Mehrere Kassen oder Standorte gleichzeitig verwalten: So behältst du den Überblick

Mehrere Kassen oder Filialen bedeuten nicht, dass du mit getrennten Systemen und verstreuten Umsatzdaten arbeiten musst. Mit einem zentral verwalteten Kassensystem organisierst du alle Kassen und Standorte gemeinsam und kannst nachvollziehen, wo was verkauft wurde.

Die eigentliche Frage ist selten technisch. Meist geht es darum: Wer verkauft wo, wie viel wurde wo eingenommen, und wie kommen diese Zahlen sauber in die Buchhaltung?

Mit dem KLARA Kassensystem legst du deine Standorte als Filialen an und ordnest jeder Filiale eine oder mehrere Kassen zu. Jede Kasse führt ihr eigenes Kassenjournal, und die Verkäufe werden automatisch in die KLARA Buchhaltung übernommen.

Wann sind mehrere Kassen oder Standorte sinnvoll?

Sobald an verschiedenen Stellen gleichzeitig verkauft oder kassiert wird. Typische Fälle:

• ein Laden, der zu Spitzenzeiten eine zweite Kasse öffnet
• ein Unternehmen mit mehreren Filialen, etwa ein Coiffeursalon mit zweitem Standort
• ein Restaurant oder Café, in dem mehrere Mitarbeitende an verschiedenen Geräten bestellen und kassieren
• zusätzlicher Verkauf an Märkten oder Events

Was ist die Herausforderung bei mehreren Kassen?

Das Hauptproblem ist nicht die zweite Kasse, sondern der fehlende Überblick, wenn jede Kasse für sich läuft.

Dann stellen sich schnell dieselben Fragen: Welche Umsätze gehören zu welcher Kasse? Wer hat welche Verkäufe erfasst? Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung, ohne dass jemand sie von Hand überträgt? Und wer mit Lager arbeitet, muss zusätzlich wissen, aus welchem Bestand verkauft wurde.

Kann man mehrere Kassen zentral verwalten?

Ja. Mit KLARA kannst du mehrere Kassen innerhalb einer Filiale oder für verschiedene Filialen einrichten. Jede Kasse wird separat abgerechnet und erhält ein eigenes Kassenjournal.

Die Struktur ist einfach: Kassen werden Filialen zugeordnet, und die Verkäuferinnen und Verkäufer werden den Filialen zugewiesen, an denen sie arbeiten. Jede Kasse braucht ein eigenes Gerät mit der KLARA Kassen-App.

Wie funktioniert das mit KLARA?

 Für mehrere Kassen oder Standorte gehst du grundsätzlich so vor: 

1. Filialen anlegen: Jeder Standort wird in KLARA als Filiale erfasst.
2. Kassen zuordnen: Jede Kasse gehört zu einer Filiale.
3. Mitarbeitende zuweisen: Verkäuferinnen und Verkäufer erhalten Zugriff auf die Filiale, in der sie arbeiten. Mindestens eine Person hat Administratorrechte.
4. Buchhaltung verbinden: Nutzt du die KLARA Buchhaltung, verknüpfst du jede Kasse mit den passenden Kassenkonten.
5. Lager zuordnen: Nutzt du KLARA Inventar, weist du jeder Kasse ihr Lager zu.

Eine zusätzliche Kasse muss zuerst über den KLARA Support oder deine Beraterin bzw. deinen Berater aktiviert werden. Dort erhältst du bei Bedarf auch zusätzliche Hardware.

Praxisbeispiel: eine Boutique mit zwei Standorten

Eine Boutique hat ihren Hauptstandort in Bern und eine Filiale in Thun. In Bern laufen zwei Kassen, weil samstags viel los ist, in Thun reicht eine.

In KLARA sind die beiden Berner Kassen der Filiale Bern zugeordnet, die dritte Kasse der Filiale Thun. Jede der drei Kassen führt ihr eigenes Kassenjournal, sodass die Verkäufe pro Kasse nachvollziehbar bleiben. Arbeitet die Boutique mit KLARA Inventar, sind die Kassen dem jeweiligen Lager zugeordnet: Ein Verkauf in Thun bucht den Artikel aus dem Lager Thun ab. Und weil die Kassen mit der KLARA Buchhaltung verknüpft sind, werden alle Transaktionen automatisch verbucht.

Für Betriebe im Detailhandel findest du weitere Informationen zum Kassensystem für den Detailhandel.

Gastronomie: mehrere Geräte, dieselben Bestellungen

Im Gastro-Modus können mehrere KLARA Kassen Tisch- und Take-away-Bestellungen über die Cloud synchronisieren. So arbeiten deine Mitarbeitenden an verschiedenen Geräten mit denselben Bestellungen. Wie du die Spiegelung einrichtest, erklärt der KLARA Support. Mehr zur Lösung für Restaurants liest du auf der Seite zum Kassensystem für die Gastronomie.

Wie behältst du den Überblick über Umsätze und Verkäufe?

Über die Kassenjournale. Jede KLARA Kasse führt ihr eigenes Kassenjournal. Dadurch ist nachvollziehbar, welche Verkäufe an welcher Kasse entstanden sind.

So nutzt du die Journale im Alltag:

• Direkt auf der Kasse: Der Tagesreport zeigt dir die Umsätze des aktuellen Tages.
• In der Web-App: Du siehst die Verkäufe für einen einzelnen Tag oder einen frei gewählten Zeitraum.
• Als Export: Du exportierst das Journal als PDF oder Excel. Der Journal-Export zeigt auch die Verkaufszahlen der einzelnen Mitarbeitenden.

So siehst du nicht nur, wie viel eine Kasse eingenommen hat, sondern auch, wer die Verkäufe erfasst hat.

Was passiert mit den Kassendaten in der Buchhaltung?

Nutzt du das KLARA Kassensystem zusammen mit der KLARA Buchhaltung, werden die Transaktionen automatisch verbucht. Die Synchronisation läuft jede Nacht: Die Verkäufe von heute sind am nächsten Tag in deiner Buchhaltung. Das gilt für jede Kasse, die du mit der Buchhaltung verknüpft hast.

Deine Tagesabschlüsse musst du deshalb nicht nochmals manuell erfassen, auch nicht bei mehreren Kassen.

Arbeitest du an einem Standort mit einem anderen Kassensystem, verbuchst du dessen Tagesabschluss manuell. Mehr dazu im Ratgeber Wie verbindet man Kasse und Buchhaltung?

Was solltest du bei mehreren Kassen oder Standorten beachten?

Kläre diese fünf Punkte, bevor du weitere Kassen einrichtest:

• Standorte: Welche Filialen gibt es, und welche Kassen gehören wohin?
• Mitarbeitende: Wer arbeitet an welchem Standort und braucht Zugriff?
• Lager: Gibt es unterschiedliche Lagerbestände, und welche Kasse gehört zu welchem Lager?
• Buchhaltung: Welche Kassen sollen mit der Buchhaltung verbunden werden?
• Geräte: Wie viele Kassen bzw. Tablets brauchst du tatsächlich, auch zu Spitzenzeiten?

Weitere praktische Hinweise findest du in den Tipps für das Einrichten deiner Kasse.

Mehrere Kassen verwalten, ohne den Überblick zu verlieren

Mehrere Kassen oder Standorte müssen nicht automatisch mehr Verwaltungsaufwand bedeuten. Entscheidend ist, Kassen, Verkäufe und, falls relevant, Lager und Buchhaltung sinnvoll miteinander zu verbinden.

Mit KLARA ordnest du mehrere Kassen verschiedenen Filialen zu, verfolgst die Verkäufe über die jeweiligen Kassenjournale und übernimmst die Transaktionen automatisch in die KLARA Buchhaltung.

Häufige Fragen

Kann ich mehrere Kassen gleichzeitig verwalten?

Ja. Mit KLARA richtest du mehrere Kassen innerhalb einer Filiale oder für verschiedene Filialen ein. Jede Kasse wird separat abgerechnet und hat ein eigenes Kassenjournal. Zusätzliche Kassen werden über den KLARA Support oder die Beratung aktiviert.

Kann ich mehrere Standorte mit einem Kassensystem verwalten?

Ja. Jeden Standort legst du in KLARA als Filiale an und ordnest ihm seine Kassen und Mitarbeitenden zu.

Braucht jeder Standort ein eigenes Kassensystem?

Nein. Mit KLARA kannst du mehrere Kassen für unterschiedliche Filialen einrichten. Jede Kasse benötigt jedoch ein eigenes Gerät mit der KLARA Kassen-App.

Kann ich die Umsätze verschiedener Kassen getrennt nachvollziehen?

Ja. Jede Kasse führt ihr eigenes Kassenjournal. Du siehst die Verkäufe für einen Tag oder einen gewählten Zeitraum und kannst sie als PDF oder Excel exportieren.

Können mehrere Mitarbeitende mit den Kassen arbeiten?

Ja. Du weist jeder Filiale Verkäuferinnen und Verkäufer zu, mindestens eine Person hat Administratorrechte. Der Journal-Export zeigt die Verkaufszahlen der einzelnen Mitarbeitenden.

Wie kommen die Kassendaten in die Buchhaltung?

Mit dem KLARA Kassensystem und der KLARA Buchhaltung automatisch. Die Transaktionen werden jede Nacht verbucht, die Verkäufe von heute sind am nächsten Tag in der Buchhaltung. Bei einem anderen Kassensystem verbuchst du den Tagesabschluss manuell.