Die MWST im Griff? Diese 10 Punkte müssen KMU beachten

Viele KMU empfinden die Mehrwertsteuer als ein «notwendiges Übel», das zudem hohe administrative Kosten verursacht. Erfahre hier, wie du dich im MWST-Dschungel zurechtfindest und bei der Abrechnung ganz viel Zeit sparst.

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist wohl die bei Schweizer KMU bekannteste wie auch gefürchtetste indirekte Steuer. Als sogenannte Verbrauchsteuer besteuert die MWST den Konsum von verschiedenen Gütern und Dienstleistungen. Das Abrechnungswesen erfolgt über die Produzenten oder Dienstleistungserbringer, wie KMU-Gesellschaften, welche die MWST auf die Endkonsumenten überwälzen müssen.

Die MWST-Praxis ist sehr lebendig, was sich durch die häufigen Änderungen im MWST-Gesetz widerspiegelt sowie die Herausgabe neuer Branchenbroschüren und MWST-Infos. Deshalb ist bei MWST-Problemen der Beizug einer Treuhänderin oder eines Treuhänders wichtig. Sie können situativ und kundenspezifisch weiterhelfen. Ausserdem kannst du auf eine Buchhaltungs-Software wie KLARA zurückgreifen, die dich einfach per Mausklick bei der Abrechnung der MWST unterstützt.

Nachfolgend findest du die 10 häufigsten Stolpersteine bei der Anwendung der MWST in KMU-Betrieben – gefolgt von Tipps, um die Probleme zu meistern.

1. MWST-Pflicht ja oder nein? Wann und wie melde ich mich an?

Insbesondere Kleinstfirmen klären die MWST-Pflicht meistens viel zu spät ab, beispielsweise nach der Erstellung des ersten Geschäftsabschlusses. Wir empfehlen, dies bereits während der ersten drei Monate der Betriebstätigkeit zu überprüfen. Gemäss der gesetzlichen Bestimmungen bist du dann steuerpflichtig, wenn du ein Unternehmen betreibst und jährlich einen Umsatz von mindestens 100'000 Franken aus steuerbaren Leistungen erzielst. Dieser Umsatzlimit bemisst sich nach in Rechnung gestellten Leistungen exklusive Mehrwertsteuer.

Falls bei Beginn der Geschäftstätigkeit noch nicht bekannt ist, ob du diese jährliche Umsatzgrenze erzielst, musst du nach Ablauf von drei Monaten eine Neubeurteilung der MWST-Pflicht vornehmen. Oft fallen schon bei Neugründungen von Gesellschaften hohe Investitionen an, auf denen Vorsteuern lasten, die eine frühzeitige Anmeldung der MWST-Pflicht verlangen.

Die Anmeldung der MWST-Pflicht erfolgt über die Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Überprüfe zudem, welche Abrechnungsmethode (effektive Abrechnung oder Saldosteuersatz) für deine Firma die geeignetste ist. Nicht vergessen: Die Bestätigung der Eintragung ins MWST-Register unbedingt aufbewahren.

2. Das richtige Buchhaltungsprogramm erleichtert die MWST-Abrechnung

Auf dem Schweizer Markt sind diverse Buchhaltungsprogramme erhältlich, die je nach Komplexität sowie Preis-Leistungs-Verhältnis stark variieren. Für Nicht-Profis eignen sich vor allem intuitive und benutzerfreundliche Softwares, mit vielen Automatisierungen - das erspart dir viel Ärger bei der Abrechnung der MWST. Eine Übersicht über verschiedene Software-Lösungen für KMU findest du hier. 

3. Richtige Rechnungsstellung an Kundschaft und von Lieferanten

Die Rechnungstellung muss neben der korrekten MWST-Nummer auch andere Formalitäten einhalten, welche in der MWST-Info 16 aufgeführt sind. Die Lieferantenrechnungen sind zu kontrollieren und zu beanstanden, wenn diese nicht den MWST-Bedingungen entsprechen. Nur so ist der Vorsteuerabzug steuerrechtlich legitimiert.

