Auf Bundesebene gibt es keine Pflicht zu einer bestimmten oder amtlich zertifizierten Registrierkasse. Was du stattdessen sicherstellen musst: Deine Bareinnahmen nachvollziehbar, lückenlos und zeitnah erfassen, sodass sich Einträge nicht unbemerkt nachträglich ändern lassen, und die Aufzeichnungen zehn Jahre aufbewahren.
| Frage | Antwort |
| Muss ich eine Registrierkasse besitzen? | Auf Bundesebene nein. Ein ordnungsgemäss geführtes Kassenbuch kann genügen, ein Kassensystem ist eine praktische Erleichterung, keine gesetzliche Pflicht. |
| Muss meine Kasse zertifiziert oder fiskalisiert sein? | Auf Bundesebene nein. Kein Schweizer Pendant zu RKSV (AT) oder KassenSichV/TSE (DE) gefunden. |
| Was muss ich stattdessen sicherstellen? | Bareinnahmen fortlaufend, lückenlos, zeitnah und nachvollziehbar erfassen – ohne dass sich Einträge unbemerkt nachträglich ändern lassen. |
| Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden? | Grundsätzlich zehn Jahre (Art. 958f OR / Geschäftsbücherverordnung). |
| Gibt es kantonale/branchenspezifische Sonderregeln? | Offen – nicht abschliessend geprüft. Bei Unsicherheit die eigene Treuhandstelle oder das kantonale Steueramt fragen. |
Vielleicht kennst du Begriffe wie TSE oder RKSV aus Deutschland oder Österreich. Diese Vorschriften gelten nicht automatisch für Schweizer Betriebe: Ein Bundesgesetz mit vergleichbarer Zertifizierungspflicht wurde für die Schweiz nicht gefunden.
Massgebend ist keine spezielle Kassenverordnung, sondern die allgemeine Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung (Art. 957 ff. OR) zusammen mit den Weisungen der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) zur Aufzeichnung von Bareinnahmen. Die ESTV verlangt, dass Bareinnahmen fortlaufend, lückenlos und zeitnah im Kassabuch erfasst werden. Praktisch heisst das: Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein und dürfen nicht nachträglich unbemerkt verändert werden können.
Je mehr Transaktionen ein Betrieb hat, desto schwieriger wird eine rein manuelle Kassenführung und desto sinnvoller kann ein digitales Kassensystem sein, das automatisch einen Tagesabschluss erstellt. Das ist eine praktische Überlegung, keine gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten Gerät.
Zusätzlich gilt die allgemeine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen: grundsätzlich zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR i. V. m. Geschäftsbücherverordnung).
Die MWST-Pflicht (ab CHF 100'000 Jahresumsatz) ist ein separates Thema und verlangt ebenfalls eine ordnungsgemässe Dokumentation.
Für deinen Betrieb bedeutet das konkret:
Ein Coiffeursalon in Bern kassiert täglich mehrheitlich bar oder mit Karte. Statt von Hand zu rechnen, nutzt der Betrieb ein Kassensystem: Die täglichen Einnahmen werden nach Zahlungsart auseinandergehalten, am Ende des Tages läuft ein Tagesabschluss, und der Betrieb kann später nachvollziehen, was an welchem Tag eingenommen wurde. Ob diese konkrete Umsetzung im Einzelfall sämtliche Anforderungen der ESTV erfüllt, hängt von der genauen technischen Ausgestaltung ab und wurde hier nicht im Detail geprüft.
Auf Bundesebene kann ein ordnungsgemäss geführtes Kassenbuch genügen. Problematisch wird es, wenn Bareinnahmen lückenhaft, verspätet oder nachträglich unbemerkt veränderbar erfasst werden.
Für einen Betrieb, der in der Schweiz tätig ist, wurde in dieser Recherche kein Hinweis gefunden, dass die deutsche KassenSichV oder die österreichische RKSV automatisch mitgelten. Bei grenzüberschreitenden Konstellationen ist eine fachliche Prüfung des Einzelfalls sinnvoll.
Das ist an dieser Stelle nicht abschliessend geklärt. Die Recherche belegt, welche Anforderungen an die Aufzeichnung selbst gestellt werden (fortlaufend, lückenlos, zeitnah, nicht unbemerkt nachträglich veränderbar), aber nicht im Detail, unter welchen technischen Voraussetzungen ein Excel-Kassenbuch das im Einzelfall erfüllt. Diese Frage sollte vor einer Umsetzungsempfehlung fachlich geprüft werden.
Ja, Geschäftsunterlagen, dazu zählen auch Kassenaufzeichnungen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Nein, die Aufzeichnungspflicht für Bareinnahmen gilt unabhängig davon. Die MWST-Pflicht (ab CHF 100'000 Jahresumsatz) ist ein separates Thema.
Auf Bundesebene besteht keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Entscheidend ist, dass du deine Bareinnahmen ordnungsgemäss dokumentierst.
Ein Kassensystem kann die tägliche Aufzeichnung von Bareinnahmen erleichtern, unabhängig davon, dass die Schweiz keine zertifizierte Kasse vorschreibt. Das KLARA Kassensystem erstellt automatisch einen Tagesabschluss, dokumentiert die Verkäufe nach Zahlungsart und verbindet sich mit der KLARA Buchhaltung, sodass für den Tagesabschluss keine zusätzliche manuelle Buchung nötig ist. Das nimmt dir manuelle Arbeit ab, ersetzt aber nicht die Prüfung, ob deine konkrete Situation sämtliche Aufzeichnungspflichten erfüllt.
Quellen:
ESTV – MWST-Fachinformationen, insbesondere MWST-Info 16 „Buchführung und Rechnungsstellung“, Fedlex – Obligationenrecht, Art. 957 ff. und Art. 958f, ESTV – Mehrwertsteuer: allgemeine Informationen zur MWST-Pflicht
Hinweis: Dieser Artikel wurde sorgfältig anhand offizieller Quellen recherchiert, aber nicht von einer Fachperson für Steuer- oder Rechtsfragen geprüft. Er ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung. Bei Unsicherheiten zu deiner konkreten Situation, insbesondere zu kantonalen oder branchenspezifischen Vorgaben, wende dich an deine Treuhandstelle oder die zuständige Behörde.