Egal wie gross dein Unternehmen ist oder welche Dienstleistungen du erbringst: Um die Rechnungsstellung kommt kein KMU herum. In der Regel bedeutet die gesamte Rechnungsverwaltung, angefangen bei der Erstellung, einen beträchtlichen Aufwand. Erst recht, wenn Forderungen nicht pünktlich beglichen werden. Das Versenden von Mahnungen oder im schlimmsten Fall die Einleitung von rechtlichen Schritten raubt Zeit, Geld und Nerven. Hinzu kommt bei Rechnungen die per E-Mail versendet werden die Ungewissheit, ob sie womöglich im Spam-Ordner gelandet sind oder übersehen wurden.
Damit du dich weniger mit solchen Situationen herumschlagen musst und dich stattdessen auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst, unterstützt KLARA dich in diesem Prozess. Angefangen bei der Rechnungsstellung. Mit der KLARA Auftragsverwaltung kannst du deine Rechnungen direkt aus dem Auftrag erstellen und auch deine Kundendaten einfach aus dem CRM übernehmen. Bei den Versand-Optionen siehst du dann auf einen Blick, wo die empfangende Person ihre Rechnungen am liebsten bezahlt: Mit eBill, via eLetter oder E-Mail... Du klickst die entsprechende Option nur noch an und versendest die Rechnung per Knopfdruck. Dabei hast du stets die volle Kontrolle und eine transparente Übersicht über all deine Zahlungen, egal ob du dich in deinem Büro, Zuhause oder irgendwo auf der Welt befindest.
KLARA bietet dir vier verschiedene Möglichkeiten, wie du deine Rechnung versenden kannst:
Das hängt in erster Linie von deiner Kundschaft ab. Das Geniale an der KLARA Auftragsverwaltung ist, dass sie dir jeweils die Optionen zur Wahl gibt, mit der die empfangende Person arbeitet. Wenn du also eBill auswählen kannst, bedeutet das, sie zieht eBill vor. So schickst du deine Rechnungen immer dorthin, wo deine Kundschaft sie bezahlen will.
Laut dem European Payment Report 2021 haben rund 85 Prozent der Schweizer Unternehmen Probleme mit verspäteten Zahlungen der Kundschaft, bei 35 Prozent stand dadurch sogar das Überleben der Firma auf dem Spiel. Fun Fact: Dabei liegt die Schweiz sieben Prozent über dem gesamteuropäischen Durchschnitt. Gemäss einem Whitepaper von SIX und der Hochschule Luzern verbessern digitale Rechnungsstellungen wie eBill die Zahlungsmoral deutlich. Schliesslich hat so auch deine Kundschaft weniger Aufwand.
Grundsätzlich gilt: Je einfacher jemand die Rechnung bezahlen kann, also je weniger Schritte die Person ausführen muss, desto schneller wird sie bezahlt. Mit KLARA erhält deine Kundschaft die Zahlungsaufforderungen nun dort, wo sie sie haben möchte: Direkt im E-Banking, in ihrem ePosteingang, via E-Mail oder im Briefkasten. Für dich bedeutet das: Weniger Aufwand, eine stabilere Liquidität und eine zufriedene Kundschaft.
Vor allem eLetter und eBill bieten weitaus mehr Sicherheit als das Versenden von Rechnungen per E-Mail oder herkömmlicher Post. Denn hier kann nur die Person oder das Unternehmen, für das die Rechnung bestimmt ist, diese sehen. Zudem hast du die Gewissheit, dass die Rechnung ankommt. Schneller geht’s auch, denn das mühsame Abtippen von Kontoinformationen und Referenznummern fällt weg. Das trägt zusätzlich zur Sicherheit bei, da kaum Spielraum bleibt, aus Versehen falsche Informationen einzugeben.
Die brandaktuelle Studie Nachhaltigkeit im Rechnungswesen rechnet es vor: Pro Papierrechnung fallen rund 176 Gramm Emissionen an. 2021 wurden immer noch drei Viertel aller Rechnungen auf dem Postweg versandt, was einem jährlichen ökologischen Fussabdruck von 1600 Personen der Schweizer Bevölkerung entspricht. Laut einer Prognose von SIX lässt sich bis 2028 durch das die digitale Rechnungsstellung eine Emissionsreduktion von 66 Prozent erreichen und 7000 Hektaren Wald bleiben erhalten. Mit anderen Worten: Durch den Rechnungsversand mit eLetter oder eBill sparst du Kosten, steigerst die Kundenzufriedenheit, hast mehr Zeit und rettest den Planeten.
Tipp: Mach mit einer Fussnote bei der Rechnungsstellung auf deinen Beitrag zur Nachhaltigkeit aufmerksam: «Wir möchten unseren ökologischen Fussabdruck reduzieren und senden dir diese Rechnung digital:»