Gutschein verkaufen: Wann fällt Mehrwertsteuer an und wie verbuchst du ihn?

Kurzantwort: Bei einem Wertgutschein fällt die Mehrwertsteuer erst bei der Einlösung an. Bei einem Leistungsgutschein wird sie bereits beim Verkauf fällig. Entscheidend ist, ob beim Verkauf schon feststeht, welche Leistung die Kundschaft mit dem Gutschein beziehen kann. Buchhalterisch wird der Gutscheinbetrag zunächst als Verbindlichkeit erfasst.

Vor Weihnachten gehen Gutscheine über den Ladentisch: im Laden, im Restaurant oder im Coiffeursalon. Doch wie werden sie richtig verbucht? Und wann musst du Mehrwertsteuer abrechnen?

Wir zeigen dir, wie du Wert- und Leistungsgutscheine unterscheidest, was bei der Verbuchung wichtig ist und wie dich die KLARA Kasse dabei unterstützt.

Wert- oder Leistungsgutschein: Was ist der Unterschied?

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) unterscheidet zwischen zwei Gutscheinarten. Entscheidend ist, welche Leistungen die Kundschaft damit beziehen kann und welche Einlösungsbedingungen gelten.

Der Unterschied ist einfach: Bei einem Wertgutschein steht beim Verkauf noch nicht fest, welche Leistung die Kundschaft später bezieht. Deshalb entsteht zu diesem Zeitpunkt noch kein steuerbarer Umsatz.

Bei einem Leistungsgutschein ist dagegen bereits klar, welche Leistung erbracht wird. Der Verkaufspreis gilt als Vorauszahlung. Die Mehrwertsteuer wird deshalb schon beim Verkauf fällig.

Die Grundlage bildet die MWST-Praxis der ESTV zu Gutscheinen.

Woran erkennst du, welchen Gutschein du verkaufst?

Vier Fragen helfen dir bei der Einordnung:

1. Steht nur ein Betrag auf dem Gutschein? Dann handelt es sich in der Regel um einen Wertgutschein.
2. Ist eine konkrete Leistung genannt? Beispielsweise zehn Mittagessen oder ein bestimmter Haarschnitt? Dann spricht das für einen Leistungsgutschein.
3. Darf die Kundschaft auch andere Leistungen beziehen? Dann kann ein Wertgutschein vorliegen, selbst wenn eine bestimmte Leistung genannt wird.
4. Stehen Leistungsort und anwendbarer Steuersatz schon beim Verkauf fest? Falls nicht, handelt es sich in der Regel um einen Wertgutschein.

Die Regeln gelten unabhängig davon, ob du Papiergutscheine, Geschenkkarten oder digitale Gutscheine ausstellst.

Rabattgutscheine sind davon zu unterscheiden: Sie berechtigen lediglich zum Bezug einer Leistung zu einem reduzierten Preis.

Wie verbuchst du Gutscheine richtig?

Beim Verkauf eines Gutscheins erhältst du Geld, bevor die Kundschaft die entsprechende Leistung bezieht. 

Bei einem Wertgutschein bedeutet das: Du hast zwar Geld eingenommen, aber noch keinen Umsatz erzielt. Buchhalterisch entsteht zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber der Kundschaft. Nutzt du eine digitale Kasse, lohnt es sich, die Abläufe zwischen Verkauf und Buchhaltung zu verbinden. Wie das funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag Wie verbindet man Kasse und Buchhaltung?

Erst bei der Einlösung wird daraus Umsatz. Wie das funktioniert, zeigen drei Beispiele.

Beispiel 1: Eine Boutique verkauft einen Wertgutschein über CHF 100

Eine Kundin kauft im Dezember einen Gutschein für CHF 100.00.

Beim Verkauf:

• Die Boutique erhält CHF 100.00.
• Der Betrag wird als Gutscheinverbindlichkeit erfasst.
• Es fällt noch keine Mehrwertsteuer an.

Im Januar kauft die Kundin einen Pullover für CHF 150.00. Sie bezahlt CHF 100.00 mit dem Gutschein und CHF 50.00 in bar.

Bei der Einlösung:

• Die Gutscheinverbindlichkeit von CHF 100.00 wird aufgelöst.
• Die Boutique erfasst CHF 150.00 Umsatz inklusive MWST.
• Bei 8,1 % MWST beträgt der Nettoerlös CHF 138.76 und die Umsatzsteuer CHF 11.24.

