Du hast gerade erst ein Start-up gegründet und willst bei der Buchhaltung Kosten sparen? Das geht, indem du möglichst viele Aufgaben selbst erledigst. Hier erfährst du, welche Arbeiten du ohne viel Vorwissen ausführen kannst und in welchen Fällen du besser eine Treuhänderin oder einen Treuhänder hinzuziehst.

Beginne gleich nach Firmengründung mit der Buchhaltung

Nach der Gründung deines Unternehmens beginnst du am besten so schnell wie möglich mit der Buchhaltung und planst täglich etwas Zeit dafür ein. Gleise sie von Anfang an sauber und strukturiert auf – so vermeidest du später zusätzlichen Aufwand. Ganz wichtig hierbei: Vermische Privates nicht mit Geschäftlichem. 

Je tagesaktueller du arbeitest, desto weniger Aufwand hast du. Denn fehlende Belege im Nachhinein zu suchen, ist extrem mühsam. Dasselbe gilt für das Verbuchen von Geschäftsfällen, die schon lange zurückliegen. Im schlimmsten Fall erinnerst du dich nicht mehr, warum du beispielsweise eine Rückzahlung über die Hälfte des Betrags erhalten hast, und musst das mühsam nachvollziehen. Wir empfehlen daher, Rechnungen und Quittungen sofort zu verbuchen.

Extratipp: Reduziere die Anzahl Belege, indem du mit deinen Lieferanten Sammelrechnungen vereinbarst oder Büromaterial-Bestellungen sammelst.

Arbeite von Anfang an mit einer Fachperson

Dein Treuhänder oder deine Treuhänderin kann dir helfen, deine Buchhaltung optimal aufzusetzen, damit später alles reibungslos läuft. Er oder sie kann dich auch beraten, welche Buchhaltungs-Software die Bedürfnisse deines Unternehmens am besten erfüllt. Wenn du hingegen erst später eine Fachperson hinzuziehst, läufst du Gefahr, dass diese nicht mit dem von dir genutzten Programm vertraut ist und du alles noch einmal neu aufsetzen musst.

Im Zweifelsfall kannst du deine Buchhaltung vorerst auch mit Excel machen: Hier findest du eine Vorlage für die einfache Buchhaltung mit Excel.

Extratipp: Prüfe die Fachperson, mit der du zusammenarbeiten möchtest, gut – schliesslich vertraust du ihr deine Buchhaltung an.

Diese Aufgaben in der Buchhaltung kannst du selbst übernehmen

In der Buchhaltung sind die meisten Arbeiten wiederkehrend. Wenn du also einmal verstanden hast, wie du diese Geschäftsfälle korrekt verbuchst, kannst du solche Routine-Arbeiten problemlos selbst erledigen. So sparst du Kosten!

• Erstellen von Rechnungen mit den korrekten MWST-Sätzen.
• Verbuchen der Umsätze in der Buchhaltung (falls du kein System verwendest, welche die erstellten Rechnungen automatisch verbucht).
• Verbuchen und Bezahlen von Lieferantenrechnungen.
• Der Bankabgleich, also das Abgleichen der eingehenden und ausgehenden Zahlungen mit den offenen Rechnungen.
• Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen, solange keine grösseren Veränderungen anstehen. 

Extratipp: Wenn du mit einer Buchhaltungs-Software arbeitest, sind solche Routine-Aufgaben besonders einfach. Denn vieles erledigt das Programm automatisch oder führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess. So bleibst du mit minimalem Zeitaufwand stets à jour. Vor allem beim Bankabgleich sparst du so viel Zeit und Nerven.

Für diese Aufgaben in der Buchhaltung ist Expertenrat gefragt

Es gibt Besonderheiten, die etwas mehr Hintergrundwissen erfordern oder teuer werden, wenn du dabei etwas falsch machst. Für Laien ist es oft schwierig, solche Vorfälle zu erkennen. Wir empfehlen dir, in folgenden Situationen deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder zu konsultieren: 

• Ersteinrichtung: Wo werden die Prämiensätze der Sozialversicherung hinterlegt? Wo finde ich diese in den Policen? Wie richte ich die MWST (Mehrwertsteuer) richtig ein? Wie verbinde ich das Bankkonto mit KLARA und wie baue ich die Tagging-Struktur am besten auf? Es ist wichtig, die Buchhaltung nicht nur korrekt einzurichten, sondern auch individuell auf den eigenen Betrieb abzustimmen. Dann läuft bei den Routine-Arbeiten sicher alles rund.
• Spezielle Vergütungen im Lohn: Welche Lohnart soll verwendet werden? Ist die Vergütung AHV-pflichtig? Muss Quellensteuer abgerechnet werden? Wie muss sie auf dem Lohnausweis erscheinen?
• Leistungen im oder aus dem Ausland: Wie muss die MWST abgerechnet werden? Ist es allenfalls ein steuerbefreiter Export oder muss auf der bezogenen Dienstleistung Bezugssteuer abgerechnet werden? Mehr Informationen zur MWST auf Dienstleistungen im Ausland findest du hier.
• Kauf von «teuren» Gütern: Ab wann sollen diese in der Bilanz im Anlagevermögen aufgeführt werden? Wie werden sie am sinnvollsten abgeschrieben?
• MWST-Pflicht allgemein: Bist du sicher, dass du nicht MWST-pflichtig bist? Oder dass dein Umsatz noch unter der Höchstgrenze für die Abrechnung mit der Saldosteuersatz-Methode liegt? Eine Fachperson kann dich rechtzeitig auf solche «Gefahren» hinweisen.
• Jahresabschlussarbeiten: Was gehört in eine Jahresrechnung? Muss ich einen Anhang erstellen oder ein GV-Protokoll schreiben? Wie kann ich das Ergebnis per Ende Jahr beeinflussen und wie bezahle ich weniger Steuern? Deine Treuhänderin oder dein Treuhänder stellt dir den Jahresabschluss so zusammen, dass du bei einer allfälligen Steuer-, MWST- oder Sozialversicherungsrevision die notwendigen Unterlagen sofort zur Hand hast.

So funktioniert die Zusammenarbeit am besten

Definiert klar, wer für welche Arbeiten zuständig ist. Wir empfehlen, dass die Fachperson zumindest im ersten Geschäftsjahr regelmässig, also mindestens einmal pro Quartal, deine ganze Buchhaltung überprüft. So erkennst du allfällige Fehler rechtzeitig und vermeidest zeitaufwendige Korrekturen.

Sobald der Betrieb in deiner Firma reibungslos läuft, kannst du immer mehr Aufgaben in der Buchhaltung selber übernehmen und das Tagesgeschäft alleine bewältigen. Deine Treuhänderin oder deinen Treuhänder brauchst du dann nur noch, um den Jahresabschluss zu erstellen und bei gewissen Spezialfällen.

Extratipp: Mit einer professionellen Buchhaltungs-Software  gestaltet sich die Zusammenarbeit besonders einfach: Du kannst du deiner Treuhänderin oder deinem Treuhänder direkten Zugriff auf die Software gewähren, statt umständlich Dokumente hin und her zu schicken.