Für Start-ups und kleine Unternehmen ist es wichtig, die Kosten im Griff zu haben. Wenn du gerade den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt hast und noch nicht viel Umsatz erzielst, reicht es oft aus, die Buchhaltung mit einer einfachen Excel-Vorlage zu führen. Mit unserer kostenlosen Vorlage kannst du sofort loslegen. Doch es gibt auch moderne digitale Lösungen wie KLARA, die dir weit mehr bieten als Excel – ideal für alle, die effizient und zukunftsorientiert arbeiten möchten.

Die Buchführungspflicht

In der Schweiz ist jede Firma zur ordentlichen Buchhaltung verpflichtet, die als Grundlage für die Steuerberechnung dient. Zudem ist die Buchhaltung ein wichtiges Instrument zur Unternehmensführung: Sie gibt dir den Überblick über deine finanzielle Lage und hilft dir, geschäftliche Entscheidungen fundiert zu treffen.

Wann ist eine einfache Buchhaltung erlaubt?

Für Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als 500’000 Franken Umsatz pro Jahr genügt eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, auch „Milchbüechli-Rechnung“ genannt. Hierbei werden nur Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge festgehalten – ideal, um einen ersten Überblick über Gewinn und Verlust zu bekommen.

Steuerliche Aspekte

Auch bei der einfachen Buchhaltung müssen alle Belege ordentlich aufbewahrt und regelmässig gepflegt werden, damit du deine Steuererklärung korrekt einreichen kannst.

Wer braucht eine doppelte Buchhaltung?

AGs, GmbHs sowie alle Unternehmen, die mehr als 500’000 Franken Umsatz erzielen, müssen eine doppelte Buchhaltung führen. Hierbei wird jeder Geschäftsfall doppelt erfasst – die Bilanz zeigt das Eigenkapital, und die Erfolgsrechnung gibt Aufschluss über Gewinn oder Verlust. Auch für Branchen mit hohen Bargeldtransaktionen, wie Gastgewerbe oder Detailhandel, ist die doppelte Buchhaltung vorteilhaft, da sie Transparenz und Kontrolle erleichtert.

Branchenspezifische Anforderungen

Einige Branchen unterliegen zusätzlichen Anforderungen. Informiere dich über spezifische Vorschriften in deinem Bereich, um sicherzustellen, dass deine Buchhaltung den Anforderungen entspricht.

Wichtige Aspekte der Buchhaltung

Egal ob einfache oder doppelte Buchführung: Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Bewahre Belege wie Rechnungen oder Quittungen auf, die den Zeitpunkt, die Beteiligten und den Zweck der Zahlung zeigen. In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Mehrwertsteuerpflicht: Alle Unternehmen mit einem weltweiten Umsatz von mehr als 100’000 Franken pro Jahr sind mehrwertsteuerpflichtig. Wenn du die MWST auf deinen Belegen ausweist, musst du sie auch abführen. Das Nichtabführen gilt als Steuerhinterziehung und kann hohe Strafen zur Folge haben.

Vorteile und Nachteile einer Buchhaltung mit Excel

Excel kann eine einfache Lösung für den Start sein, ist aber nicht immer optimal für wachsende Unternehmen:

Vorteile einer Excel-Buchhaltung:

• Kostengünstig
• Flexibel anpassbar
• Schnell umsetzbar

Nachteile einer Excel-Buchhaltung:

• Zeitaufwendig und fehleranfällig
• Schwierige Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. GeBüV)
• Keine automatische Aktualisierung bei rechtlichen Änderungen
• Unübersichtlich bei wachsender Datenmenge und komplexen Prozessen

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Digitalisierung und Skalierbarkeit

Digitale Lösungen wie KLARA bieten dir gegenüber Excel viele Vorteile. Sie automatisieren Prozesse, sparen Zeit und passen sich dem Wachstum deines Unternehmens an. Damit erhältst du eine Lösung, die langfristig funktioniert und mit deinem Unternehmen mitwächst. Wenn du Wachstum erwartest, ist es sinnvoll, eine skalierbare Lösung wie KLARA zu wählen, um später ohne Aufwand auf eine umfangreichere Buchhaltung umsteigen zu können. 

Rechtliche Updates und Zusammenarbeit mit Treuhändern

Digitale Buchhaltungslösungen wie KLARA haben den Vorteil, dass rechtliche Änderungen automatisch aktualisiert werden, was dir viel Aufwand spart. Zudem erleichtert eine strukturierte Buchhaltung die Zusammenarbeit mit einem Treuhänder – häufig können digitale Lösungen einen direkten Zugriff ermöglichen und so den Prozess noch effizienter gestalten. 

Treuhandliste: diese Treuhand-Expertinnen und Experten kennen sich mit KLARA bestens aus

Reicht eine einfache Buchhaltung mit Excel für mich?

Wenn du ein Einzelunternehmen führst, weniger als 100’000 Franken Umsatz im Jahr erzielst und keine Angestellten hast, könnte Excel eine passende Lösung für den Start sein. Lade dir unsere kostenlose Vorlage herunter und beginne sofort.

Für alle anderen ist eine digitale Buchhaltungslösung wie KLARA ideal. Selbst ohne Vorkenntnisse kannst du damit deine Buchhaltung effizient und fehlerfrei selbst erledigen. Für komplexere Aufgaben wie den Jahresabschluss kannst du deinem Treuhänder direkten Zugriff auf das Programm geben und bei einer AHV- oder MWST-Revision benötigte Unterlagen mit einem Klick bereitstellen. 

Praktische Tipps

• Organisiere deine Belege sorgfältig und chronologisch.
• Führe deine Buchhaltung regelmässig, am besten wöchentlich.
• Nutze separate Konten für private und geschäftliche Transaktionen.
• Halte wichtige Fristen, wie die Steuererklärung, im Auge.
• Überprüfe regelmässig, ob deine Buchhaltungsmethode noch passt, und erwäge den Wechsel zu einer professionellen Lösung, wenn dein Unternehmen wächst.