Stehen in deinem Büro oder im Keller überfüllte Aktenschränke, um die zehnjährige Aufbewahrungspflicht von Belegen einzuhalten? Dann haben wir jetzt eine Lösung für dich: Das neue eArchiv von KLARA und ePost! Denn, gemäss der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) kann die Aufbewahrung kann auch elektronisch erfolgen – sofern das digitale Archiv alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Mit unserem eArchiv kannst du dich endlich von deinen Aktenschränken verabschieden, denn hier sind deine Geschäftsbücher, Rechnungen, Belege und andere wichtige Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform digital archiviert.
Was ist ein digitales Archiv?
Ähnlich wie bei einer Cloud-Lösung kannst du dort Dokumente in elektronischer Form aufbewahren. Seien es bereits digitale Dokumente, wie etwa E-Mails oder QR-Rechnungen, oder papiergebundene, die eingescannt werden. Der bedeutende Unterschied der beiden Speicher-Lösungen liegt in erster Linie darin, dass digitale Archive die strengen GebüV-Auflagen erfüllen müssen.
Artikel 9 der GeBüV setzt für die digitale Archivierung bestimmte Bedingungen voraus, welche die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleisten. Das eArchiv erfüllt alle dort genannten Auflagen und KLARA garantiert dafür, dass ein Original auch wirklich ein Original ist. Jede Veränderung wird dank Zeitstempel und Dokumentation aller Vorgänge als neue Datei ausgewiesen. Das sorgt für eine absolut rechtskonforme und revisionssichere Archivierung deiner Rechnungen, Belege und anderen Firmenunterlagen.
Was darf elektronisch archiviert werden?
Grundsätzlich darf alles elektronisch archiviert werden. In der Schweiz gelten jedoch klare Regeln für die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Belegen. Wichtig ist, dass du die Jahresrechnung, also Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang schriftlich und unterzeichnet in physischer Form aufbewahren musst. Die folgenden Dokumente kannst du in digitaler Form archivieren:
- Geschäftsbücher mit Konten und Journal
- Lohnbuchhaltung
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Warenbestände und nicht fakturierte Dienstleistungen
- Interne Buchungsbelege wie beispielsweise Arbeitsrapporte
- Externe Belege wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine, Steuererklärungen, Kassenstreifen oder Zolldekalrationen
- Rechnungen
- Geschäftskorrespondenzen
- Verträge
Welche Vorteile bringt die elektronische Archivierung?
Viele Unternehmen sträuben sich, ihr Archiv zu digitalisieren. Sie befürchten hohe Investitionen oder einen zu grossen Aufwand. Dabei ist die Umstellung überraschend einfach und kostengünstig. Vor allem aber gestaltet das digitale Archiv Arbeitsabläufe sicherer und effizienter:
- Gesetzeskonforme und revisionssichere Speicherung: Du kannst deine Buchführung elektronisch archivieren und weisst, du hältst dabei alle Gesetzesvorlagen ein.
- Sicherheit: Wasser- oder Brandschaden im Büro? Deine digital archivierten Daten kratzt das nicht im Geringsten. Auch vor Hackversuchen sind sie geschützt und es besteht zudem die Möglichkeit, mit individuellen Zugriffsrechten zu arbeiten.
- Platzsparend: Die digitale Archivierung ersetzt den Aktenschrank in deinem Büro. Wie wäre es mit einem Ficus statt diesem hässlichen Ding?
- Zeitsparend: Statt dich durch Aktenordner zu wühlen, findest du dank einem einfacher Volltextsuche sowie Tagging- und Ordnersystem alle deine Daten in Sekundenschnelle.
- Ortsunabhängigkeit: Du hast von überall her und jederzeit Zugriff auf deine Dokumente.
- Geld sparen: Dokumente auszudrucken ist teuer, genauso wie Lagerräume für Aktenschränke. Beides wird mit dem digitalen Archiv hinfällig.
- Aktualität: Die Dokumentversionen sind immer auf dem aktuellsten Stand.
- Effizientes Arbeiten: Wichtige Dokumente sind schnell zur Hand, genauso wie notwendige Belege für deinen Jahresabschluss. Wer übrigens mit der KLARA Buchhaltung arbeitet, kann Rechnungen direkt aus dem eArchiv an die Software-Lösung senden.
- Umweltfreundlich: Die Bäume danken es dir, dass du keine Papierberge mehr produzierst.
