Kurzantwort: In den meisten Fällen ja. Das Obligationenrecht erlaubt die elektronische Aufbewahrung von Belegen, wenn der Scan mit dem Original übereinstimmt und jederzeit lesbar ist. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt zusätzlich, dass sich Änderungen feststellen lassen. Ausnahmen gelten unter anderem für den unterzeichneten Geschäfts- und Revisionsbericht sowie für Wertpapiere. Das Risiko der Vernichtung trägst du.
Du erhältst Rechnungen, Quittungen und Lieferscheine auf Papier, scannst sie ein oder fotografierst sie mit dem Smartphone. Dann liegt der Ordner im Weg und die Frage steht im Raum: Kann das Papier weg? Oder fragt dich die Steuerverwaltung in fünf Jahren nach dem Original?
Dieser Artikel zeigt dir, was das Gesetz verlangt, welche Dokumente du besser behältst und wie du deine Belege im Alltag korrekt digital archivierst.
Drei Regelwerke sind für dich entscheidend.
Obligationenrecht (OR). Als Buchungsbeleg gelten alle Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig sind, um einen Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (Art. 957a Abs. 3 OR). Art. 958f Abs. 3 OR erlaubt, Belege «auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise» aufzubewahren. Zwei Bedingungen gelten: Die Aufbewahrung muss mit dem Geschäftsvorfall übereinstimmen, und die Belege müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Sie konkretisiert, wie du aufbewahrst: Integrität, Verfügbarkeit, Organisation, zulässige Speichermedien und Datenmigration.
Mehrwertsteuer (MWST). Die Mehrwertsteuerverordnung verweist für papierlose Belege direkt auf Art. 957–958f OR und die GeBüV (Art. 122 MWSTV). Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hält fest: Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und sämtliche Anforderungen der GeBüV erfüllt sind. In ihrem Beispiel scannt ein Unternehmen Lieferantenrechnungen beim Eingang, speichert sie als PDF, prüft sie digital, hängt sie an die Buchung an und vernichtet die Originale. Die ESTV hält dazu aber auch fest, dass das aufbewahrungspflichtige Unternehmen die mit der Vernichtung verbundenen Risiken trägt.
Zwei Missverständnisse lassen sich damit klären:
Für Einzelunternehmen mit weniger als 500 000 Franken Umsatzerlös gilt eine vereinfachte Buchführung (Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage). Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten dort sinngemäss (Art. 957 Abs. 2 und 3 OR). Steuerlich musst du als Selbstständige oder Selbstständiger Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufbewahren und dabei die Art. 957–958f OR beachten (Art. 126 Abs. 3 DBG).
Die GeBüV regelt das in wenigen Artikeln. Für den Alltag heisst das:
| Anforderung | Was das für dich heisst | Grundlage |
|---|---|---|
| Übereinstimmung | Der Scan gibt den Beleg vollständig und richtig wieder, also alle relevanten Seiten und Angaben. | Art. 958f Abs. 3 OR |
| Lesbarkeit | Du kannst jeden Beleg während der ganzen Frist wieder lesbar machen, zum Beispiel am Bildschirm oder als Ausdruck. | Art. 958f Abs. 3 OR; Art. 6 GeBüV |
| Unveränderbarkeit | Belege dürfen nicht geändert werden können, ohne dass man es feststellt. | Art. 3 GeBüV |
| Verfügbarkeit | Eine berechtigte Person kann die Belege innert angemessener Frist einsehen und prüfen. Nötige Geräte oder Programme musst du bereithalten. | Art. 6 GeBüV |
| Ordnung und Schutz | Du bewahrst sorgfältig und geordnet auf, trennst archivierte von aktuellen Informationen und regelst die Verantwortung. | Art. 5 und 7 GeBüV |
| Zugriffsschutz | Du inventarisierst das Archiv, schützt es vor unbefugtem Zugriff und zeichnest Zugriffe auf. | Art. 8 GeBüV |
| Dokumentation | Je nach Art und Umfang des Geschäfts hältst du Abläufe und Verfahren in Arbeitsanweisungen fest. | Art. 4 GeBüV |
| Prüfung und Migration | Du prüfst Datenträger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit. Wechselst du Format oder System, protokollierst du das. | Art. 10 GeBüV |
Reicht eine einfache PDF-Datei?
Das Dateiformat ist in der GeBüV nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, wo und wie die Datei liegt.
Die GeBüV unterscheidet zwei Arten von Speichermedien (Art. 9). Unveränderbare Medien, zum Beispiel Papier oder nur einmal beschreibbare Datenträger, sind ohne Zusatzanforderungen zulässig. Veränderbare Medien, namentlich Festplatten und Solid-State-Speicher, sind nur zulässig, wenn vier Bedingungen erfüllt sind:
Ein PDF, das du in einem normalen Ordner auf dem Computer ablegst, ist also nicht automatisch regelkonform. Es kommt darauf an, ob du die Unveränderbarkeit und den Speicherzeitpunkt nachweisen kannst.
