Beim Kassensturz zählst du dein Bargeld und vergleichst es mit dem Sollbestand aus der Kasse. So erkennst du sofort, ob dein tatsächlicher Kassenbestand mit den erfassten Bargeldbewegungen übereinstimmt. Der Tagesabschluss geht weiter: Er erfasst zusätzlich die Umsätze und alle Zahlungsmittel des Tages, also auch Karte und TWINT. So erkennst du Differenzen früh und bereitest die Zahlen sauber für die Buchhaltung vor.
Was ist ein Kassensturz?
Ein Kassensturz ist die physische Kontrolle deines Bargelds. Du zählst das Geld in der Kasse, ermittelst damit den Istbestand und vergleichst ihn mit dem Sollbestand, den dein Kassensystem oder deine Aufzeichnungen für diesen Zeitpunkt ausweisen.
Stimmen Ist- und Sollbestand nicht überein, hast du eine Kassendifferenz. Der Kassensturz allein sagt dir noch nicht, woher sie kommt, er zeigt dir nur, dass es sie gibt.
Was ist ein Tagesabschluss?
Ein Tagesabschluss geht über das reine Bargeldzählen hinaus. Er fasst die Umsätze und Zahlungsmittel eines Tages zusammen und ermöglicht dir, sie zu kontrollieren.
Je nach Betrieb gehören typischerweise dazu:
- Bargeld
- Kartenzahlungen
- TWINT beziehungsweise weitere Zahlungsmittel
- Stornos
- Rückerstattungen
- Einlagen und Entnahmen
- Kassendifferenzen
Das sind übliche Bestandteile, keine gesetzlich abschliessende Liste. Was im Detail dazugehört, hängt von deinem Kassensystem und deiner Branche ab.
Kassensturz oder Tagesabschluss: der Unterschied
Kassensturz und Tagesabschluss unterscheiden sich im Fokus: Der Kassensturz prüft ausschliesslich das Bargeld, der Tagesabschluss den gesamten Verkaufstag mit allen Zahlungsmitteln.
| |
Kassensturz |
Tagesabschluss |
| Fokus |
Physisches Bargeld |
Alle Umsätze und Zahlungsmittel des Tages |
| Ergebnis |
Ist- und Sollbestand Bargeld, Differenz |
Vollständige Tagesübersicht für die Buchhaltung |
| Typischer Zeitpunkt |
Schichtende, Kassenwechsel, Tagesende |
Tagesende |
| Reicht das allein? |
Zeigt nur die Bargeldseite |
Bildet den gesamten Tag ab, inklusive Karte und TWINT |
Wie machst du einen Kassensturz?
- Kassenvorgänge abschliessen, keine offenen Verkäufe mehr.
- Bargeld zählen, am besten nach Münzen und Noten getrennt.
- Anfangsbestand beziehungsweise Wechselgeld prüfen und bei der Berechnung des Sollbestands berücksichtigen.
- Einlagen und Entnahmen prüfen, die während des Tages erfasst wurden.
- Sollbestand aus dem Kassensystem oder deinen Aufzeichnungen abrufen.
- Ist- und Sollbestand vergleichen.
- Differenz dokumentieren, auch wenn sie null ist.
- Tagesabschluss abschliessen, damit die Tageszahlen für die Buchhaltung vorliegen. Ob das automatisch oder manuell geschieht, hängt von deinem Kassensystem ab.
Praxisbeispiel: Kassensturz mit CHF-Zahlen
Ein Detailhandelsgeschäft schliesst den Tag so ab:
| Position |
Betrag |
| Anfangsbestand |
CHF 300.00 |
| Barumsatz |
CHF 1'250.00 |
| Bar-Rückerstattung |
- CHF 50.00 |
| Barentnahme |
- CHF 500.00 |
| Sollbestand |
CHF 1'000.00 |
| Gezählter Bestand |
CHF 995.00 |
| Kassendifferenz |
- CHF 5.00 |
Der Sollbestand ergibt sich aus Anfangsbestand plus Barumsatz, abzüglich Rückerstattung und Entnahme: 300 + 1'250 − 50 − 500 = 1'000 Franken. Gezählt wurden aber nur 995 Franken, die Kasse weist also ein Minus von 5 Franken aus.
Eine kleine Differenz kann mehrere Ursachen haben, etwa einen Rechenfehler beim Herausgeben, falsches Wechselgeld oder eine nicht erfasste Bartransaktion. Wiederholt sich die Differenz oder lässt sie sich nicht erklären, lohnt sich eine genauere Prüfung.
Was tun bei Kassendifferenzen?
- Zählung wiederholen, um einen möglichen Zählfehler auszuschliessen.
- Bar- und Kartenzahlungen abgleichen, falls eine Zahlung versehentlich der falschen Zahlungsart zugeordnet wurde.
- Einlagen und Entnahmen kontrollieren, ob alle korrekt erfasst sind.
- Stornos und Rückerstattungen prüfen, ob sie richtig verbucht wurden.
- Differenz dokumentieren, auch wenn die Ursache nicht restlos geklärt werden kann.
Gehören Kartenzahlungen zum Kassensturz?
Der eigentliche Kassensturz betrifft primär das physische Bargeld. Im Tagesabschluss solltest du zusätzlich Karten-, TWINT- und andere Zahlungen mit den im Kassensystem erfassten Umsätzen abgleichen.
Wie du Kartenzahlungsgebühren korrekt verbuchst, liest du im Artikel Kartenzahlungsg verbuchen. Für TWINT im Speziellen gilt unser Ratgeber Wie verbuche ich TWINT-Zahlungen richtig?
