Mahnung schreiben in der Schweiz: Was muss eine Mahnung enthalten?

Eine Mahnung sollte eindeutig zeigen, welche Rechnung offen ist, welchen Betrag dein Kunde schuldet und bis wann er zahlen soll. Ob dein Kunde dafür überhaupt zuerst gemahnt werden muss, hängt von der Rechnung ab: Wurde ein fester Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug automatisch mit Ablauf dieser Frist eintreten. Ohne eine solche Vereinbarung setzt in der Regel erst deine Mahnung den Kunden in Verzug. Eine schriftliche Mahnung bleibt trotzdem der übliche und empfehlenswerte erste Schritt, bevor du Verzugszins verlangst oder eine Betreibung einleitest.

Was gehört in eine Mahnung?

Eine Mahnung ist gesetzlich formfrei – es gibt keine vorgeschriebene Liste an Inhalten. Damit sie ihren Zweck erfüllt und im Streitfall als Nachweis taugt, gehören diese Angaben rein:

• Absender und Empfänger (Name, Adresse)

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• ursprüngliches Fälligkeitsdatum

• offener Betrag

• neue Zahlungsfrist

• Zahlungsangaben (IBAN oder QR-Rechnung)

• klare Zahlungsaufforderung

• Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen

Rechtlich zwingend ist davon nichts. In der Praxis sind diese Angaben trotzdem sinnvoll: Sie vermeiden Rückfragen und helfen, die offene Rechnung eindeutig zuzuordnen.

Muster einer freundlichen Zahlungserinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung Nr. 2026-0143

Guten Tag Frau Meier

Für unsere Rechnung Nr. 2026-0143 vom 3. August 2026 über CHF 890.00 mit Fälligkeit am 2. September 2026 konnten wir bislang keinen Zahlungseingang feststellen.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis zum 16. September 2026 auf folgendes Konto zu überweisen: IBAN CH00 0000 0000 0000 0000 0.

Sollten Sie zwischenzeitlich bereits bezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [Telefon/E-Mail].

Freundliche Grüsse

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Mahnfrist: Wie lange sollte sie sein?

Eine gesetzliche Standardfrist für die Mahnung gibt es nicht. Üblich in der Praxis sind 10 bis 14 Tage, je nach Kundenbeziehung und Forderungshöhe. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht: du entscheidest die Frist selbst, solange sie angemessen ist.

Wie viele Mahnungen sind nötig?

Gesetzlich ist keine feste Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben. Das dreistufige Mahnwesen – Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung – ist eine verbreitete Geschäftspraxis, keine gesetzliche Vorgabe. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Verzug: Fällig ist eine Rechnung, sobald die vereinbarte Frist erreicht ist. Verzug ist der rechtliche Zustand, der Verzugszins auslöst (Art. 102 OR). Wurde ein fester Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug automatisch mit Ablauf dieses Tages eintreten. Wurde kein solcher Termin vereinbart, setzt in der Regel erst deine Mahnung den Kunden in Verzug.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: was ist der Unterschied?

Eine Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe: ein kurzer, unverbindlicher Hinweis, dass eine Rechnung noch offen ist. Die Mahnung folgt sachlicher und bestimmter, meist mit neuer Frist und dem Hinweis auf mögliche Konsequenzen. Beide Formen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Keine ist Pflicht, bevor du weitere Schritte einleitest, aber beide senken in der Praxis das Risiko einer Betreibung, weil viele Kundinnen und Kunden schon nach der ersten Erinnerung zahlen.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Mahngebühren solltest du vorgängig vertraglich vereinbaren, zum Beispiel in deinen AGB, und dort klar beziffern. Eine vage Klausel ohne konkreten Betrag reicht nicht. Ohne diese Grundlage ist eine pauschale Mahngebühr rechtlich schwierig durchzusetzen, dann bräuchtest du einen tatsächlich nachweisbaren Mehraufwand, was in der Praxis für kleine Beträge selten sinnvoll ist. Kläre diesen Punkt im Zweifel mit einer Fachperson, bevor du Mahngebühren in Rechnung stellst.