Die GeBüV nennt weder Cloud-Dienste noch bestimmte Anbieter. Verboten sind sie nicht. Ein Cloud-Speicher ist aber in aller Regel ein veränderbares Medium, sodass die vier Bedingungen oben gelten. Eine Treuhandexpertin weist im KMU-Portal des Bundes darauf hin, dass ein Cloud-Speicher kein unveränderbarer Datenträger ist und deshalb die strengeren Regeln für veränderbare Medien gelten.
Ob ein Standard-Cloud-Ordner mit Versionsverlauf und dokumentierter Ablage die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt, lässt sich nicht pauschal beantworten.
Das Gesetz schreibt keine Software vor. Du hast zwei Wege:
Der dritte, immer zulässige Weg: Du behältst das Papier. Papier ist ein unveränderbarer Informationsträger.
Nein. Art. 9 GeBüV nennt digitale Signaturverfahren und Zeitstempel nur als Beispiele. Der Bundesrat hat 2022 festgehalten, dass die GeBüV keine Pflicht zu einer digitalen Signatur enthält. Die ESTV sieht für die MWST keine Notwendigkeit, qualifizierte elektronische Signaturen zu verlangen.
Der Parlamentsvorstoss «Digitale Buchführung erleichtern» (Motion 22.3004) wollte die GeBüV zusätzlich lockern. Der Nationalrat nahm ihn an, der Ständerat lehnte ihn am 7. März 2023 ab. Die GeBüV gilt also unverändert, in der Fassung vom 1. Januar 2013.
Pauschale Ja-Nein-Antworten helfen hier nicht. Die Tabelle zeigt dir die wichtigsten Fälle.
| Beleg | Papier nach dem Scannen vernichten? | Worauf du achtest |
|---|---|---|
| Lieferantenrechnung auf Papier | In der Regel ja | Scan vollständig und lesbar, an die Buchung angehängt, GeBüV-Anforderungen an die Ablage erfüllt. |
| Kassenbon, Quittung (auch Thermopapier) | In der Regel ja | Thermopapier verblasst. Scanne früh und kontrolliere den Scan, bevor du das Original entsorgst. Registrierkassenstreifen und Quittungsdoppel gelten laut ESTV als Buchungsbelege. |
| Spesenquittung | In der Regel ja | Der Beleg muss den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen. Ein Foto muss gut lesbar sein. |
| Kopie deiner Ausgangsrechnung | In der Regel ja | Wenn du die Rechnung digital erstellst, ist die Datei dein Beleg. Drucke sie nicht aus, um die Datei zu löschen. |
| Rechnung per E-Mail (PDF) | Nicht relevant | Die digitale Datei ist der Beleg. Bewahre sie digital auf. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. |
| Unterzeichneter Vertrag | Besser nicht | Als Buchungsbeleg ist ein Scan zulässig. Ein Gericht kann aber das Original verlangen, wenn Zweifel an der Echtheit bestehen (Art. 180 ZPO). Behalte das Original für wichtige Verträge. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht. |
| Geschäftsbericht (Jahresrechnung) und Revisionsbericht | Nein | Sie müssen schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden (Art. 958f Abs. 2 OR). |
| Wertpapiere (zum Beispiel Wechsel oder Check) | Nein | Das Recht hängt an der Urkunde selbst (Art. 965 OR). Ein Scan ersetzt sie nicht. |
| Elektronische Zollveranlagungsverfügung | Nicht relevant | Archiviere die elektronische Datei. Nach Angabe der ESTV verliert sie in ausgedruckter Form ihren Originalcharakter. |
Auch bei «in der Regel ja» gilt: Prüfe jeden Scan, bevor du das Original entsorgst. Danach ist der Fehler nicht mehr korrigierbar.
Die Grundregel ist einfach. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht musst du zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).
Beispiel: Dein Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Ein Beleg vom 15. März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026. Die Frist beginnt mit dessen Ablauf Ende 2026 und läuft bis Ende 2036.
| Fall | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht | zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres | Art. 958f OR |
| Selbstständig Erwerbende und juristische Personen (direkte Bundessteuer) | zehn Jahre | Art. 126 Abs. 3 DBG |
| MWST-Unterlagen | bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung (zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode); Art. 958f OR bleibt vorbehalten | Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG |
| Unterlagen zu Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen (Liegenschaften) | 20 Jahre; die ESTV nennt für Geschäftsunterlagen zu Liegenschaften 26 Jahre (siehe unten) | Art. 70 Abs. 3 MWSTG; MWST-Info 16, Ziffer 1.4.2 |
Achtung bei Liegenschaften: Für Unterlagen, die du zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs bei unbeweglichen Gegenständen brauchst, nennt das Gesetz 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die ESTV geht in ihrer Praxis weiter: Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Liegenschaften, zum Beispiel Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge, sollen 26 Jahre aufbewahrt werden (MWST-Info 16, Ziffer 1.4.2). Sie begründet das mit möglichen Nutzungsänderungen, Prüfungen und Kontrollen. Wie sich die 26 Jahre im Einzelnen zusammensetzen, legt die ESTV nicht dar. Bei Liegenschaften richtest du dich deshalb sicherheitshalber nach der längeren Frist und klärst Einzelheiten mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder.
