Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung in der Schweiz enthalten?

Was auf deine Rechnung gehört, hängt vor allem von zwei Dingen ab: Ist dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, und bist du MWST-pflichtig?

Bist du im Handelsregister eingetragen, muss deine vollständige Firma auf der Rechnung stehen (Art. 954a OR). Bist du zusätzlich MWST-pflichtig, gelten weitere Anforderungen an die Rechnung nach dem Mehrwertsteuergesetz (Art. 26 MWSTG). Bist du nicht MWST-pflichtig, entfallen diese zusätzlichen Angaben.

Die folgende Übersicht zeigt dir, was für dich gilt.

Pflichtangaben auf einen Blick

Was ändert sich bei MWST-Pflicht? 

Bist du MWST-pflichtig, verlangt Art. 26 MWSTG auf Verlangen deiner Kundschaft eine Rechnung mit folgenden Angaben: Name und Ort deines Unternehmens, deine MWST-Registernummer, Name und Ort der Kundschaft, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den Steuersatz beziehungsweise Steuerbetrag.

Eine Ausnahme gilt für Kassenzettel bis CHF 400: Hier müssen die Angaben zur Kundschaft nicht aufgeführt sein.

Rechnest du Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen ab, sollten die Positionen nach Steuersätzen gruppiert oder mit dem jeweils anwendbaren Steuersatz bezeichnet werden.

Wenn ein Unternehmen nicht MWST-pflichtig ist, gelten die zusätzlichen Rechnungsanforderungen nach Art. 26 MWSTG nicht. Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, muss insbesondere die dort eingetragene Firma korrekt verwendet werden.

Was ist zusätzlich sinnvoll?

Diese Angaben sind nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, machen deine Rechnung aber klarer und einfacher verarbeitbar:

• Rechnungsnummer: macht deine Rechnung eindeutig auffindbar und deine Buchhaltung nachvollziehbar.

• Zahlungsfrist: schafft Klarheit darüber, bis wann du die Zahlung erwartest. Für die Frage, wann Verzug eintritt, gelten zusätzlich die Regeln des Obligationenrechts.

• IBAN oder QR-Rechnung: ohne Zahlungsinformationen weiss deine Kundschaft nicht, wohin sie zahlen soll.

• Referenz: erleichtert die eindeutige Zuordnung der Zahlung.

• Kontaktangaben: erleichtern Rückfragen zur Rechnung.

• Bestell- oder Kundennummer: hilft deiner Kundschaft, mehrere Aufträge intern zu unterscheiden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein MWST-pflichtiger Schreinereibetrieb in Bern stellt einem Geschäftskunden eine Rechnung für eine Küchenmontage:

Und wenn du nicht MWST-pflichtig bist?

Eine freiberufliche Grafikerin in Luzern ist nicht im MWST-Register eingetragen. Sie weist deshalb auf ihrer Rechnung keine MWST aus. Ihre Rechnung enthält ihren Namen bzw. ihre Geschäftsbezeichnung, die Kundendaten, die Leistungsbeschreibung und den Betrag. 

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Fehlende oder unklare Angaben können Rückfragen verursachen und bei MWST-relevanten Rechnungen die Prüfung erschweren. Entdeckst du einen Fehler, solltest du die Rechnung korrigieren und die Änderung nachvollziehbar dokumentieren. Wie eine Korrektur im konkreten Fall erfolgen muss, hängt von der Art des Fehlers ab.

Sonderfall QR-Rechnung

Stellst du eine QR-Rechnung, gelten für den Zahlteil zusätzlich die technischen Vorgaben der Swiss Payment Standards von SIX. Das ist ein eigenes Thema mit eigenen Regeln, unabhängig von den Pflichtangaben oben.

Mehr dazu liest du in QR-Referenz oder SCOR: Was ist der Unterschied?, Brauchst du für eine QR-Rechnung eine QR-IBAN? und Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?.

Rechnungen mit KLARA erstellen

In KLARA hinterlegst du Firmendaten, MWST-Angaben und Bankverbindung zentral in den Einstellungen; das System nutzt diese Angaben für die Rechnungserstellung. Beim Erstellen einer Rechnung vergibt KLARA zudem automatisch die Rechnungsnummer und setzt den Status direkt auf «Offen».

Aktivierst du die QR-Rechnung einmalig pro Bankkonto, erstellt KLARA danach automatisch den passenden QR-Code für den Zahlteil. 

Häufige Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen

Braucht eine Rechnung in der Schweiz eine Rechnungsnummer?
Gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis aber Standard, weil sie deine Buchhaltung nachvollziehbar macht.

Muss eine Zahlungsfrist auf der Rechnung stehen?
Nicht zwingend, aber sinnvoll: Sie schafft Klarheit, bis wann du mit der Zahlung rechnest.

Muss die MWST-Nummer auf die Rechnung?
Ja, wenn du MWST-pflichtig bist und deine Kundschaft eine Rechnung nach Art. 26 MWSTG verlangt. Bist du nicht MWST-pflichtig, entfällt das.

Muss das Leistungsdatum auf einer MWST-Rechnung stehen?
Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung müssen angegeben werden, wenn sie nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen.

Was muss auf einer Rechnung stehen, wenn ich nicht MWST-pflichtig bin?
Bist du nicht MWST-pflichtig, gelten die zusätzlichen Vorgaben nach Art. 26 MWSTG nicht. Ist dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, muss die dort eingetragene Firma vollständig und unverändert angegeben werden. Weitere Angaben wie Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Betrag und Rechnungsnummer sind für eine klare und nachvollziehbare Rechnung sinnvoll.