen wir ihnen diese wohlverdiente Pause!

Du willst die Arbeitszeiten und Absenzen deines Teams im Griff haben?

Mit KLARA erfasst ihr eure Arbeitszeiten einfach und ohne zusätzlichen Aufwand. Dank Dashboards behältst du jederzeit den Überblick über Ist-Zeiten sowie Absenzen und mit Auswertungsmöglichkeiten und der Einbindung in KLARA Projekt holst du sogar noch mehr aus deiner Zeiterfassung!

Jetzt KLARA Time entdecken →