Saisie numérique du temps pour PME

Dans KLARA Time, collaborateurs ou personnes externes peuvent être ajoutés comme rapporteurs. Tous les rapporteurs peuvent saisir leur heures de travail. Contrairement aux collaborateurs, les personnes externes ne sont pas salariées. Ils ne sont donc pas saisis dans le système KLARA salaires. Ainsi, les freelances/indépendants qui travaillent sur mandat pour l'entreprise peuvent quand même rapporter leurs heures sur des projets.

Lors de la configuration, il est possible d'attribuer à un rapporteur un ou plusieurs autres rapporteurs en tant que supérieurs hiérarchiques. Les supérieurs peuvent consulter, évaluer et, le cas échéant, modifier les entrées saisies (heures de travail, absence, pause) des rapporteurs affectés.

S'il n'existe pas encore d'utilisateur dans la gestion des utilisateurs KLARA pour l'adresse email indiquée, un utilisateur est automatiquement créé pour le rapporteur avec l'adresse email indiquée. Cet utilisateur reçoit le rôle "Rapport des heures et de matériel". Si un utilisateur existe déjà pour cette adresse email, il reçoit automatiquement le rôle "Rapport des heures et de matériel".

Les utilisateurs ayant le rôle de "Administrateur" ou de "Utilisateur externe" peuvent adapter les données de base des personnes dans KLARA Time, consulter les heures saisi de tous les rapporteurs et également ajouter des entrées (temps de travail, pause, absence). Si un utilisateur avec le rôle d'utilisateur "Administrateur" souhaite également saisir ses propres heures de travail, il doit être ajouté en tant que rapporteur - donc collaborateur ou personne externe. Personnes saisies dans KLARA Time peuvent être complétées par le rôle d'utilisateur "Administrateur" ou "Utilisateur externe" dans la gestion des utilisateurs KLARA.

Plus d’informations ici.

Dans KLARA Time, les collaborateurs qui sont déjà saisis dans KLARA peuvent être ajoutés directement.

Si tu n'as pas encore créé de collaborateurs dans KLARA Salaires, tu peux soit saisir un nouveau collaborateur, soit créer une personne externe. Contrairement aux collaborateurs, les personnes externes ne sont pas mentionnées dans KLARA Salaires, car elles ne sont pas salariées.

La manière d'ajouter des collaborateurs dans KLARA est expliquée ici.

Plus d’informations ici

Les heures de travail ou le nombre de jours de vacances peuvent être modifiés manuellement si cela s'avère nécessaire. Ainsi, pour les personnes dans Time avec un enregistrement manuel, les heures de travail (heures supplémentaires/heures minimales) et les crédits de vacances peuvent être adaptés sans créer d'entrées pour un jour.

Cette fonction est particulièrement utile dans les situations suivantes:

• Transmission des heures accumulées et des vacances lors du démarrage avec KLARA Time
• Déduire les heures supplémentaires payées

Si tu souhaites créer des entrées normales pour les heures de travail et les absences dans KLARA Time, tu trouveras une description ici.

Les rapporteurs peuvent saisir des heures de travail dans le navigateur ou avec l'application MyKLARA.

Lorsque des rapporteurs sont créés dans KLARA Time, leur adresse email doit être enregistrée pour qu'une invitation à la saisie des heures de travail dans KLARA Time, soit envoyée. Les rapporteurs peuvent ensuite se connecter à KLARA dans l'application MyKLARA ou dans le navigateur et saisir leur heures de travail de travail. Les liens vers l’application et le site web sont inclus dans l'invitation par email.

L'utilisateur invité est averti par email. Si celui-ci n'est pas encore enregistré chez KLARA, il peut le faire directement en cliquant sur le lien figurant dans l'email envoyé. Si l'email n'arrive pas chez le rapporteur, bien que son adresse email soit correctement enregistrée dans KLARA Time, le rapporteur doit vérifier sa boîte de spams.

Plus d’informations ici

Les personnes dans KLARA Time peuvent être désactivées ou complètement supprimées. Lors de la désactivation d'une personne, les données de base enregistrées restent sauvegardées.

Dans KLARA Time, une personne peut être désactivée ou supprimée en cliquant d'abord sur cette flèche ❯ à côté de la personne. Ensuite, il y a l'option "Changer reporter" en haut à droite.

Ici, une personne peut être désactivée si, sous "Qu'est-ce qui est saisi", le commutateur sous "Seulement les heures de travail" est basculé.

KLARA Time dispose de différentes absences prédéfinies qui aident à calculer correctement les heures de travail. Les absences peuvent être saisies par jour ou par demi-journée.

Les absences qui sont comptées comme heures de travail normaux:

• Vacances
• Maladie
• Accident
• Absence payée
• Service militaire/protection civile/service civil
• Congé de maternité ou de paternité

Exemples:  Un jour d'accident correspond aux heures de travail théorique de ce jour.

Absences qui ne sont pas prises en compte comme heures de travail:

• Congé non payé
• Compensation (des heures supplémentaires)

Exemples: Un membre de l'équipe a accumulé huit heures supplémentaires et prend maintenant un jour de congé pour les compenser. Les 8 heures sont donc déduites des heures de travail effectuées jusqu'à présent, ce qui ne laisse plus d'heures supplémentaires. 

Absences réduisant les heures de travail prévus:

• Jour férié

Exemples: Un jour férié réduit les heures de travailvail prévus pour le jour correspondant.