Rechnung korrigieren oder stornieren: So gehst du in der Schweiz richtig vor

Ist die Rechnung noch nicht verschickt, passt du sie an oder erstellst sie neu. Ist sie schon bei der Kundschaft, korrigierst du sie mit einem zusätzlichen Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie aufhebt: mit einer Gutschrift, einer Stornorechnung oder einer neuen Rechnung. Halte jeden Schritt nachvollziehbar fest und passe die MWST mit an.

Welcher Weg passt, hängt von drei Fragen ab: Hat die Kundschaft die Rechnung schon erhalten? Ist sie schon bezahlt? Ist MWST betroffen? Die Tabelle weiter unten führt dich durch die typischen Fälle.

Kann ich eine verschickte Rechnung noch ändern?

Ja, mit einem eigenen Korrekturdokument. Das MWST-Gesetz sieht vor, dass du eine Rechnung nachträglich korrigieren kannst, «innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen» (Art. 27 Abs. 4 MWSTG). Die Korrektur erfolgt mit einem Dokument, das die Kundschaft erhält, auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft. Die Originalrechnung bleibt in deiner Ablage.

Buchhalterisch gilt eine zweite Regel: Änderungen müssen erkennbar bleiben. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind so zu führen, dass niemand sie ändern kann, ohne dass sich das feststellen lässt (Art. 3 GeBüV). Eine verschickte und verbuchte Rechnung spurlos zu überschreiben, verträgt sich damit nicht.

Korrektur, Storno und Gutschrift: Was ist der Unterschied?

Alle drei Begriffe stammen aus der Praxis. «Storno» kommt weder im MWST-Gesetz noch im Obligationenrecht vor. Für die MWST zählt, dass ein Dokument auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft.

In der Praxis gehen die Begriffe ineinander über: Eine Stornorechnung ist oft eine Gutschrift über den vollen Betrag. Der Name des Dokuments ist zweitrangig. Es muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen, Betrag und MWST ausweisen und sauber verbucht werden.

Kann ich die Rechnung korrigieren oder muss ich sie stornieren?

Korrigieren reicht, wenn nur ein Teil falsch ist. Stornieren ist sinnvoll, wenn die Rechnung gar nicht hätte entstehen sollen oder so viel falsch ist, dass eine neue Rechnung klarer ist. Art. 27 Abs. 4 MWSTG verlangt für die MWST-Korrektur ein Dokument, das auf die Rechnung verweist und sie widerruft. Einen bestimmten Namen nennt die Bestimmung nicht.

So korrigierst du eine verschickte Rechnung Schritt für Schritt

1. Fehler und Folgen klären. Was ist falsch: Betrag, MWST, Kundendaten? Ist die Rechnung schon bezahlt oder gemahnt?
2. Weg wählen. Die Tabelle oben zeigt dir, ob Korrektur, Gutschrift oder Storno passt.
3. Korrekturdokument erstellen. Es verweist auf die ursprüngliche Rechnung (Nummer und Datum), nennt den Grund und weist Beträge und MWST aus. Für die neue Rechnung gelten wieder die Pflichtangaben auf einer Rechnung. Erstellst du eine neue QR-Rechnung, lege die Zahlung neu fest.
4. Kundschaft informieren. Schick das Korrekturdokument mit einer kurzen Erklärung. Läuft wegen der fehlerhaften Rechnung schon eine Mahnung, klär die Korrektur zuerst mit der Kundschaft.
5. Verbuchen und ablegen. Erfasse das Korrekturdokument in der Buchhaltung und berücksichtige es in der MWST-Abrechnung. Wie Zahlungen deinen Rechnungen zugeordnet werden, erklärt der Artikel zum automatischen Zahlungsabgleich.

Was ist buchhalterisch zu beachten?

Jede Buchung braucht einen Beleg, und die Buchführung muss nachprüfbar sein (Art. 957a Abs. 2 OR). Bei einer Korrektur gehören deshalb Originalrechnung, Korrekturdokument und Zahlungsbelege zusammen. Buchungsbelege bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).

Praxistipp: Gib dem Korrekturdokument eine eigene Nummer und lass die Nummer der Originalrechnung nicht spurlos verschwinden. So bleibt der Weg vom Original über die Korrektur bis zur Zahlung sichtbar.

Was bedeutet die Korrektur für die MWST?

Die MWST folgt dem Entgelt: Ändert sich der Betrag, ändert sich die MWST-Schuld mit. Zu viel ausgewiesene MWST schuldest du, bis du die Rechnung korrigierst. Die Angaben gelten für MWST-pflichtige Unternehmen.