Verzugszins: Was gilt ohne Vereinbarung?

Ab Verzug schuldet dein Kunde ohne besondere Vereinbarung 5 Prozent Verzugszins pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR). Wurde vertraglich ein höherer Satz vereinbart, gilt dieser auch während des Verzugs (Art. 104 Abs. 2 OR). Kündige den Verzugszins am besten schon in der Mahnung an.

Wann darf ich betreiben?

Für eine Betreibung braucht es keine vorherige Mahnung. Sobald deine Forderung fällig ist, kannst du grundsätzlich ein Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt einreichen. In der Praxis mahnen die meisten KMU trotzdem zuerst, weil ein grosser Teil der offenen Rechnungen schon nach einer Erinnerung beglichen wird und eine Betreibung ohne vorherige Mahnung bei der Kundschaft oft schlecht ankommt. Dies ist keine Rechtsberatung für deinen konkreten Fall, bei grösseren Forderungen oder Unsicherheiten lohnt sich eine kurze Rücksprache mit einer Fachperson.

Was Pflicht, Praxis und Empfehlung sind

Offene Rechnungen mit KLARA im Blick behalten

Wer offene Rechnungen manuell im Griff behalten will, verliert schnell den Überblick. Klare Zahlungsfristen auf der Rechnung, ein regelmässiger Blick auf offene Posten und ein laufender Abgleich der Zahlungseingänge entlasten den Mahnprozess spürbar.

KLARA unterstützt dich beim Mahnwesen mit drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste Mahnung und zweite Mahnung. Du kannst gezielt auswählen, welche Kundinnen und Kunden oder welche überfälligen Rechnungen gemahnt werden sollen. Einzelne Kunden lassen sich mit einem Mahnblocker vom Mahnprozess ausnehmen, und der Versand der Mahnungen wird von dir bestätigt.

FAQ

Muss ich in der Schweiz drei Mahnungen schicken?

Nein. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe zur Anzahl Mahnungen. Das dreistufige Mahnwesen ist verbreitete Praxis, kein Muss.

Wie lange sollte die Frist in einer Mahnung sein?

Eine gesetzliche Standardfrist existiert nicht. In der Praxis sind 10 bis 14 Tage üblich, angepasst an Kundenbeziehung und Forderungshöhe.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur, wenn du sie vorher vertraglich vereinbart hast und der Betrag klar beziffert ist, meist in den AGB. Ohne diese Grundlage ist eine pauschale Gebühr rechtlich schwierig durchzusetzen.

Muss eine Mahnung schriftlich erfolgen?

Nein, sie ist formfrei und kann auch mündlich erfolgen. Schriftlich per E-Mail oder Brief ist aus Beweisgründen empfehlenswert.

Wann kann ich eine Betreibung einleiten?

Grundsätzlich sobald deine Forderung fällig ist, unabhängig von einer vorherigen Mahnung. In der Praxis mahnen die meisten Unternehmen trotzdem zuerst.

Ab wann ist mein Kunde im Zahlungsverzug?

Wurde ein fester Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug automatisch mit dessen Ablauf eintreten. Ohne eine solche Vereinbarung setzt in der Regel erst deine Mahnung den Kunden in Verzug (Art. 102 OR).

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Die Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe, die Mahnung folgt sachlicher und bestimmter, meist mit neuer Frist. Gesetzlich ist keine der beiden Formen vorgeschrieben.

Hinweis: Dieser Artikel wurde sorgfältig anhand offizieller Quellen recherchiert, aber nicht von einer Fachperson für Vertrags- oder Forderungsrecht geprüft. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei grösseren oder streitigen Forderungen wende dich an eine Rechtsberatung oder eine Fachperson.