Darfst du Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?

Darf ich Belege auf dem Computer, in OneDrive oder Google Drive speichern?

Die GeBüV nennt weder Cloud-Dienste noch bestimmte Anbieter. Verboten sind sie nicht. Ein Cloud-Speicher ist aber in aller Regel ein veränderbares Medium, sodass die vier Bedingungen oben gelten. Eine Treuhandexpertin weist im KMU-Portal des Bundes darauf hin, dass ein Cloud-Speicher kein unveränderbarer Datenträger ist und deshalb die strengeren Regeln für veränderbare Medien gelten.

Ob ein Standard-Cloud-Ordner mit Versionsverlauf und dokumentierter Ablage die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt, lässt sich nicht pauschal beantworten.

Brauche ich eine spezielle Software oder ein Dokumentenmanagementsystem?

Das Gesetz schreibt keine Software vor. Du hast zwei Wege:

• Unveränderbare Träger. Das Bundesrecht lässt Daten ausdrücklich auch auf unveränderbaren Datenträgern zu. Der Bundesrat nennt als Beispiele einmal beschreibbare Speichermedien und CD-ROM. Das ist ohne Spezialsoftware machbar, aber unpraktisch.
• Archivlösung für veränderbare Medien. Ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Archivfunktion in deiner Buchhaltungssoftware kann Integrität, Zeitpunkt und Protokolle abdecken. Ob eine konkrete Lösung deine Anforderungen erfüllt, solltest du mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder klären.

Der dritte, immer zulässige Weg: Du behältst das Papier. Papier ist ein unveränderbarer Informationsträger.

Ist eine elektronische Signatur Pflicht?

Nein. Art. 9 GeBüV nennt digitale Signaturverfahren und Zeitstempel nur als Beispiele. Der Bundesrat hat 2022 festgehalten, dass die GeBüV keine Pflicht zu einer digitalen Signatur enthält. Die ESTV sieht für die MWST keine Notwendigkeit, qualifizierte elektronische Signaturen zu verlangen.

Der Parlamentsvorstoss «Digitale Buchführung erleichtern» (Motion 22.3004) wollte die GeBüV zusätzlich lockern. Der Nationalrat nahm ihn an, der Ständerat lehnte ihn am 7. März 2023 ab. Die GeBüV gilt also unverändert, in der Fassung vom 1. Januar 2013.

Welche Belege darfst du vernichten, welche nicht?

Pauschale Ja-Nein-Antworten helfen hier nicht. Die Tabelle zeigt dir die wichtigsten Fälle.

Auch bei «in der Regel ja» gilt: Prüfe jeden Scan, bevor du das Original entsorgst. Danach ist der Fehler nicht mehr korrigierbar.

Wie lange musst du Belege aufbewahren?

Die Grundregel ist einfach. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht musst du zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR).

Beispiel: Dein Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Ein Beleg vom 15. März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026. Die Frist beginnt mit dessen Ablauf Ende 2026 und läuft bis Ende 2036.

Achtung bei Liegenschaften: Für Unterlagen, die du zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs bei unbeweglichen Gegenständen brauchst, nennt das Gesetz 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 MWSTG). Die ESTV geht in ihrer Praxis weiter: Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Liegenschaften, zum Beispiel Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge, sollen 26 Jahre aufbewahrt werden (MWST-Info 16, Ziffer 1.4.2). Sie begründet das mit möglichen Nutzungsänderungen, Prüfungen und Kontrollen. Wie sich die 26 Jahre im Einzelnen zusammensetzen, legt die ESTV nicht dar. Bei Liegenschaften richtest du dich deshalb sicherheitshalber nach der längeren Frist und klärst Einzelheiten mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder.

Was gilt bei einem Systemwechsel?

Die Frist läuft weiter, auch wenn du die Software wechselst. Du musst die Belege weiterhin einsehen und prüfen können und die dafür nötigen Geräte oder Hilfsmittel verfügbar halten (Art. 6 GeBüV).

Überträgst du Daten in ein anderes Format oder System, muss die Vollständigkeit und Richtigkeit erhalten bleiben. Die Übertragung ist zu protokollieren, und das Protokoll bewahrst du mit den Daten auf (Art. 10 GeBüV). Exportiere deshalb Belege und Buchungsdaten, bevor du ein Abonnement kündigst.

Was gilt bei einer Geschäftsaufgabe?

Auch wenn du dein Unternehmen aufgibst, musst du die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin einhalten. Welche zusätzlichen Regeln bei einer Löschung im Handelsregister gelten, hängt von der Rechtsform ab. Bei einer Aktiengesellschaft müssen die Geschäftsbücher zehn Jahre nach der Löschung aufbewahrt werden (Art. 747 OR), bei der Kollektivgesellschaft die Bücher und Papiere ebenfalls zehn Jahre nach der Löschung im Handelsregister (Art. 590 OR). Plane auf jeden Fall, wer die Unterlagen wo verwahrt.

Checkliste: So archivierst du Belege korrekt

1. Scanne oder fotografiere jeden Beleg möglichst sofort, besonders Thermopapier.
2. Kontrolliere den Scan: vollständig, scharf, lesbar, alle Seiten.
3. Ordne den Beleg direkt der Buchung zu.
4. Speichere ihn auf einem Medium, das Änderungen erkennbar macht, oder in einer Archivlösung mit Zeitstempel und Protokoll.
5. Lege schriftlich fest, wer für das Archiv verantwortlich ist und wie du vorgehst.
6. Sichere die Daten regelmässig an einem zweiten Ort (Empfehlung, keine Gesetzesvorgabe).
7. Behalte die Ausnahmen im Original: unterzeichneter Geschäftsbericht und Revisionsbericht, Wertpapiere, wichtige Verträge.
8. Prüfe Lesbarkeit und Zugriff einmal pro Jahr mit Stichproben.
9. Notiere für jeden Beleg das Ende der Aufbewahrungsfrist, oder lösche erst nach Fristablauf.
10. Exportiere alle Daten, bevor du Software oder Anbieter wechselst, und protokolliere die Übertragung.

