Wenn du zum ersten Mal jemanden anstellst, musst du drei Bereiche klären: den Arbeitsvertrag, die Anmeldungen bei den Sozialversicherungen (AHV, Unfallversicherung, allenfalls Pensionskasse) und, falls nötig, die Quellensteuer. Ab dem ersten Arbeitstag kommt die laufende Lohnabrechnung dazu. Die Tabelle zeigt dir, wer was wann wissen will, danach gehen wir jeden Punkt einzeln durch.
| Thema | Meldestelle | Wann |
| Arbeitsvertrag / Informationspflicht | Interne Dokumentation) | Vor bzw. spätestens einen Monat nach Anstellungsbeginn |
| AHV/IV/EO-Anmeldung | Kantonale AHV-Ausgleichskasse | Sofort bei fehlender AHV-Nummer, sonst je nach Ausgleichskasse |
| Unfallversicherung (UVG) | Suva oder privater Unfallversicherer | Vor dem ersten Arbeitstag |
| Quellensteuer | Kantonale Steuerverwaltung | Kantonal unterschiedlich, z. B. Kanton Zürich acht Tage |
| Berufliche Vorsorge (BVG) | Pensionskasse | Ab Jahreslohn CHF 22'680 (2026) und Alter 18+ |
| Krankentaggeld (KTG) | Freiwillig, ausser GAV schreibt sie vor | Vor Anstellungsbeginn empfehlenswert |
Rechtlich reicht auch ein mündlicher Vertrag. Schriftlich ist trotzdem sinnvoll, damit Lohn, Pensum und Funktion von Anfang an klar sind. Bei Anstellungen über einen Monat musst du diese Punkte ohnehin spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich festhalten (Art. 330b OR).
Manche Branchen haben einen allgemeinverbindlichen GAV mit eigenen Regeln zu Mindestlohn, Ferien oder Krankentaggeld. Frage bei deinem Berufsverband nach, ob das auf dich zutrifft.
Das ist der administrative Grundstein für die weiteren Schritte: Erst danach kannst du deine Mitarbeiterin bei der Ausgleichskasse anmelden.
Kläre, ob dein Betrieb aufgrund seiner Branche bei der Suva versichert sein muss oder ob du einen privaten Unfallversicherer wählst. Diese Versicherung muss stehen, bevor deine Mitarbeiterin zum ersten Mal arbeitet.
Hat sie noch keine AHV-Nummer, meldest du sie sofort. Hat sie bereits eine, prüfe bei deiner Ausgleichskasse, bis wann du sie melden musst. Gut zu wissen: Die Frist ist nicht bei allen Ausgleichskassen gleich – frag im Zweifel direkt nach.
Arbeitet deine Mitarbeiterin bei dir mindestens acht Stunden pro Woche, ist sie damit automatisch auch für Unfälle in der Freizeit versichert. Diese Prämie zahlt sie über einen Lohnabzug, du zahlst den Anteil für Berufsunfälle. Arbeitet sie weniger, beschränkt sich der Unfallschutz auf die Arbeitszeit selbst.
Hat deine Mitarbeiterin keine Schweizer Staatsbürgerschaft und keine Niederlassungsbewilligung C, musst du in der Regel Quellensteuer abziehen und bei deiner kantonalen Steuerverwaltung anmelden. Gut zu wissen: Die Anmeldefrist legt jeder Kanton selbst fest, im Kanton Zürich sind es zum Beispiel acht Tage nach Stellenantritt.
Diese Schwelle entscheidet, ob zusätzlich zur AHV eine Pensionskasse nötig wird: Verdient deine Mitarbeiterin 2026 mindestens CHF 22'680 im Jahr und ist mindestens 18 Jahre alt, meldest du sie bei einer Pensionskasse an. Das eigentliche Alterssparen beginnt erst ab 25 Jahren, bis dahin sind nur Tod und Invalidität versichert.
Auf Bundesebene ist das freiwillig, ein GAV kann sie aber vorschreiben (siehe Phase 1). Auch ohne Pflicht kann sie dich und deine Mitarbeiterin bei längerer Krankheit finanziell absichern.
Bei jeder Lohnzahlung müssen die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge und gegebenenfalls weitere Abzüge berücksichtigt werden – beispielsweise AHV/IV/EO, ALV, Nichtberufsunfallversicherung, BVG und Quellensteuer.
Die Sozialversicherungsbeiträge werden an die zuständigen Stellen abgerechnet. Falls deine Mitarbeiterin quellensteuerpflichtig ist, musst du auch die Quellensteuer periodisch an die kantonale Steuerverwaltung überweisen.
Für die jährliche Abrechnung meldest du die ausbezahlten Löhne des Vorjahres deiner Ausgleichskasse.
Deine Mitarbeiterin hat Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Jahr (Art. 329a OR).
Bei Teilzeit gelten zusätzlich Besonderheiten rund um Feiertage. Mehr dazu erfährst du im Artikel Feiertage und Teilzeit korrekt entschädigen.
Eine Physiotherapeutin in Luzern eröffnet ihre erste Praxis und stellt eine Rezeptionsmitarbeiterin mit einem 60-Prozent-Pensum an.
Sie schliesst einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab, meldet sich als neue Arbeitgeberin bei der kantonalen Ausgleichskasse und klärt, ob für ihren Betrieb die Suva oder ein privater Unfallversicherer zuständig ist.
Weil der Jahreslohn über CHF 22'680 liegt, prüft sie zusätzlich die Anmeldung bei einer Pensionskasse. Da die Mitarbeiterin Schweizerin ist, fällt in diesem Beispiel keine Quellensteuer an.
Nein. Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich auch mündlich abgeschlossen werden. Schriftlich ist trotzdem empfehlenswert, damit Lohn, Pensum, Funktion und weitere Bedingungen klar dokumentiert sind.
Bei Arbeitsverhältnissen von mehr als einem Monat müssen die wichtigsten Punkte spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich mitgeteilt werden.
Klär das direkt bei der Suva oder einem Unfallversicherer ab. Die Zuständigkeit hängt von der Branche und Tätigkeit deines Betriebs ab.
Wichtig ist, dass die Unfallversicherung vor dem ersten Arbeitstag geregelt ist.
Die entscheidende Grenze liegt bei acht Arbeitsstunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber.
Ab mindestens acht Stunden pro Woche ist die Mitarbeiterin zusätzlich gegen Nichtberufsunfälle versichert. Bei weniger als acht Stunden besteht über dieses Arbeitsverhältnis grundsätzlich nur der Schutz gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten.
In der Regel nicht. Quellensteuer betrifft üblicherweise Personen ohne Schweizer Staatsbürgerschaft und ohne Niederlassungsbewilligung C.
Bei Unsicherheit solltest du die konkrete Situation mit der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung klären.
Je nach Fall können Nachzahlungen, Verzugszinsen oder weitere finanzielle Risiken entstehen.
Klär offene Fristen deshalb frühzeitig direkt mit deiner Ausgleichskasse, Versicherung oder der zuständigen kantonalen Stelle.
Hinweis: Dieser Artikel wurde sorgfältig anhand offizieller Quellen recherchiert, aber nicht von einer Fachperson für Arbeitsrecht, Sozialversicherungen oder Steuerfragen geprüft. Er ersetzt keine individuelle rechtliche, steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten zu deiner konkreten Situation wende dich an deine Treuhandstelle, Ausgleichskasse oder die zuständige Fachstelle.