4. Vorsteuerabzug und -korrektur

Die im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit anfallenden Vorsteuern auf Lieferantenrechnungen können grundsätzlich bei der MWST abgezogen werden. Vergewissere dich, ob die Lieferfirma auch wirklich im MWST-Register eingetragen ist. Dies ist häufig beim Bezug von Leistungen von Einpersonen-Betrieben nicht der Fall. Zu den Vorsteuern zählt übrigens auch die Einfuhrsteuer. In den Bereichen Bildung, Kultur, sowie Geld- und Kapitalverkehrs gibt es hingegen von der Steuer ausgenommene Leistungen. Fallen Aufwendungen zur Erzielung solcher Leistungen an, kannst du die dadurch angefallenen Vorsteuern nicht abziehen.

Verwendet eine MWST-pflichtige Gesellschaft vorsteuerbelastete Leistungen auch für nicht unternehmerische Zwecke, oder teils für unternehmerische und für nicht unternehmerische Tätigkeiten, so ist die Vorsteuer entsprechend der Verwendung zu korrigieren. Diesbezüglich bietet das MWST-Gesetz verschiedene Varianten an, die in der MWST-Info 9 ersichtlich sind. Grundsätzlich sind solche Vorsteuerkorrekturen unter Ziffer 415 des MWST-Formulars zu deklarieren.

5. Aufpassen bei der Bezugssteuer

MWST-pflichtige Unternehmen, die Dienstleistungen von im Ausland ansässigen Firmen beziehen, die in der Schweiz nicht steuerpflichtig sind, unterliegen der Bezugssteuer. Darunter fallen z.B. Dienstleistungen in den Bereichen Unternehmensberatung, Vermögensverwaltung, Treuhand oder Werbung.

Bei MWST-pflichtigen Unternehmen wird die Bezugssteuer als Entgelt in der MWST-Abrechnung deklariert und kann zugleich, falls die Bedingungen erfüllt sind, als Vorsteuer wieder abgezogen werden.Dies gilt übrigens auch, falls du als Privatperson mehr als 10'000 Franken Dienstleistungen im Kalenderjahr beizehst. Ist dies der Fall, misst du dich bei der ESTV schriftlich melden.

Mehr Infos zur MWST auf Dienstleistungen im Ausland erhältst du hier.

6. Abrechnung von Privatanteilen nicht vergessen

Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden oder nahestehenden Personen Gegenstände oder Leistungen auch für die private Nutzung zur Verfügung stellen, müssen entsprechende Privatanteile abrechnen. Beim Bezug solcher Leistungen orientiert sich die ESTV an den Lohnausweisen, auf denen diese Leistungen zu deklarieren sind. Dazu gehören z.B. Verpflegung und Unterkunft, Geschäftsfahrzeuge oder andere Gehaltsnebenleistungen, die nicht in geldform ausgerichtet werden.

Die Abrechnung der Privatanteile muss mindestens einmal im Kalenderjahr oder quartalsweise erfolgen. Es empfiehlt sich jeweils, vor dem Jahresende zu prüfen, ob alle Privatanteile auf den Gehaltsnebenleistungen abgerechnet wurden. Eine richtige MWST-Codierung sowie das Führen von separaten Konten für solche Leistungen erleichtert die Überwachung. Weitere Informationen findest du in der MWST-Info 8.

7. Jahresendarbeiten der MWST

Die Jahresendarbeiten der MWST sind wichtig für jede Abschlusserstellung. Dazu gehören die Umsatz- sowie die Vorsteuerabstimmung. Bei der Umsatzabstimmung vergleichst du die im Geschäftsjahr verbuchten Umsätze mit den in der MWST-Abrechnung deklarierten Umsätzen. Bei der Vorsteuerabstimmung geht es hauptsächlich darum, die abgerechneten Vorsteuern mit den Vorsteuerkonten abzustimmen. Sollten sich daraus Differenzen ergeben, kannst du diese im Formular «MWST-Jahresabstimmung» der ESTV melden und korrigieren.