Häufige Fehler und Missverständnisse

• Das Original zu früh entsorgen. Ein unscharfer oder abgeschnittener Scan lässt sich später nicht mehr ersetzen.
• Dateien ohne Schutz speichern. Ein Ordner, in dem jede Datei unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden kann, erfüllt die Anforderungen an die Integrität nicht.
• E-Rechnungen ausdrucken und die Datei löschen. Bei digital erhaltenen Belegen ist die Datei der Beleg.
• Den Geschäftsbericht nur digital aufbewahren. Er muss schriftlich und unterzeichnet vorliegen.
• Die Frist falsch berechnen. Sie startet am Ende des Geschäftsjahres, nicht am Belegdatum.
• Ausländische Ratgeber übernehmen. Viele Treffer zum Thema stammen aus Deutschland. Dort gelten andere Regeln. Hier zählen OR, GeBüV und die ESTV-Praxis.
• Beim Anbieterwechsel den Zugriff verlieren. Du bleibst verantwortlich, auch wenn die Daten bei einem Dienstleister liegen.
• Alles auf Verdacht aufbewahren oder alles wegwerfen. Beides ist falsch. Entscheide nach Belegart.

Häufige Fragen

Muss ich den Kassenbon aufbewahren, wenn ich ihn gescannt habe?

Du musst den Beleg aufbewahren, nicht zwingend das Papier. Ist der Scan vollständig, lesbar und regelkonform archiviert, darfst du das Papier in der Regel entsorgen. Prüfe den Scan vorher, weil Thermopapier mit der Zeit verblasst.

Reicht ein Foto mit dem Smartphone?

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Gerät vor. Das Foto muss den Beleg vollständig und lesbar wiedergeben und wie jeder andere Scan regelkonform archiviert werden.

Was passiert, wenn die Steuerverwaltung den Scan nicht akzeptiert?

Die ESTV stellt gescannte Belege Papierbelegen gleich, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und die GeBüV eingehalten sind. Fehlt dir der Nachweis dafür, trägst du das Risiko. Wie kantonale Steuerämter damit umgehen, kann abweichen. Frag im Zweifel bei deinem Steueramt nach.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

In der Regel zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres. Bei MWST-relevanten Liegenschaftsunterlagen gelten längere Fristen.

Darf ich Belege in der Cloud speichern?

Ja, wenn die Anforderungen für veränderbare Speichermedien erfüllt sind. Der Datenschutz ist eine eigene Frage, die dieser Artikel nicht behandelt.

Gelten die Regeln auch für mich als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer?

Ja. Auch mit vereinfachter Buchführung bewahrst du Belege auf. Steuerlich gilt für selbstständig Erwerbende eine Frist von zehn Jahren (Art. 126 Abs. 3 DBG).

Brauche ich eine elektronische Signatur?

Nein. Du musst aber auf andere Weise nachweisen können, dass Belege nicht unbemerkt verändert wurden und wann sie gespeichert wurden.

So unterstützt dich KLARA bei Belegen

KLARA trennt zwei Aufgaben: Belege erfassen und zuordnen in der Buchhaltung, Belege digital archivieren im eArchiv.

KLARA Buchhaltung: Belege erfassen, auslesen und zuordnen. In KLARA Buchhaltung lädst du Belege per Drag-and-drop hoch oder fotografierst sie mit der myKLARA App. KLARA liest Daten wie Datum, Lieferant und Geschäftsfall automatisch aus und schlägt dir die Buchung vor. Den Beleg verknüpfst du mit der Buchung. So findest du ihn dort jederzeit wieder und musst nicht im Ordner suchen.

Hochladen ersetzt aber noch keine Archivierung. Der KLARA Support weist ausdrücklich darauf hin, dass du die Vorschriften im Obligationenrecht und in der Geschäftsbücherverordnung zur ordnungsgemässen Aufbewahrung beachten musst. Belege lassen sich in KLARA entfernen oder ersetzen. Lege deshalb fest, wer das darf und wie du Änderungen nachvollziehst.

KLARA eArchiv: Unterlagen digital archivieren. Für die Aufbewahrung bietet KLARA das eArchiv an. Du fügst Dokumente aus dem digitalen Posteingang oder der Buchhaltung hinzu, importierst sie mit der Scan-Funktion der myKLARA App oder lädst sie aus deiner lokalen Ablage hoch. Im Archiv findest du sie per Volltextsuche, Tags und Ordnerstruktur. Laut KLARA werden alle Aktionen im System protokolliert, und ein Zeitstempel dient dem Nachweis von Herkunft und Unveränderbarkeit. Protokolle und Nachweise zum Speicherzeitpunkt gehören zu den Anforderungen an veränderbare Speichermedien (Art. 9 GeBüV). Ob das eArchiv zu deinem Unternehmen und deinen Abläufen passt, klärst du am besten mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder. Auf der eArchiv-Seite siehst du, was enthalten ist. Mehr zur Idee dahinter liest du im Beitrag eArchiv: Digitalisiere deinen Aktenschrank.

Für Kontrolle und Prüfung hilft dir die Checkliste zur Revision. Und wenn du Zahlungen und Belege zusammenführen willst, zeigt dir der Beitrag Wie funktioniert der automatische Zahlungsabgleich?, wie KLARA Zahlungen zuordnet.

 
Stand der Informationen: Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Unsicherheiten wende dich an deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder.