Als Start-up oder Kleinunternehmen ist es wichtig, die Kosten im Griff zu haben. Wenn du dich gerade selbstständig gemacht hast und noch nicht viel Umsatz erzielst, reicht es meistens, die Buchhaltung vorerst auf Excel zu führen. Mit unserer Excel-Vorlagen, die du dir kostenlos herunterladen kannst, ist es ganz einfach, deine Buchhaltung im Excel zu erstellen.
Die Buchführungspflicht
In der Schweiz ist jedes Unternehmen zu einer ordnungsgemässen Buchhaltung verpflichtet, da sie die Grundlage für die Besteuerung darstellt. Sie ist ein wichtiges Instrument bei der Unternehmensführung: Indem Buchhaltung einen Überblick über die Vermögenslage bietet und Geschäftsvorfälle nachvollziehbar macht, lässt sich erst der wirtschaftliche Unternehmenserfolg ermitteln. Auch für Banken, Gläubiger oder Geschäftspartnerschaften dient die Buchführung und die daraus ermittelten Zahlen als wichtige Entscheidungsgrundlage.
Wann ist eine einfache Buchhaltung gesetzlich erlaubt?
Für Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als 500'000 Franken Jahresumsatz reicht eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, auch «Milchbüechli-Rechnung» genannt. Bei dieser sogenannt einfachen Buchhaltung erfasst du nur deine Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge. So erhältst du einen Überblick über Gewinn und Verlust deines Unternehmens.
Wer braucht eine doppelte Buchhaltung?
AGs, GmbHs sowie alle Unternehmen, die über 500'000 Franken Jahresumsatz erwirtschaften, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dabei wird jeder Geschäftsfall zweimal erfasst, um den Erfolg eines Unternehmens in zweifacher Art nachzuweisen: Die Bilanz zeigt, wie sich das Eigenkapital verändert hat und die Erfolgsrechnung weist aus, ob das Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat. Du gibst also nicht nur an, auf welchem Konto die Bewegung stattfand, sondern auch, wofür die Ausgabe verwendet wurde.
Auch bei komplexen Geschäftsmodellen oder bestimmten Branchen ist eine doppelte Buchführung empfehlenswert. Dasselbe gilt für Restaurants, den Detailhandel oder ähnliche Betriebe mit regelmässigen Bargeldeinnahmen. Denn die doppelte Erfassung stellt die finanzielle Lage besser nachvollziehbar dar. So lässt sich daraus beispielsweise der Wert der Lagervorräte ablesen oder Kennzahlen ermitteln, die es erlauben, wichtige geschäftliche Entscheidungen zu treffen.
Mehr Informationen zur doppelten Buchführung.
Wichtige Aspekte der Buchhaltung
Bei der einfachen wie auch der doppelten Buchführung musst du jeden Geschäftsvorfall, also jede Transaktion, ordentlich nachvollziehbar mit einem Beleg dokumentieren. Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen oder Quittungen handeln, aus denen der Zeitpunkt der Bewegung, der Name des Leistungsbringenden oder -empfangenden sowie der Zahlungszweck ersichtlich sind. Das Gesetz schreibt hierbei eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vor.
Mehrwertsteuerpflichtig ist nur, wer jährlich weltweit mehr als 100'000 Franken Umsatz erzielt – unabhängig von der Rechtsform der Firma. Aber aufgepasst: Wenn du die MWST auf deinen Quittungen oder Rechnungen ausweist, bist du auch verpflichtet, sie zu bezahlen. Das blosse Einnehmen der Steuer, ohne sie abzuführen, gilt als Steuerhinterziehung. Das kann teuer werden: Neben der Busse gilt es nämlich, die eingenommene Steuer zurückzuzahlen und es kann eine Freiheitsstrafe drohen.
Die MWST im Griff? Diese 10 Punkte müssen KMU beachten.
Vorteile und Nachteile einer Buchhaltung mit Excel
Obwohl eine Buchführung mit dem «Milchbüechli» unter den vorher genannten Voraussetzungen gesetzlich erlaubt ist, ist sie nicht immer die beste Lösung. Vor allem für schnell wachsende Unternehmen eignet sich eine digitale Buchführung besser.
Die Vorteile einer Excel-Buchhaltung liegen auf der Hand:
- tiefe Kosten
- persönlich anpassbar
- schnell umsetzbar
Die Nachteile einer Excel-Buchhaltung überwiegen jedoch:
- Zeitaufwendig
- Hohe Fehleranfälligkeit
- Eher ungeeignet für die doppelte Buchhaltung
- Keine einheitliche Speicherung der Daten (z.B. elektronische Belege)
- Keine GeBüV-konforme elektronische Ablage
- Die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zur MWST und den Sozialversicherungen sind schwierig und aufwendig
- Begrenzte Auswertungsmöglichkeiten
- Begrenzte Prognose- und Budgetmöglichkeiten
- Keine Neuerungen und Updates bei rechtlichen Anpassungen
- Weniger übersichtlich als eine digitale Buchhaltung
Reicht eine einfache Buchhaltung mit Excel für mich?
Wenn du ein Einzelunternehmen bist, weniger als CHF 100'000 Umsatz im Jahr erzielst, dich nicht freiwillig für die MWST angemeldet und keine Angestellten hast, ist die Excel Buchhaltung die richtige Lösung für dich. Lade dir dazu am besten unsere kostenlose Vorlage herunter. Damit bist du im Nullkommanichts startklar.
Alle anderen sind mit einer digitalen Buchhaltung besser bedient: Mit einer Buchhaltungs-Software können selbst Nicht-Profis ihre Buchhaltung einfach, effizient und fehlerfrei selber erledigen. Für komplexere Angelegenheiten, wie etwa den Jahresabschluss, kannst du deinem Treuhänder oder deiner Treuhänderin den Zugriff auf das Programm gewähren. Auch praktisch: Bei einer allfälligen AHV/SUVA- oder MWST-Revision kannst du die benötigten Unterlagen auf Knopfdruck zusammenstellen. Kurz gesagt: Du hast deine Buchhaltung im Griff und kannst dich auf das Tagesgeschäft konzentrieren.
Weiterführende Informationen zur Einrichtung einer digitalen Buchhaltung.
