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Erstelle und sende Rechnungen per Mausklick direkt dorthin, wo deine Kundschaft sie bezahlen möchte.
KLARA Blog

Rechnungsstellung mit KLARA: Einfach, sicher und effizient

28.07.2022
Lesezeit: 5 min

Egal wie gross dein Unternehmen ist oder welche Dienstleistungen du erbringst: Um die Rechnungsstellung kommt kein KMU herum. In der Regel bedeutet die gesamte Rechnungsverwaltung, angefangen bei der Erstellung, einen beträchtlichen Aufwand. Erst recht, wenn Forderungen nicht pünktlich beglichen werden. Das Versenden von Mahnungen oder im schlimmsten Fall die Einleitung von rechtlichen Schritten raubt Zeit, Geld und Nerven. Hinzu kommt bei Rechnungen die per E-Mail versendet werden die Ungewissheit, ob sie womöglich im Spam-Ordner gelandet sind oder übersehen wurden.

Lesezeit: 5 min

Damit du dich weniger mit solchen Situationen herumschlagen musst und dich stattdessen auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst, unterstützt KLARA dich in diesem Prozess. Angefangen bei der Rechnungsstellung. Mit der KLARA Auftragsverwaltung kannst du deine Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen und auch deine Kundendaten einfach aus dem CRM übernehmen. Bei den Versand-Optionen siehst du dann auf einen Blick, wo die empfangende Person ihre Rechnungen am liebsten bezahlt: Mit eBill, via eLetter oder E-Mail... Du klickst die entsprechende Option nur noch an und versendest die Rechnung per Knopfdruck. Dabei hast du stets die volle Kontrolle und eine transparente Übersicht über all deine Zahlungen, egal ob du dich in deinem Büro, Zuhause oder irgendwo auf der Welt befindest.

Optionen der Rechnungsstellung bei KLARA

KLARA bietet dir vier verschiedene Möglichkeiten, wie du deine Rechnung versenden kannst:

  1. eBill: Mit eBill schickst du deine Rechnungen dahin, wo sie auch bezahlt werden: Direkt im E-Banking-Portal deiner Kundschaft. Das erspart dir viel Zeit und Mühe. Dazu musst du lediglich eine Bankanbindung einrichten – was mit wenigen Klicks erledigt ist. Mehr zum Thema eBill erfährst du hier.
  2. eLetter: Du hast Rechnungsempfänger, die ePost benutzen? Dann kannst du ihnen die Rechnung direkt in die App schicken. Dort können sie die Rechnung direkt zur Zahlung in ihre Bank App senden und dort freigeben. Übrigens kannst du deine Kundschaft via KLARA auch ganz einfach zu ePost einladen, falls diese noch nicht mit dem digitalen Briefkasten arbeitet.
  3. Print & Send: Deine Kundschaft ist noch nicht so digital unterwegs wie du und du hast keine Zeit, deine Rechnungen auszudrucken und zur Post zu bringen? Dann ist Print & Send die richtige Lösung für dich: Übermittle deine Rechnungen (oder andere Dokumente) einfach per Mausklick an die Schweizerische Post. Diese übernimmt dann den Rest für dich.
  4. E-Mail: Natürlich hast du nach wie vor die Möglichkeit, deine Rechnungen wie gehabt per E-Mail zu versenden.

Welche Rechnungsstellung eignet sich am besten für mein Geschäft?

Das hängt in erster Linie von deiner Kundschaft ab. Das Geniale an der KLARA Auftragsverwaltung ist, dass sie dir jeweils die Optionen zur Wahl gibt, mit der die empfangende Person arbeitet. Wenn du also eBill auswählen kannst, bedeutet das, sie zieht eBill vor. So schickst du deine Rechnungen immer dorthin, wo deine Kundschaft sie bezahlen will.

Pünktlichere Zahlungen

Laut dem European Payment Report 2021 haben rund 85 Prozent der Schweizer Unternehmen Probleme mit verspäteten Zahlungen der Kundschaft, bei 35 Prozent stand dadurch sogar das Überleben der Firma auf dem Spiel. Fun Fact: Dabei liegt die Schweiz sieben Prozent über dem gesamteuropäischen Durchschnitt. Gemäss einem Whitepaper von SIX und der Hochschule Luzern verbessern digitale Rechnungsstellungen wie eBill die Zahlungsmoral deutlich. Schliesslich hat so auch deine Kundschaft weniger Aufwand.

Grundsätzlich gilt: Je einfacher jemand die Rechnung bezahlen kann, also je weniger Schritte die Person ausführen muss, desto schneller wird sie bezahlt. Mit KLARA erhält deine Kundschaft die Zahlungsaufforderungen nun dort, wo sie sie haben möchte: Direkt im E-Banking, in ihrem ePosteingang, via E-Mail oder im Briefkasten. Für dich bedeutet das: Weniger Aufwand, eine stabilere Liquidität und eine zufriedene Kundschaft.

Mehr Sicherheit im Zahlungsverkehr

Vor allem eLetter und eBill bieten weitaus mehr Sicherheit als das Versenden von Rechnungen per E-Mail oder herkömmlicher Post. Denn hier kann nur die Person oder das Unternehmen, für das die Rechnung bestimmt ist, diese sehen. Zudem hast du die Gewissheit, dass die Rechnung ankommt. Schneller geht’s auch, denn das mühsame Abtippen von Kontoinformationen und Referenznummern fällt weg. Das trägt zusätzlich zur Sicherheit bei, da kaum Spielraum bleibt, aus Versehen falsche Informationen einzugeben.

Digitale Rechnungsstellung ist nachhaltig

Die brandaktuelle Studie Nachhaltigkeit im Rechnungswesen rechnet es vor: Pro Papierrechnung fallen rund 176 Gramm Emissionen an. 2021 wurden immer noch drei Viertel aller Rechnungen auf dem Postweg versandt, was einem jährlichen ökologischen Fussabdruck von 1600 Personen der Schweizer Bevölkerung entspricht. Laut einer Prognose von SIX lässt sich bis 2028 durch das die digitale Rechnungsstellung eine Emissionsreduktion von 66 Prozent erreichen und 7000 Hektaren Wald bleiben erhalten. Mit anderen Worten: Durch den Rechnungsversand mit eLetter oder eBill sparst du Kosten, steigerst die Kundenzufriedenheit, hast mehr Zeit und rettest den Planeten.

Tipp: Mach mit einer Fussnote bei der Rechnungsstellung auf deinen Beitrag zur Nachhaltigkeit aufmerksam: «Wir möchten unseren ökologischen Fussabdruck reduzieren und senden dir diese Rechnung digital:»

Mach deine Rechnungsstellung effizient

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Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
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