Stehen in deinem Büro oder im Keller überfüllte Aktenschränke, um die zehnjährige Aufbewahrungspflicht von Belegen einzuhalten? Dann haben wir die perfekte Lösung für dich: Das eArchiv von KLARA und ePost!
Gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) kannst du deine Dokumente auch elektronisch archivieren – vorausgesetzt, das digitale Archiv erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben. Mit unserem eArchiv kannst du dich endlich von deinen Aktenschränken verabschieden. Deine Geschäftsbücher, Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente werden revisionssicher und gesetzeskonform digital archiviert.
Was ist ein digitales Archiv?
Ein digitales Archiv funktioniert ähnlich wie eine Cloud-Lösung, in der du Dokumente elektronisch speichern kannst. Egal ob bereits digitale Dokumente, wie E-Mails oder QR-Rechnungen, oder eingescanntes Papier – alles kann sicher abgelegt werden. Der grosse Unterschied zur herkömmlichen Cloud: Ein digitales Archiv muss die strengen GeBüV-Auflagen erfüllen.
Artikel 9 der GeBüV setzt klare Bedingungen für die digitale Archivierung, um die Unveränderbarkeit der Dokumente zu garantieren. Das KLARA eArchiv erfüllt diese Anforderungen vollständig. Jede Veränderung wird durch Zeitstempel und lückenlose Dokumentation als neue Datei erfasst. So sind deine Rechnungen, Belege und anderen Firmenunterlagen rechtskonform und revisionssicher archiviert.
Was darf elektronisch archiviert werden?
Grundsätzlich darfst du alle Dokumente elektronisch archivieren. In der Schweiz gelten jedoch spezielle Regeln für die rechtskonforme Archivierung. Wichtig ist, dass du die Jahresrechnung – also Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang – in physischer Form aufbewahren musst. Diese Dokumente kannst du digital archivieren:
- Geschäftsbücher mit Konten und Journal
- Lohnbuchhaltung
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Warenbestände und nicht fakturierte Dienstleistungen
- Interne Buchungsbelege wie Arbeitsrapporte
- Externe Belege wie Bestellungen, Lieferscheine, Steuererklärungen, Kassenstreifen oder Zolldeklarationen
- Rechnungen
- Geschäftskorrespondenzen
- Verträge
Welche Vorteile bringt die elektronische Archivierung?
Viele Unternehmen zögern noch, ihr Archiv zu digitalisieren. Sie befürchten hohe Investitionen oder einen grossen Aufwand. Doch die Umstellung ist überraschend einfach und kostengünstig. Das digitale Archiv bietet zudem viele Vorteile:
- Gesetzeskonforme und revisionssichere Speicherung: Du kannst deine Buchführung elektronisch archivieren und sicher sein, dass du alle gesetzlichen Vorgaben erfüllst.
- Sicherheit: Wasser- oder Brandschäden im Büro? Deine digital archivierten Daten sind geschützt. Auch vor Cyberattacken bietet das eArchiv umfassenden Schutz durch modernste Sicherheitsstandards. Zusätzlich kannst du individuelle Zugriffsrechte festlegen, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
- Platzsparend: Die digitale Archivierung ersetzt den Aktenschrank in deinem Büro. Wie wäre es mit einer gemütlichen Sofaecke statt diesem klobigen Möbelstück?
- Zeitsparend: Statt dich durch Aktenordner zu wühlen, findest du dank Volltextsuche, Tagging- und Ordnersystem deine Daten in Sekundenschnelle.
- Ortsunabhängigkeit: Du hast jederzeit und von überall Zugriff auf deine Dokumente.
- Geld sparen: Druckkosten und Lagerräume für Akten entfallen – das spart bares Geld.
- Aktualität: Deine Dokumente sind immer auf dem neuesten Stand.
- Effizientes Arbeiten: Wichtige Dokumente sind schnell zur Hand, und Rechnungen können direkt aus dem eArchiv an die KLARA Buchhaltung weitergeleitet werden.
- Umweltfreundlich: Mit dem digitalen Archiv reduzierst du deinen Papierverbrauch und schonst die Umwelt.
Auch wenn du bisher deine Geschäftsbelege zehn Jahre lang auf Papier archivieren musstest – damit ist jetzt Schluss! Das KLARA eArchiv ist deine digitale und revisionssichere Lösung. Es lässt sich nahtlos in andere KLARA-Widgets integrieren und macht die Verwaltung deiner Dokumente und Buchhaltungsprozesse noch effizienter.
