Akontorechnung und Anzahlung: So stellst du sie richtig aus (MWST und Schlussrechnung)

Kurzantwort: Eine Akontorechnung ist eine Rechnung über einen Teilbetrag, den du vor der Leistung verlangst. Auf eine solche Vorauszahlung schuldest du die MWST, sobald das Geld bei dir eingeht. In der Schlussrechnung rechnest du die Anzahlung an und achtest darauf, dass die MWST insgesamt nicht zu hoch ausgewiesen wird.

Unten findest du ein Rechenbeispiel, eine Tabelle zum Zeitpunkt der MWST und eine Checkliste.

Akontorechnung, Anzahlung, Teilrechnung: Was ist der Unterschied?

Akontorechnung, Anzahlung und Vorauszahlung meinen im Alltag dasselbe: Du verlangst Geld, bevor du fertig bist. Das MWST-Gesetz spricht von «Vorauszahlung» und «Teilrechnung». Das Wort «Akonto» kommt dort nicht vor.

Für die MWST sind drei Begriffe auseinanderzuhalten:

• Vorauszahlung: Du erhältst Geld, bevor du die Leistung erbracht hast (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG).
• Teilrechnung: Du stellst eine Rechnung für eine bereits erbrachte Teilleistung. Das gibt es, wenn die Leistung aus aufeinander folgenden Teilleistungen besteht (Art. 40 Abs. 1 Bst. b MWSTG).
• Teilzahlung: Deine Kundschaft zahlt einen Teil des geschuldeten Betrags. Eine Teilzahlung sagt für sich allein nichts darüber aus, wie weit die Leistung erbracht ist. Sie kann eine Vorauszahlung sein oder zu einer erbrachten Teilleistung gehören.

Welcher Fall vorliegt, entscheidet sich am Leistungsstand zum Zeitpunkt der Zahlung bzw. Rechnung. Bei Zweifeln hilft deine Treuhand oder die ESTV.

Was gehört auf eine Akontorechnung?

Für Akonto- und Teilrechnungen gelten die Anforderungen an jede Rechnung (Art. 26 MWSTG). Die ESTV hält fest, dass sie «vorzugsweise» danach ausgestellt werden. Auf die Rechnung gehören:

• dein Name und Ort, der Hinweis auf deine MWST-Pflicht und deine MWST-Nummer
• Name und Ort deiner Kundschaft
• Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn er nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
• das Entgelt, also der Betrag, den du jetzt verlangst
• der Steuersatz und der Steuerbetrag

Das Gesetz nennt diese Angaben «in der Regel». Für Akontorechnungen empfiehlt die ESTV in ihrer Branchen-Info für Gemeinwesen ausdrücklich, die MWST auszuweisen. So vermeidest du Rückfragen deiner Kundschaft zum Vorsteuerabzug. Für eine transparente Abrechnung empfiehlt es sich deshalb, Steuersatz und Steuerbetrag aufzuführen.

Bist du nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen, darfst du auf der Rechnung nicht auf die MWST hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG). Ob du MWST-pflichtig bist, erklärt der Artikel Ab welchem Umsatz bin ich in der Schweiz MWST-pflichtig?

Praktisch bewährt sich zusätzlich: den Titel «Akontorechnung» oder «Anzahlung» setzen, auf Offerte oder Auftragsbestätigung verweisen und den Gesamtbetrag nennen. Alle Pflichtangaben im Überblick: Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in der Schweiz enthalten?

Wann schulde ich die MWST?

Auf Vorauszahlungen schuldest du die MWST mit dem Geldeingang. Das Gesetz sagt es so: Die Steuer entsteht «mit der Vereinnahmung des Entgelts bei Vorauszahlungen» (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG). Das gilt auch, wenn du nach vereinbarten Entgelten abrechnest. Du deklarierst die MWST in der Abrechnungsperiode, in der das Geld eingeht (ESTV MWST-Branchen-Info 04, Ziffer 6).

Ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten abrechnest, spielt bei den übrigen Rechnungen eine Rolle:

• Vereinbarte Entgelte (der Regelfall): Du versteuerst, was du in Rechnung stellst.
• Vereinnahmte Entgelte (auf Antrag bei der ESTV): Du versteuerst, was bei dir eingeht.

Quelle: Art. 40 Abs. 1 und 2 MWSTG. Für Teilrechnungen bei vereinbarten Entgelten bestätigt es die ESTV-Praxis (MWST-Branchen-Info 04, Ziffer 6).

Geht das Geld erst Wochen nach der Akontorechnung ein, fällt die MWST auch erst dann an.

Für deine Kundschaft: Wer MWST-pflichtig ist, kann die ihm in Rechnung gestellte Steuer als Vorsteuer abziehen (Art. 28 Abs. 1 Bst. a MWSTG). Der Zeitpunkt hängt von der Abrechnungsart der Kundschaft ab. Bei vereinbarten Entgelten ist es der Empfang der Rechnung, bei vereinnahmten Entgelten die Bezahlung (Art. 40 Abs. 1 und 2). Weitere Voraussetzungen und Einzelfälle regelt die ESTV-Praxis zum Vorsteuerabzug. Sie sind nicht Thema dieses Artikels.

Wie schreibe ich die Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung rechnet die Gesamtleistung ab und rechnet an, was die Kundschaft schon bezahlt hat. Eine Regel gilt dabei: Die MWST, die du auf der Akontorechnung ausgewiesen hast, darf in der Schlussrechnung nicht ein zweites Mal dazukommen. Die ESTV sagt ausdrücklich, dass die MWST aufgrund der Akontorechnungen weder doppelt noch zu hoch ausgewiesen werden darf.

Einen Weg zeigt die ESTV in einem Beispiel ihrer Branchen-Info für Gemeinwesen: Du ziehst vom Gesamtbetrag ohne MWST zuerst das Akonto ohne MWST ab und berechnest die MWST erst auf dem Rest. Die ESTV nennt das «korrekt». Andere Darstellungen sind denkbar, solange die ausgewiesene MWST insgesamt nicht über der geschuldeten liegt. Der Weg der ESTV vermeidet das Risiko einer doppelten Steuer.

Rechenbeispiel

Eine Schreinerei baut einen Einbauschrank für CHF 20'000.00 ohne MWST. Bei der Auftragsbestätigung verlangt sie 30 Prozent Anzahlung. Die MWST beträgt 8,1 Prozent.

Akontorechnung im September:

Das Geld geht Ende September ein. Die Schreinerei deklariert die MWST von CHF 486.00 in der Abrechnung, in der das Geld eingegangen ist.

Schlussrechnung im Dezember (Weg der ESTV):

Probe: Die MWST beider Rechnungen zusammen beträgt CHF 486.00 plus CHF 1'134.00, also CHF 1'620.00. Das sind 8,1 Prozent von CHF 20'000.00. Die Kundschaft bezahlt CHF 6'486.00 plus CHF 15'134.00, insgesamt CHF 21'620.00.

Der typische Fehler und was er bedeutet

Die Schreinerei weist in der Schlussrechnung die MWST auf der ganzen Leistung aus (CHF 1'620.00) und zieht dann das Akonto inklusive MWST ab (CHF 6'486.00). Der Restbetrag von CHF 15'134.00 stimmt. Ausgewiesen ist aber insgesamt CHF 2'106.00 MWST, nämlich CHF 486.00 auf der Akontorechnung und CHF 1'620.00 auf der Schlussrechnung. Geschuldet ist die MWST auf der Leistung: CHF 1'620.00. Dieselbe Konstellation zeigt die ESTV als nicht korrekte Schlussrechnung.

Dazu zwei Begriffe, die du auseinanderhalten solltest:

• Fehlerhafter Steuerausweis: Die Rechnungen weisen CHF 486.00 mehr aus, als auf der Leistung anfallen.
• Steuerschuld aus dem Ausweis: Wer zu viel Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer, ausser die Rechnung wird korrigiert oder er macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 Abs. 2 MWSTG).