Zu viel MWST auf der Rechnung

Wer in einer Rechnung zu viel Steuer ausweist oder Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet die ausgewiesene Steuer (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Das gilt nicht, wenn du die Rechnung nach Art. 27 Abs. 4 korrigierst oder glaubhaft machst, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist. Kein Steuerausfall entsteht namentlich, wenn die Kundschaft keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat oder die Vorsteuer zurückerstattet wurde. Nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen? Dann darfst du in Rechnungen gar nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Wurde zu wenig MWST ausgewiesen, muss auch diese Abweichung korrekt berücksichtigt werden. Wie die Korrektur im konkreten Fall erfolgt, klärst du insbesondere bei grösseren Beträgen mit deiner Treuhand oder der ESTV.

Wenn sich der Betrag ändert

Wird das vereinbarte oder bezahlte Entgelt korrigiert, passt du die Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt an, in dem du die Korrektur verbuchst oder das korrigierte Entgelt vereinnahmst (Art. 41 Abs. 1 MWSTG).

Ob die MWST der ursprünglichen Rechnung schon abgerechnet ist, hängt von deiner Abrechnungsart ab. Standard ist die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten: Die Steuerschuld entsteht mit der Rechnungsstellung. Rechnest du auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten ab, entsteht sie erst mit der Zahlung (Art. 39 und 40 MWSTG).

Wenn die MWST-Abrechnung schon eingereicht wurde

Musst du eine bereits eingereichte Monats-, Quartals- oder Semesterabrechnung während der Steuerperiode korrigieren, verwendest du dafür die Korrekturabrechnung der ESTV. Seit dem 1. Januar 2025 werden solche Korrekturen online im ESTV-Portal vorgenommen.

Was heisst das für deine Kundschaft?

Kundschaft mit Vorsteuerabzug muss diesen anpassen, wenn das Entgelt korrigiert wird (Art. 41 Abs. 2 MWSTG). Informiere sie deshalb klar über die Korrektur, damit ihre Buchhaltung mitziehen kann.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Zahlendreher, Rechnung noch offen. Eine Schreinerei verschickt die Rechnung 2026-118 für einen Einbauschrank: CHF 4'300.00 plus 8,1 Prozent MWST (CHF 348.30), total CHF 4'648.30. Vereinbart waren CHF 3'400.00 netto. Die Kundin hat noch nicht bezahlt. Die Schreinerei stellt eine Gutschrift über CHF 972.90 aus (CHF 900.00 plus CHF 72.90 MWST) und verweist darin auf Rechnung 2026-118. Die Kundin überweist CHF 3'675.40. Die MWST-Schuld sinkt um CHF 72.90, sobald die Gutschrift verbucht ist.

Falsche Stundenzahl, Rechnung bezahlt. Eine Unternehmensberaterin verrechnet zehn statt acht Stunden zu CHF 150.00: CHF 1'500.00 plus CHF 121.50 MWST, total CHF 1'621.50. Der Kunde hat bezahlt. Sie erstellt eine Gutschrift über CHF 324.30 (CHF 300.00 plus CHF 24.30 MWST). Der Kunde erhält den Betrag zurück oder verrechnet ihn mit der nächsten Rechnung. Ist er MWST-pflichtig, passt er seinen Vorsteuerabzug an.

Wie funktioniert das in KLARA?

Dieser Abschnitt stützt sich auf das KLARA Support Center.

In der KLARA Auftragsverwaltung kannst du die Empfängeradresse ändern, solange die Rechnung nicht gespeichert ist. Ist die Rechnung fertiggestellt und gespeichert, also der Kundschaft zugestellt, sind Adressänderung und Korrektur der Positionen nicht mehr möglich. Für eine zugestellte Rechnung brauchst du deshalb ein Folgedokument, zum Beispiel eine Gutschrift.

Eine Gutschrift entsteht in KLARA, indem du beim Artikel eine Minusmenge erfasst. Das Dokument wird dadurch zur Gutschrift.

Verwirfst du einen Entwurf, bleibt seine Rechnungsnummer vergeben. Die Nummer wird nicht wieder frei.

In der KLARA Buchhaltung verbuchst du Gutschriften als Minusbetrag und kannst sie mit einer Rechnung verrechnen.

Hinweis: Die Angaben in diesem Artikel dienen der allgemeinen Information und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Sonderfällen oder Unsicherheiten wende dich an deine Treuhand oder an die ESTV.