Eine Mahnung sollte eindeutig zeigen, welche Rechnung offen ist, welchen Betrag dein Kunde schuldet und bis wann er zahlen soll. Ob dein Kunde dafür überhaupt zuerst gemahnt werden muss, hängt von der Rechnung ab: Wurde ein fester Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug automatisch mit Ablauf dieser Frist eintreten. Ohne eine solche Vereinbarung setzt in der Regel erst deine Mahnung den Kunden in Verzug. Eine schriftliche Mahnung bleibt trotzdem der übliche und empfehlenswerte erste Schritt, bevor du Verzugszins verlangst oder eine Betreibung einleitest.
Eine Mahnung ist gesetzlich formfrei – es gibt keine vorgeschriebene Liste an Inhalten. Damit sie ihren Zweck erfüllt und im Streitfall als Nachweis taugt, gehören diese Angaben rein:
Absender und Empfänger (Name, Adresse)
Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
ursprüngliches Fälligkeitsdatum
offener Betrag
neue Zahlungsfrist
Zahlungsangaben (IBAN oder QR-Rechnung)
klare Zahlungsaufforderung
Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen
Rechtlich zwingend ist davon nichts. In der Praxis sind diese Angaben trotzdem sinnvoll: Sie vermeiden Rückfragen und helfen, die offene Rechnung eindeutig zuzuordnen.
Eine gesetzliche Standardfrist für die Mahnung gibt es nicht. Üblich in der Praxis sind 10 bis 14 Tage, je nach Kundenbeziehung und Forderungshöhe. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht: du entscheidest die Frist selbst, solange sie angemessen ist.
Gesetzlich ist keine feste Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben. Das dreistufige Mahnwesen – Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung – ist eine verbreitete Geschäftspraxis, keine gesetzliche Vorgabe. Entscheidend ist der Unterschied zwischen Fälligkeit und Verzug: Fällig ist eine Rechnung, sobald die vereinbarte Frist erreicht ist. Verzug ist der rechtliche Zustand, der Verzugszins auslöst (Art. 102 OR). Wurde ein fester Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug automatisch mit Ablauf dieses Tages eintreten. Wurde kein solcher Termin vereinbart, setzt in der Regel erst deine Mahnung den Kunden in Verzug.
Eine Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe: ein kurzer, unverbindlicher Hinweis, dass eine Rechnung noch offen ist. Die Mahnung folgt sachlicher und bestimmter, meist mit neuer Frist und dem Hinweis auf mögliche Konsequenzen. Beide Formen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Keine ist Pflicht, bevor du weitere Schritte einleitest, aber beide senken in der Praxis das Risiko einer Betreibung, weil viele Kundinnen und Kunden schon nach der ersten Erinnerung zahlen.
Mahngebühren solltest du vorgängig vertraglich vereinbaren, zum Beispiel in deinen AGB, und dort klar beziffern. Eine vage Klausel ohne konkreten Betrag reicht nicht. Ohne diese Grundlage ist eine pauschale Mahngebühr rechtlich schwierig durchzusetzen, dann bräuchtest du einen tatsächlich nachweisbaren Mehraufwand, was in der Praxis für kleine Beträge selten sinnvoll ist. Kläre diesen Punkt im Zweifel mit einer Fachperson, bevor du Mahngebühren in Rechnung stellst.
Ab Verzug schuldet dein Kunde ohne besondere Vereinbarung 5 Prozent Verzugszins pro Jahr (Art. 104 Abs. 1 OR). Wurde vertraglich ein höherer Satz vereinbart, gilt dieser auch während des Verzugs (Art. 104 Abs. 2 OR). Kündige den Verzugszins am besten schon in der Mahnung an.
Für eine Betreibung braucht es keine vorherige Mahnung. Sobald deine Forderung fällig ist, kannst du grundsätzlich ein Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt einreichen. In der Praxis mahnen die meisten KMU trotzdem zuerst, weil ein grosser Teil der offenen Rechnungen schon nach einer Erinnerung beglichen wird und eine Betreibung ohne vorherige Mahnung bei der Kundschaft oft schlecht ankommt. Dies ist keine Rechtsberatung für deinen konkreten Fall, bei grösseren Forderungen oder Unsicherheiten lohnt sich eine kurze Rücksprache mit einer Fachperson.
| Punkt | Gesetzliche Pflicht | Übliche Praxis | Empfehlung |
| Mahnung überhaupt versenden | Nein | Ja, meist vor der Betreibung | Mindestens eine schriftliche Mahnung, aus Beweis- und Kulanzgründen |
| Anzahl Mahnungen | Keine Vorgabe | Häufig dreistufig | An Kundenbeziehung und Betrag anpassen |
| Form der Mahnung | Formfrei | E-Mail oder Brief | Letzte Mahnung nachweisbar zustellen |
| Mahngebühr verlangen | Nur mit vorheriger vertraglicher Grundlage | Uneinheitlich gehandhabt | Nur mit klar bezifferter AGB-Klausel |
| Verzugszins verlangen | 5 % pro Jahr ab Eintritt des Verzugs, sofern kein anderer Zinssatz vereinbart wurde | Oft erst bei der Betreibung tatsächlich gefordert | Bereits in der Mahnung ankündigen |
| Betreibung einleiten | Ab Fälligkeit möglich | Meist erst nach erfolglosen Mahnungen | Kundenbeziehung und Verhältnismässigkeit abwägen |
Wer offene Rechnungen manuell im Griff behalten will, verliert schnell den Überblick. Klare Zahlungsfristen auf der Rechnung, ein regelmässiger Blick auf offene Posten und ein laufender Abgleich der Zahlungseingänge entlasten den Mahnprozess spürbar.
KLARA unterstützt dich beim Mahnwesen mit drei Stufen: Zahlungserinnerung, erste Mahnung und zweite Mahnung. Du kannst gezielt auswählen, welche Kundinnen und Kunden oder welche überfälligen Rechnungen gemahnt werden sollen. Einzelne Kunden lassen sich mit einem Mahnblocker vom Mahnprozess ausnehmen, und der Versand der Mahnungen wird von dir bestätigt.
Nein. Es gibt keine gesetzliche Vorgabe zur Anzahl Mahnungen. Das dreistufige Mahnwesen ist verbreitete Praxis, kein Muss.
Eine gesetzliche Standardfrist existiert nicht. In der Praxis sind 10 bis 14 Tage üblich, angepasst an Kundenbeziehung und Forderungshöhe.
Nur, wenn du sie vorher vertraglich vereinbart hast und der Betrag klar beziffert ist, meist in den AGB. Ohne diese Grundlage ist eine pauschale Gebühr rechtlich schwierig durchzusetzen.
Nein, sie ist formfrei und kann auch mündlich erfolgen. Schriftlich per E-Mail oder Brief ist aus Beweisgründen empfehlenswert.
Grundsätzlich sobald deine Forderung fällig ist, unabhängig von einer vorherigen Mahnung. In der Praxis mahnen die meisten Unternehmen trotzdem zuerst.
Wurde ein fester Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug automatisch mit dessen Ablauf eintreten. Ohne eine solche Vereinbarung setzt in der Regel erst deine Mahnung den Kunden in Verzug (Art. 102 OR).
Die Zahlungserinnerung ist die freundliche erste Stufe, die Mahnung folgt sachlicher und bestimmter, meist mit neuer Frist. Gesetzlich ist keine der beiden Formen vorgeschrieben.
Hinweis: Dieser Artikel wurde sorgfältig anhand offizieller Quellen recherchiert, aber nicht von einer Fachperson für Vertrags- oder Forderungsrecht geprüft. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei grösseren oder streitigen Forderungen wende dich an eine Rechtsberatung oder eine Fachperson.