Die Frist läuft weiter, auch wenn du die Software wechselst. Du musst die Belege weiterhin einsehen und prüfen können und die dafür nötigen Geräte oder Hilfsmittel verfügbar halten (Art. 6 GeBüV).
Überträgst du Daten in ein anderes Format oder System, muss die Vollständigkeit und Richtigkeit erhalten bleiben. Die Übertragung ist zu protokollieren, und das Protokoll bewahrst du mit den Daten auf (Art. 10 GeBüV). Exportiere deshalb Belege und Buchungsdaten, bevor du ein Abonnement kündigst.
Auch wenn du dein Unternehmen aufgibst, musst du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin einhalten. Welche zusätzlichen Regeln bei einer Löschung im Handelsregister gelten, hängt von der Rechtsform ab. Bei einer Aktiengesellschaft müssen die Geschäftsbücher zehn Jahre nach der Löschung aufbewahrt werden (Art. 747 OR), bei der Kollektivgesellschaft die Bücher und Papiere ebenfalls zehn Jahre nach der Löschung im Handelsregister (Art. 590 OR). Plane auf jeden Fall, wer die Unterlagen wo verwahrt.
Du musst den Beleg aufbewahren, nicht zwingend das Papier. Ist der Scan vollständig, lesbar und regelkonform archiviert, darfst du das Papier in der Regel entsorgen. Prüfe den Scan vorher, weil Thermopapier mit der Zeit verblasst.
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Gerät vor. Das Foto muss den Beleg vollständig und lesbar wiedergeben und wie jeder andere Scan regelkonform archiviert werden.
Die ESTV stellt gescannte Belege Papierbelegen gleich, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und die GeBüV eingehalten sind. Fehlt dir der Nachweis dafür, trägst du das Risiko. Wie kantonale Steuerämter damit umgehen, kann abweichen. Frag im Zweifel bei deinem Steueramt nach.
In der Regel zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres. Bei MWST-relevanten Liegenschaftsunterlagen gelten längere Fristen.
Ja, wenn die Anforderungen für veränderbare Speichermedien erfüllt sind. Der Datenschutz ist eine eigene Frage, die dieser Artikel nicht behandelt.
Ja. Auch mit vereinfachter Buchführung bewahrst du Belege auf. Steuerlich gilt für selbstständig Erwerbende eine Frist von zehn Jahren (Art. 126 Abs. 3 DBG).
Nein. Du musst aber auf andere Weise nachweisen können, dass Belege nicht unbemerkt verändert wurden und wann sie gespeichert wurden.
KLARA trennt zwei Aufgaben: Belege erfassen und zuordnen in der Buchhaltung, Belege digital archivieren im eArchiv.
KLARA Buchhaltung: Belege erfassen, auslesen und zuordnen. In KLARA Buchhaltung lädst du Belege per Drag-and-drop hoch oder fotografierst sie mit der myKLARA App. KLARA liest Daten wie Datum, Lieferant und Geschäftsfall automatisch aus und schlägt dir die Buchung vor. Den Beleg verknüpfst du mit der Buchung. So findest du ihn dort jederzeit wieder und musst nicht im Ordner suchen.
Hochladen ersetzt aber noch keine Archivierung. Der KLARA Support weist ausdrücklich darauf hin, dass du die Vorschriften im Obligationenrecht und in der Geschäftsbücherverordnung zur ordnungsgemässen Aufbewahrung beachten musst. Belege lassen sich in KLARA entfernen oder ersetzen. Lege deshalb fest, wer das darf und wie du Änderungen nachvollziehst.
KLARA eArchiv: Unterlagen digital archivieren. Für die Aufbewahrung bietet KLARA das eArchiv an. Du fügst Dokumente aus dem digitalen Posteingang oder der Buchhaltung hinzu, importierst sie mit der Scan-Funktion der myKLARA App oder lädst sie aus deiner lokalen Ablage hoch. Im Archiv findest du sie per Volltextsuche, Tags und Ordnerstruktur. Laut KLARA werden alle Aktionen im System protokolliert, und ein Zeitstempel dient dem Nachweis von Herkunft und Unveränderbarkeit. Protokolle und Nachweise zum Speicherzeitpunkt gehören zu den Anforderungen an veränderbare Speichermedien (Art. 9 GeBüV). Ob das eArchiv zu deinem Unternehmen und deinen Abläufen passt, klärst du am besten mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder. Auf der eArchiv-Seite siehst du, was enthalten ist. Mehr zur Idee dahinter liest du im Beitrag eArchiv: Digitalisiere deinen Aktenschrank.
Für Kontrolle und Prüfung hilft dir die Checkliste zur Revision. Und wenn du Zahlungen und Belege zusammenführen willst, zeigt dir der Beitrag Wie funktioniert der automatische Zahlungsabgleich?, wie KLARA Zahlungen zuordnet.
Stand der Informationen: Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Unsicherheiten wende dich an deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder.