Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung besteht aus Empfangsschein und Zahlteil. Die Zahlungsinformationen sind sowohl als Text als auch im QR-Code enthalten.

Du brauchst dafür:

• eine Bankverbindung: IBAN oder QR-IBAN
• die Adresse deiner Kundschaft
• den Rechnungsbetrag in Schweizer Franken oder Euro
• eine zu deiner Kontoart passende Referenz

Welche Referenz zulässig ist, hängt von deiner Kontoart ab.

Welche IBAN und Referenz brauchst du? 

Mit einer QR-IBAN verwendest du die QR-Referenz (QRR). KLARA kann eingehende Zahlungen damit automatisch der passenden Rechnung zuordnen.

Du kannst eine QR-Rechnung auch mit deiner bestehenden regulären IBAN erstellen. Dann verwendest du SCOR oder keine Referenz (NON). Zahlungen darauf gleichst du in KLARA manuell ab.

Mehr zu den beiden Referenzarten erfährst du im Artikel QR-Referenz oder SCOR: Was ist der Unterschied?.

Ob du für eine QR-Rechnung überhaupt eine QR-IBAN brauchst, erklären wir dir im Artikel Brauchst du für eine QR-Rechnung eine QR-IBAN?.

QR-Rechnung in KLARA einrichten 

So aktivierst du die QR-Rechnung für dein Bankkonto:

1. Navigiere zu Company > Bank relations.
2. Bearbeite das gewünschte Konto über das Stift-Symbol.
3. Wähle bei «Default account for receivables» die Option «QR Invoice».
4. Lege fest, ob der QR-Code als separates PDF oder direkt im Rechnungsdokument erscheinen soll.
5. Speichere die Einstellung.

Was passiert danach?

Die Aktivierung machst du einmal pro Bankkonto – nicht bei jeder einzelnen Rechnung.

Danach erstellt KLARA neue Rechnungen automatisch mit QR-Code. Der übrige Rechnungsprozess bleibt gleich: Du wählst deine Kundschaft, erfasst die Positionen und setzt den entsprechenden Status.

Kurz gesagt: Bei einer QR-IBAN verwendest du QRR. Bei einer regulären IBAN verwendest du SCOR oder keine Referenz. 

Ein Beispiel aus der Praxis 

Ein KMU aktiviert die Option «QR Invoice» einmal für sein Geschäftskonto. Danach stellt es seine Rechnungen wie gewohnt über die Auftragsverwaltung.

Jede neue Rechnung enthält automatisch den QR-Code mit den entsprechenden Zahlungsinformationen.

So funktioniert der Zahlungsabgleich in KLARA 

Nutzt du eine QR-IBAN mit QRR, kann KLARA eingehende Zahlungen automatisch der passenden Rechnung zuordnen.

Bei einer regulären IBAN mit SCOR oder ohne Referenz gleichst du die Zahlung in KLARA manuell ab.

Häufige Fragen zur QR-Rechnung 

Muss ich die QR-Rechnung für jede Rechnung neu einrichten?
Nein. Die Aktivierung erfolgt einmalig pro Bankkonto.

Brauche ich zwingend eine QR-IBAN, um in KLARA eine QR-Rechnung zu erstellen?
Nein. Eine reguläre IBAN funktioniert ebenfalls. Mit QR-IBAN und QRR kann KLARA Zahlungen automatisch zuordnen. Bei einer regulären IBAN gleichst du sie manuell ab.

Kann ich den QR-Code als eigene PDF-Datei erhalten?
Ja. Bei der Einrichtung kannst du wählen, ob der QR-Code als separates PDF oder direkt im Rechnungsdokument erscheinen soll.