8. Fristen unbedingt einhalten

Nach dem Quartals- oder Semesterende hast du zwei Monate Zeit, die MWST-Abrechnung einzureichen und zu bezahlen. Hältst du diese Frist nicht ein, so ist ab dem ersten Tag ein Verzugszins geschuldet. Wir empfehlen daher, diese Fristen einzuhalten. Stimme auch die Zahlen der einzureichenden MWST-Abrechnung mit den Zahlen aus dem Quartalsabschluss der Buchhaltung ab.

Wenn du keine Zeit hast, die Buchhaltung fristgerecht nachzutragen, kannst du die MWST-Abrechnung mit provisorischen und teilweise geschätzten Zahlen einreichen. Sobald du die Buchhaltung nachgeführt hast, deklarierst du die Differenzen mit einer Korrekturabrechnung oder mit der MWST-Jahresabstimmung. Diese musst du bis am 31. August des Folgejahres bei der ESTV einreichen. Ab dann gelten die Abrechnungen als finalisiert. Die aktuelle MWST-Praxis zeigt allerdings, dass die Jahresabstimmung auch später eingereicht werden kann und die ESTV diese von Amtes wegen bis 5 Jahre zurück berücksichtigen muss.

Mehr Informationen zur MWST-Fristverlängerung gibt es hier.

9. MWST online abrechnen

Seit 2021 ist die elektronische MWST-Abrechnung Standard: Die ESTV versendet die herkömmliche Abrechnung per Post nur noch auf schriftliches Gesuch hin. MWST-pflichtigen Firmen steht die «MWST-Abrechnung easy» zur Verfügung. Sie können ihre MWST elektronisch abrechnen, ohne einen Online-Account bei der ESTV zu eröffnen. Die Variante mit dem Account hat aber den Vorteil, dass auch Korrekturabrechnungen, Fristverlängerungen und weiteres eingereicht werden können. Ausserdem ist das Übermitteln von Daten direkt aus der Buchhaltungs-Software ohne Account nicht möglich. 

Du möchtest deine MWST in Zukunft ohne ESTV-Account deklarieren? Nichts einfacher als das:

1. Rufe die Seite www.estv.admin.ch auf.
2. Klicke auf «MWST online».
3. Klicke nun auf «Login ohne Account» und dann auf «als Gast anmelden».
4. Gib deine Schweizer Mobiltelefonnummer ein und logge dich mit dem Sicherheitscode ein, den du per SMS erhältst.
5. Tippe den individuellen Abrechnungscode ein, den du von der ESTV erhalten hast.
6. Nun kannst du das Online-Formular ausfüllen – so wie du das früher auf Papier gemacht hast.
7. Der Steuerbetrag wird automatisch ausgerechnet.
8. Mit einem Klick hast du deine MWST-Abrechnung eingereicht.

Mehr Infos zur Abrechnung ohne Account und wie deine Treuhänderin oder dein Treuhänder mit der neuen Abrechnungsart umgeht, erhältst du in diesem Video:10. MWST-Kontrolle – was nun?

Die Mehrwertsteuer ist eine sogenannte Selbstveranlagungssteuer. Das heisst: Die Steuerpflichtigen sind selbst für eine korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften verantwortlich. Aus diesem Grund führt die ESTV periodisch MWST-Kontrollen durch. Die MWST-Kontrolle wird in der Regel für eine Periode von 5 Jahren rückwirkend durchgeführt. Die Revisionsstelle nimmt dazu frühzeitig Kontakt mit dir auf, damit ihr einen Termin vereinbaren könnt. Anschliessend folgt eine schriftliche Bestätigung mit genauen Angaben über die vorzubereitenden Akten, die geprüften Perioden und sonstigen Informationen. Wir empfehlen, zudem folgende Akten bereitzustellen:

• MWST-Detaillisten aus dem Buchhaltungsprogramm (Verprobung, Abrechnung, …)
• Umsatz- und Vorsteuerabstimmung
• Jahresabstimmung
• Details zu den verbuchten Privatanteilen
• Andere spezifische MWST-Infos

Für die Revisorin oder den Revisor ist der erste Eindruck wichtig, was die MWST-Revision entsprechend beeinflussen kann. AM besten du bittest deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder, die MWST-Kontrolle vorzubereiten und zu begleiten.