Bis heute zahlst du deinen Mitarbeitenden effektive Spesen aus. So langsam merkst du aber, dass dies sehr aufwändig ist. Sie sammeln alle Belege, kleben diese auf oder fotografieren sie ab. Danach erstellen die Angestellten eine Spesenabrechnung für die Rückzahlung – oft erst nach zahlreichen Erinnerungen.
Die Spesenabrechnung nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch. Zeit, die du lieber in die tägliche Arbeit steckst. Doch es geht auch einfacher – und zwar mit den Pauschalspesen. Wusstest du, dass du bei der kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement zur Prüfung einreichen kannst, sodass du danach Pauschalspesen auszahlen darfst? Es gibt aber noch weitere Gründe, die für ein genehmigtes Spesenreglement sprechen.
In einem allgemeinen Spesenreglement werden insbesondere Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen geregelt.
Das Spesenreglement muss genehmigt werden, da sich die Steuerverwaltung die Frage stellt, ob es wirklich um Unkosten (Spesen) geht, die den Mitarbeitenden aus einem konkreten geschäftlichen Auftrag entstanden sind oder um eine versteckte Lohnzahlung. Denn normalerweise stellen Spesen kein steuerbares Einkommen dar.
Die geschäftlich begründeten Spesen können zum Beispiel so aussehen: Dein Mitarbeiter muss von seinem Arbeitsort zu einer Kundin reisen. Da sich das Büro der Kundin in einer anderen Stadt befindet und er am selben Tag noch weitere Kundschaft in der Nähe besucht, kehrt dein Mitarbeiter erst am Abend oder am darauffolgenden Tag zurück. Es entstehen somit Spesen, da er einen konkreten Auftrag (Kundenbesuche) hatte.
Hier eine Auflistung möglicher Unkosten bei begründeten Spesen:
Wenn wir den letzten Punkt «Entschädigung des Privatwagens für die Fahrten zu Kunden» nehmen und du deinem Mitarbeiter dafür einen Pauschalbetrag pro gefahrenem Kilometer bezahlst, kann die Steuerverwaltung den Betrag, die Anzahl Fahrten etc. in Frage stellen. Für diesen Fall muss jede Fahrt aufgezeichnet und begründet werden. Darum gilt auch hier: Ein genehmigtes Spesenreglement spart dir viel Kraft und Mühe.
Sobald du deinen Mitarbeitenden Pauschalspesen auszahlen möchtest, wie beispielsweise für
lohnt es sich, ein Spesenreglement zu erstellen, dieses bei der Kantonalen Steuerverwaltung einzureichen und genehmigen zu lassen. Diese Genehmigung schafft Klarheit für alle Parteien. Für die Steuerverwaltung ist klar, dass dies Pauschalspesen sind, welche begründet und genehmigt sind. Für deinen Arbeitnehmer ist klar, dass diese Pauschalspesen steuerfrei und somit nicht als Einkommen zu versteuern sind. Ausserdem ist für dich als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin klar, dass du keine Sozialversicherung auf den Spesen bezahlen musst und wie du diese korrekt im Lohnausweis aufführst. Wie du siehst, alle Parteien profitieren von dieser Lösung.
Natürlich ist uns klar, dass die Erstellung eines Spesenreglements mit Aufwand verbunden ist. Dennoch lohnt sich dieser. Wenn du Mitarbeitende hast, die die effektiven Spesen abrechnen, du aber immer wieder Diskussionen um die Belege und die pünktliche Abgabe der Spesenabrechnungen hast, bist du froh, wenn du dies für alle Mitarbeitende gleich regeln kannst. Es hilft dir auch, wenn deine Unternehmung wächst und immer mehr Arbeitnehmer dazukommen.
Viele der kantonalen Steuerverwaltungen stellen auf Ihrer Webseite ein Muster eines Spesenreglements zur Verfügung. Ebenfalls kann die kantonale Steuerverwaltung im Voraus kontaktiert werden, um zu klären ob es sich für deine Unternehmung lohnt, ein Spesenreglement zu erstellen oder nicht.