So sehen die Buchungen vereinfacht aus:

Die Mehrwertsteuer wird also erst beim Kauf des Pullovers abgerechnet.

Beispiel 2: Ein Take-away verkauft eine Mittagskarte

Ein Take-away-Restaurant bietet eine Karte für zehn Mittagessen zum Gesamtpreis von CHF 135.00 an.

Die Karte berechtigt ausschliesslich zum Bezug dieser Mahlzeiten. Die Leistung steht somit bereits beim Verkauf fest.

Es handelt sich um einen Leistungsgutschein.

Beim Verkauf:

• Das Restaurant erhält CHF 135.00.
• Die Mehrwertsteuer wird bereits abgerechnet.
• Bei einem Steuersatz von 2,6 % beträgt die MWST CHF 3.42.
• Der Nettobetrag von CHF 131.58 wird zunächst als Verbindlichkeit erfasst.

Bei jedem eingelösten Mittagessen wird ein entsprechender Anteil der Verbindlichkeit als Erlös erfasst. Es fällt keine zusätzliche Mehrwertsteuer auf denselben Gutscheinbetrag an.

Wichtig: Der reduzierte Steuersatz von 2,6 % gilt hier für entsprechend qualifizierende Take-away-Leistungen. Dazu müssen unter anderem die gesetzlichen Voraussetzungen für die Abgrenzung von gastgewerblichen Leistungen erfüllt sein. Für gewöhnliche Restaurationsleistungen vor Ort gilt grundsätzlich der Normalsatz von 8,1 %.

Kann die Kundschaft mit derselben Karte auch alkoholische Getränke beziehen, kann sich die steuerliche Einordnung ändern.

Beispiel 3: Ein Coiffeursalon verkauft einen Gutschein für einen Haarschnitt

Ein Coiffeursalon verkauft einen Gutschein für einen bestimmten Damenhaarschnitt.

Da die Leistung bereits feststeht, spricht dies für einen Leistungsgutschein. Die Mehrwertsteuer wird beim Verkauf abgerechnet.

Darf die Kundschaft den Gutschein jedoch auch für Pflegeprodukte oder andere Behandlungen verwenden, kann stattdessen ein Wertgutschein vorliegen.

Entscheidend sind immer die tatsächlich einlösbaren Leistungen und die Gutscheinbedingungen.

Was passiert, wenn ein Gutschein nie eingelöst wird?

Nicht jeder Gutschein wird tatsächlich verwendet. Manche gehen verloren, andere werden vergessen.

Bei Leistungsgutscheinen kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Korrektur der bereits abgerechneten Mehrwertsteuer möglich sein, beispielsweise wenn der Anspruch auf die Leistung zivilrechtlich verjährt ist.

Bei Wertgutscheinen wurde beim Verkauf noch keine Mehrwertsteuer abgerechnet. Die Gutscheinverbindlichkeit darf jedoch nicht einfach ausgebucht werden, nur weil längere Zeit keine Einlösung stattgefunden hat.

Auch die Gültigkeitsdauer spielt eine Rolle. Zu kurze oder unangemessene Fristen können rechtlich problematisch sein. Weitere Informationen findest du beim Eidgenössischen Büro für Konsumentenfragen.

Prüfe die buchhalterische Behandlung abgelaufener Gutscheine im Zweifelsfall mit deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder.

Diese sechs Fehler solltest du bei Gutscheinen vermeiden

1. Wertgutscheine direkt als Umsatz verbuchen

Beim Verkauf eines Wertgutscheins entsteht noch kein Umsatz. Der erhaltene Betrag gehört zunächst auf ein Verbindlichkeitskonto.

2. Mehrwertsteuer auf Wertgutscheinen ausweisen

Auf einem Wertgutschein darf keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Diese fällt erst bei der Einlösung an.

3. Leistungsgutscheine erst bei der Einlösung versteuern

Bei einem Leistungsgutschein wird die Mehrwertsteuer grundsätzlich bereits beim Verkauf abgerechnet.

4. Gutscheinbedingungen nicht berücksichtigen

Ob ein Gutschein nur für eine bestimmte Leistung oder auch für andere Angebote eingesetzt werden kann, beeinflusst seine steuerliche Behandlung.

