Lohnabrechnungen digital versenden: So funktioniert SecureSend

SecureSend ist ein Versanddienst von ePost, der standardmässig und kostenlos in KLARA Lohn integriert ist. Sobald ein Lohnlauf freigegeben ist, versendet KLARA die Lohnabrechnungen automatisch verschlüsselt über SecureSend – ohne separaten Versandschritt und ohne zusätzliche Kosten. Mitarbeitende erhalten ihre Abrechnung dabei entweder im Digitalen Briefkasten der Post-App oder über einen Mail-Link mit Einmalpasswort.

Wie der Versand im Detail abläuft, wie Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung erhalten und welche Wahlmöglichkeiten es gibt, zeigt dieser Artikel.

Was passiert in KLARA: aus Sicht des Unternehmens

Für Unternehmen ändert SecureSend nichts am gewohnten Ablauf des Lohnlaufs:

1. Der Lohnlauf wird gestartet, die Lohnabrechnungen werden berechnet und liegen zunächst als provisorischer Entwurf vor.
2. Diese Entwürfe lassen sich vor dem Versand prüfen und sind bis zur Freigabe für den Versand gesperrt.
3. Nach der Freigabe werden die Abrechnungen automatisch und verschlüsselt über SecureSend versendet.

Ein separates Tool oder ein zusätzlicher Login ist dafür nicht nötig:
SecureSend ist standardmässig in die KLARA Lohnsoftware integriert und für KLARA-Lohn-Kunden im Preis inbegriffen. Sollte der Versand einer einzelnen Abrechnung ausnahmsweise fehlschlagen, lässt sich genau diese Aktion in der Übersicht der Lohnläufe gezielt erneut auslösen, ohne den ganzen Lohnlauf zu wiederholen.

Wie erhalten Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung?

Mitarbeitende können ihre Lohnabrechnung auf zwei Wegen erhalten:

• Digitaler Briefkasten der Post-App: Lohnabrechnungen und weitere Lohndokumente werden direkt in den Digitalen Briefkasten zugestellt. Mitarbeitende aktivieren diesen kostenlos in der Post-App, eine einmalige Registrierung genügt. Danach landen alle Lohndokumente zentral an einem Ort, inklusive Push-Benachrichtigung bei neuer Post.
• Mail-Link mit Einmalpasswort: Alternativ lässt sich die Lohnabrechnung über einen Link in einer E-Mail abrufen, der mit einem Einmalpasswort geschützt ist.

Welche Wahlmöglichkeiten gibt es für einzelne Mitarbeitende?

Nicht jede Person muss ihre Lohnabrechnung über ePost/SecureSend erhalten. Für einzelne Mitarbeitende lässt sich im Mitarbeiterprofil in KLARA hinterlegen, dass sie ihre Lohnabrechnung nicht über diesen Weg erhalten möchten. Diese Einstellung wird pro Person vorgenommen und ist damit unabhängig vom Standardweg für den Rest des Betriebs.

Datenschutz und Sicherheit

Lohndokumente werden über SecureSend verschlüsselt übermittelt und in Schweizer Rechenzentren gespeichert. So bleiben sensible Lohndaten beim digitalen Versand geschützt.

Häufige Fragen

Wie erhalten Mitarbeitende ihre Lohnabrechnung?

Über den Digitalen Briefkasten der Post-App oder über einen Mail-Link mit Einmalpasswort.

Brauchen Mitarbeitende einen Digitalen Briefkasten?

Nein. Lohnabrechnungen können auch über einen Mail-Link mit Einmalpasswort abgerufen werden. Die Einrichtung des Digitalen Briefkastens in der Post-App ist kostenlos und erfordert nur eine einmalige Registrierung.

Was passiert, wenn jemand SecureSend nicht nutzen möchte?

Das lässt sich im Mitarbeiterprofil in KLARA für die betroffene Person individuell einstellen.

Kostet SecureSend zusätzlich?

Für KLARA-Lohn-Kunden ist SecureSend kostenlos inklusive.

Wo werden die Daten gespeichert?

In der Schweiz. Die Dokumente werden mehrstufig verschlüsselt.

Ist SecureSend direkt in KLARA Lohn integriert?

Ja, standardmässig und ohne separate Einrichtung.