Online Zeiterfassung
für KMU

KLARA Zeiterfassung berechnet automatisch die Anzahl Ferientage aufgrund des Beschäftigungsgrades. Dazu musst du zunächst angeben, wie viele Ferientage jemand bei einem Vollzeitpensum hat. 

Beispiel: Bei fünf Ferienwochen pro Jahr und einem Vollzeitpensum besteht ein Anspruch auf 25 Ferientage. Diese nimmt das System als Grundlage seiner Berechnungen. Hast du Mitarbeitende, die nur 80 Prozent arbeiten, gibst du für sie also total 25 Ferientage ein und KLARA Zeiterfassung berechnet automatisch den Anspruch auf 20 Ferientage.  

Da es ohne fixe Sollzeit auch kein fixes Arbeitspensum gibt, musst du in diesem Fall die Ferienzeit selbst ausrechnen und in KLARA Zeiterfassung eingeben.

Wenn sich das Arbeitspensum eines Team-Mitglieds ändert, ist es am einfachsten, einen neuen Zeitraum für diese Person zu definieren. Du gibst also beide Arbeitsverhältnisse separat ein und Klara berechnet die Ferientage. Für jeden Zeitraum kannst du verschiedene Werte festlegen, damit du Sonderfälle wie Auszeit, Kurzarbeit und andere vertragliche Änderungen problemlos festhalten kannst.

Wenn du möchtest, dass Feiertage automatisch berücksichtigt werden, musst du diese in KLARA Zeiterfassung im Bereich «Firma» beim Arbeitsort selbst eingeben oder importieren. Beim Erfassen einer neuen rapportierenden Person prüft KLARA jeweils den Arbeitsort und erstellt Einträge für jeden erfassten Feiertag. Änderungen bezüglich der Feiertage berücksichtigt das System automatisch für die betroffenen Personen.

KLARA Zeiterfassung arbeitet mit verschiedenen vordefinierten Absenzen, die jeweils automatisch die korrekte Ist-Zeit berechnen. 

Absenzen, die als normale Arbeitszeit berechnet werden:
•    Ferien
•    Krankheit
•    Bezahlte Freistellung
•    Unfall
•    Militärdienst
•    Mutter- oder Vaterschaftsurlaub
Beispiel: Ein Tag Unfall entspricht der Soll-Arbeitszeit von diesem Tag.

Absenzen, die nicht als Arbeitszeit berücksichtigt werden:
•    Unbezahlte Freistellung
•    Kompensation von Überstunden
Beispiel: Ein Team-Mitglied hat acht Überstunden gesammelt und nimmt sich nun einen Tag frei, um diese zu kompensieren. Die 8 Stunden werden also von der bisher geleisteten Arbeitszeit abgezogen, womit keine Überzeit mehr verbleibt. 

Absenzen, die die Soll-Arbeitszeit reduzieren:
•    Feiertag
Beispiel: Ein Feiertag reduziert die Soll-Arbeitszeit am entsprechenden Tag.

KLARA Zeiterfassung unterscheidet zwischen bezahlten und unbezahlten Pausen: 

Bezahlte Pausen verlängern die Arbeitszeit, sofern es keine Überschneidungen gibt. 
Beispiel: Die Arbeitszeit ist von 7:00 bis 17:00 Uhr, inklusive einer Stunde Mittagspause. Die Arbeitszeit für einen Tag beträgt also zehn Stunden.

Unbezahlte Pausen verkürzen die Arbeitszeit. Werden sie ausserhalb der offiziellen Arbeitszeit rapportiert, hat dies keinen Einfluss auf die Anzahl geleisteter Stunden. Um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, würde die Arbeitszeit für einen Tag dann neun Stunden betragen. Erfasst wird sie beispielsweise so: Arbeitszeit von 7:00 bis 12:00 Uhr und von 13:00 bis 17:00 Uhr, sowie eine Pause von 12:00 bis 13:00 Uhr. 

KLARA Zeiterfassung unterscheidet drei Benutzerrollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten: 

Öffne die Benutzerverwaltung von KLARA. Als Administrator oder Administratorin weist du dort den Reportern und Vorgesetzten die Rolle «Zeit- und Materialrapporte» zu. Beim Hinzufügen von neuen Reportern hast du die Möglichkeit, einen Benutzer oder Benutzerin von KLARA Zeiterfassung als Vorgesetzten für diese Person auszuwählen.