Die Schuld aus dem Mehrausweis ist also nicht endgültig. Du kannst die Schlussrechnung nachträglich korrigieren, mit einem Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft (Art. 27 Abs. 4). Kein Steuerausfall entsteht laut Gesetz namentlich dann, wenn die Kundschaft keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat oder die Vorsteuer dem Bund zurückerstattet worden ist. Ob das in deinem Fall zutrifft und wie du es belegst, klärst du mit deiner Treuhand oder der ESTV. Am einfachsten ist es, den Fehler gar nicht erst zu machen.

Und wenn der Auftrag nicht zustande kommt?

Erstattest du die Anzahlung zurück, hast du die MWST darauf bereits abgerechnet. Für die Korrektur eines bezahlten Entgelts sieht das Gesetz vor: Du passt die Umsatzsteuerschuld an, wenn du die Korrektur verbuchst (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). Wie du den Einzelfall dokumentierst, klärst du mit deiner Treuhand. Das Vorgehen bei Korrekturen steht im Artikel Rechnung korrigieren oder stornieren. Halte in der Offerte fest, was mit der Anzahlung passiert, wenn der Auftrag nicht zustande kommt.

Checkliste: Akontorechnung in sechs Schritten

1. Anzahlung vereinbaren: Betrag oder Prozentsatz und Zahlungsfrist in Offerte oder Auftragsbestätigung festhalten.
2. Akontorechnung mit allen Pflichtangaben erstellen, Steuersatz und Steuerbetrag ausweisen, Titel «Akontorechnung».
3. Zahlungseingang prüfen und das Datum festhalten. Ab diesem Datum schuldest du die MWST.
4. MWST in der Abrechnungsperiode des Geldeingangs deklarieren.
5. Schlussrechnung stellen: Gesamtbetrag ohne MWST, Akonto ohne MWST abziehen, MWST auf dem Rest berechnen. Nummer und Datum der Akontorechnung nennen.
6. Kontrollieren: Die MWST aus Akonto- und Schlussrechnung ergibt zusammen genau die MWST auf dem Gesamtbetrag.

Wie funktioniert das in KLARA?

Dieser Abschnitt stützt sich auf das KLARA Support Center.

In der KLARA Auftragsverwaltung legst du unter «Artikel» zuerst einen Artikel vom Typ «Vorausrechnung/Vorauszahlung» an. Danach erstellst du eine Rechnung, fügst diesen Artikel mit dem gewünschten Betrag ein und verschickst sie. Der Betrag wird laut Support automatisch in der Buchhaltung als Vorauszahlung verbucht. Den Zahlungseingang gleichst du über den Bankabgleich mit dieser Rechnung ab.

Bei der Schlussrechnung zeigt KLARA an, dass es für diese Kundschaft bereits eine Vorauszahlung gibt. Du setzt das Häkchen bei der Vorauszahlung und klickst auf «Hinzufügen». Die Vorauszahlung wird am Ende der Rechnung abgezogen. Ist die Rechnung kleiner als die Vorauszahlung, passt du den Betrag oben an. Der Rest bleibt als Vorauszahlung offen.

Kontrolliere vor dem Versand in der Vorschau, dass Akonto- und Schlussrechnung die MWST so ausweisen wie im Beispiel oben.

Mehr dazu im Support-Artikel Wie erstelle ich eine Vorauszahlung?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Akonto und Anzahlung?

Für deine Rechnung keiner. Beide verlangen einen Teilbetrag vor der Leistung. Das Gesetz spricht von Vorauszahlung.

Ich rechne nach vereinnahmten Entgelten ab. Ändert sich etwas?

Bei der Akontorechnung nicht. Auf Vorauszahlungen schuldest du die MWST in beiden Fällen mit dem Geldeingang. Die Unterschiede bei Teilrechnungen und Schlussrechnung siehst du in der Tabelle oben.

Ich bin nicht MWST-pflichtig. Was gilt?

Dann darfst du auf keiner Rechnung auf die MWST hinweisen, auch nicht auf der Akontorechnung (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Die Angaben ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Sonderfällen wende dich an deine Treuhand oder an die ESTV.