5. Abgelaufene Gutscheine vorschnell ausbuchen

Eine aufgedruckte Gültigkeitsfrist bedeutet nicht automatisch, dass der Anspruch der Kundschaft rechtlich erloschen ist.

6. Rabattgutscheine mit Wertgutscheinen verwechseln

Ein Rabattgutschein reduziert den Preis einer Leistung. Er ist nicht mit einem im Voraus bezahlten Wertgutschein gleichzusetzen.

Auch bei Rückgaben oder nachträglichen Änderungen ist eine saubere Buchhaltung wichtig. Was du bei einer fehlerhaften Rechnung beachten musst, erklären wir im Beitrag Rechnung korrigieren oder stornieren.

Häufige Fragen zu Gutscheinen und Mehrwertsteuer

Muss ich beim Verkauf eines Gutscheins Mehrwertsteuer abrechnen?

Das hängt von der Art des Gutscheins ab. Bei einem Wertgutschein fällt die MWST grundsätzlich erst bei der Einlösung an. Bei einem Leistungsgutschein wird sie bereits beim Verkauf abgerechnet.

Was gilt für Gutscheine in der Gastronomie und im Detailhandel?

Es gelten dieselben Grundsätze. Entscheidend ist, ob bereits beim Verkauf feststeht, welche Leistung zu welchem Steuersatz bezogen werden kann.

Gerade in der Gastronomie ist die Unterscheidung wichtig, da für verschiedene Leistungen unterschiedliche MWST-Sätze gelten können.

Gelten die Regeln auch für digitale Gutscheine?

Ja. Die steuerliche Einordnung hängt nicht davon ab, ob ein Gutschein auf Papier, als Geschenkkarte oder digital ausgestellt wird.

Muss ich einen abgelaufenen Gutschein noch annehmen?

Das hängt davon ab, ob die Gültigkeitsfrist rechtlich wirksam ist. Eine zu kurze oder unangemessene Frist kann problematisch sein. Ist die Frist gültig abgelaufen, besteht grundsätzlich keine Pflicht zur weiteren Annahme.

So hilft dir die KLARA Kasse bei Gutscheinen

Mit der KLARA Kasse kannst du Geschenkkarten direkt verkaufen, einlösen und verwalten. Du brauchst keine separate Liste, um Guthaben von Hand nachzuführen.

Gerade im Weihnachtsgeschäft spart das Zeit und vereinfacht den Umgang mit Gutscheinen.

Geschenkkarten einfach verkaufen

In der KLARA Kasse erstellst du einen Artikel mit dem Produkttyp «Geschenkkarte». Du kannst Gutscheine mit frei wählbarem Betrag oder festen Beträgen als Varianten anbieten.

Beim Verkauf generiert KLARA automatisch einen individuellen Gutscheincode. Bereits vorgedruckte Gutscheine mit eigenem Code kannst du ebenfalls verwenden.

Guthaben automatisch bei der Einlösung reduzieren

Bezahlt eine Kundin oder ein Kunde mit einer Geschenkkarte, wählst du an der Kasse die Zahlungsart «KLARA Gift Card».

Anschliessend gibst du den Gutscheincode ein oder scannst ihn. KLARA zeigt das verfügbare Guthaben an und zieht den eingelösten Betrag automatisch ab.

Geschenkkarten aufladen und verwalten

Bereits verkaufte Geschenkkarten kannst du an der Kasse wieder aufladen.

In der Geschenkkartenübersicht siehst du die verkauften Karten und ihre Bewegungen. In der Web-App steht dir zudem ein PDF-Export zur Verfügung.

Verkauf und Einlösung korrekt verbuchen

KLARA berücksichtigt die besondere buchhalterische Behandlung von Geschenkkarten.

Beim Produkttyp «Geschenkkarte» ist die Mehrwertsteuer beim Verkauf deaktiviert. Bei der Einlösung wird die Gutscheinverbindlichkeit reduziert und der Umsatz mit der Mehrwertsteuer des bezogenen Artikels verbucht.

Auch Einkäufe mit Artikeln unterschiedlicher MWST-Sätze können entsprechend abgebildet werden.

Damit unterstützt dich KLARA beim Verkauf und bei der Einlösung von Wertgutscheinen – von der Guthabenverwaltung bis zur buchhalterischen Erfassung.