Muss man in der Schweiz täglich einen Kassensturz machen?
Ein Bundesgesetz, das wörtlich einen täglichen Kassensturz verlangt, gibt es nicht. Massgebend ist die allgemeine Pflicht zur ordnungsgemässen Buchführung nach Art. 957 ff. OR. Für Bareinnahmen konkretisiert die ESTV das so: Aufzeichnungen im Kassabuch müssen fortlaufend, lückenlos und zeitnah erfolgen und dürfen nicht unbemerkt nachträglich veränderbar sein. Als Beispiel nennt die ESTV ein Restaurant, das die Tageseinnahmen laut Kassenrekapitulation täglich im Kassabuch nachträgt.
Wie «zeitnah» konkret auszulegen ist, hat die Rechtsprechung präzisiert. Laut Bundesgericht kommt einem Kassabuch nur dann Beweiskraft zu, wenn es vollständig und nachgeführt ist. Bei bargeldintensiven Betrieben ist eine tägliche Kontrolle erforderlich. Für Betriebe mit wenig Bargeldverkehr lässt sich aus der zitierten Rechtsprechung keine allgemeine tägliche Vorgabe ableiten. Entscheidend ist eine regelmässige, zeitnahe und nachvollziehbare Kontrolle.
Für deinen Betrieb heisst das konkret:
- Bargeldintensiv, zum Beispiel Detailhandel, Gastro oder Coiffeur: tägliche Kontrolle, damit das Kassabuch im Streitfall beweiskräftig ist.
- Wenig Bargeldverkehr: keine allgemeine tägliche Vorgabe aus der Rechtsprechung, aber eine regelmässige, zeitnahe und nachvollziehbare Kontrolle.
Ob für deinen Kanton oder deine Branche zusätzliche Vorgaben gelten, war nicht Teil dieser Recherche. Kläre das im Zweifel mit deiner Treuhandstelle.
Kasse und Buchhaltung zusammen denken
Wer Kasse und Buchhaltung miteinander verbindet, kann Umsätze und Zahlungsmittel einfacher nachvollziehen und reduziert manuelle Übertragungen. Wie das im Detail funktioniert, liest du im Ratgeber Wie verbindet man Kasse und Buchhaltung?.
Das KLARA Kassensystem hat für den Kassensturz eine eigene Funktion: Du zählst das Bargeld, gibst den Betrag ein und das System zeigt dir den berechneten Betrag, den tatsächlichen Bestand und die Differenz. Bei einer Differenz bucht KLARA sie automatisch in die KLARA Buchhaltung.
Beim Tagesabschluss verbucht das KLARA Kassensystem deine Verkäufe direkt in die KLARA Buchhaltung. Eine zusätzliche manuelle Buchung brauchst du dafür nicht. Bareinlagen und -entnahmen ohne Verkaufsbezug erfasst du über eine eigene Funktion, sie werden auf ein Verrechnungskonto gebucht.
Weiterführend:
Häufige Fragen zum Kassensturz
Was ist ein Kassensturz?
Der Kassensturz ist das Zählen deines Bargelds und der Vergleich mit dem Sollbestand aus der Kasse.
Was ist der Unterschied zwischen Kassensturz und Tagesabschluss?
Der Kassensturz prüft nur das Bargeld. Der Tagesabschluss geht weiter und erfasst zusätzlich Umsätze und alle Zahlungsmittel des Tages, etwa Karte und TWINT.
Was ist der Unterschied zwischen Sollbestand und Istbestand?
Der Sollbestand ist der rechnerisch erwartete Kassenbestand aus Anfangsbestand, Umsätzen, Einlagen und Entnahmen. Der Istbestand ist das tatsächlich gezählte Bargeld. Weichen beide voneinander ab, hast du eine Kassendifferenz.
Wie berechnet man den Sollbestand einer Kasse?
Der Sollbestand ergibt sich grundsätzlich aus dem Anfangsbestand plus den Bareinnahmen, abzüglich Barausgaben, Entnahmen und Barrückerstattungen. Je nach Betrieb können weitere Bargeldbewegungen dazukommen.
Was tun bei Kassendifferenzen?
Zählung wiederholen, Bar- und Kartenzahlungen abgleichen, Einlagen und Entnahmen kontrollieren, Stornos und Rückerstattungen prüfen und die Differenz dokumentieren.
Gehören Kartenzahlungen zum Kassensturz?
Der Kassensturz selbst betrifft primär das Bargeld. Im Tagesabschluss gleichst du zusätzlich Karten- und TWINT-Zahlungen mit den Kassensystem-Umsätzen ab.
Muss man in der Schweiz täglich einen Kassenabschluss machen?
Ein Bundesgesetz, das das wörtlich verlangt, gibt es nicht. Laut Rechtsprechung ist bei bargeldintensiven Betrieben eine tägliche Kontrolle erforderlich, damit das Kassabuch beweiskräftig bleibt. Bei wenig Bargeldverkehr lässt sich daraus keine allgemeine tägliche Vorgabe ableiten. Entscheidend ist eine regelmässige, zeitnahe Kontrolle.
Hinweis: Dieser Artikel wurde sorgfältig anhand offizieller Quellen und der KLARA-Produktdokumentation recherchiert, ersetzt aber keine rechtliche oder steuerliche Beratung im Einzelfall. Für deine konkrete Situation empfehlen wir dir, deine Treuhandstelle oder das zuständige kantonale Steueramt zu konsultieren.
