Die Mehrwertsteuer (MWST) ist für viele KMU eine Herausforderung – komplizierte Regelungen, Fristen und Änderungen machen sie oft zum Bürokratiemonster. Mit dem richtigen Wissen und den passenden Tools kannst du die MWST jedoch effizient und stressfrei handhaben.
Die MWST ist eine Verbrauchssteuer, die auf den meisten Gütern und Dienstleistungen erhoben wird. Als KMU bist du mehrwertsteuerpflichtig, wenn dein Jahresumsatz mindestens CHF 100’000 beträgt. Auch bei einem kleineren Umsatz kann eine freiwillige Anmeldung Sinn machen, z.B. bei hohen Investitionen.
Tipp: Melde dich frühzeitig online bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) an. Halte folgende Infos bereit:
Wichtig: Der Steuersatz richtet sich nach dem Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht nach dem Rechnungsdatum.
Tipp: Lass dich beraten, welche Methode zu deinem Unternehmen passt. Tools wie die KLARA Buchhaltung machen die Abrechnung besonders einfach.
Du hast allgemeine Fragen zur Rechnungsstellung? Hier erfährst du, wie du eine Rechnung korrekt schreibst, inkl. gratis Word-Rechnungsvorlage.
Was ist der Unterschied? Die Entscheidung zwischen vereinbartem und vereinnahmtem Entgelt bestimmt, wann die MWST deklariert wird. Beim vereinbarten Entgelt erfolgt die Deklaration mit der Rechnungsstellung. Beim vereinnahmten Entgelt geschieht dies erst, wenn die Rechnung bezahlt wird.
Für wen ist welche Methode geeignet? Die meisten Betriebe rechnen nach dem vereinbarten Entgelt ab. Unternehmen mit einem bargeldintensiven Geschäftsmodell, wie Restaurants, entscheiden sich oft für das vereinnahmte Entgelt, da es besser zu ihrem Zahlungsfluss passt.
Die Vorsteuer, die du auf geschäftlichen Ausgaben wie Büromaterial oder Investitionen bezahlst, kannst du von der geschuldeten MWST abziehen. Voraussetzung:
Hinweis: Nutzt du Ausgaben sowohl geschäftlich als auch privat oder rechnest du auch Umsätze ab die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind (Beispiel Referenten) sind anteilige Vorsteuerkorrekturen notwendig.
Damit deine Rechnungen korrekt sind, brauchen sie:
Tipp: Kontrolliere auch die Rechnungen deiner Lieferanten. Fehlerhafte Rechnungen können deinen Vorsteuerabzug gefährden.
Achtung: Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf in der Rechnung/Quittung nicht auf die Steuer hinweisen. Bei unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis ist die MWST geschuldet.
Rechnung schreiben leicht gemacht - inkl. gratis Word-Vorlage
Umstellung auf QR Rechnung - alles was du wissen musst
MWST-Erhöhung 2024: Vorbereitung für Unternehmen inkl. Word-Rechnungsvorlage
Beziehst du Dienstleistungen von ausländischen Firmen, die in der Schweiz nicht steuerpflichtig sind, musst du die Bezugssteuer deklarieren. Dazu zählen z.B. Beratung, IT-Dienstleistungen oder Werbung.
Wichtig: Deklariere diese Beträge korrekt in deiner MWST-Abrechnung. Erfüllst du die Bedingungen, kannst du sie als Vorsteuer abziehen.
Mehrwertsteuer auf Dienstleistungen im Ausland: Was du als KMU wissen musst
Ab 2025 ist die elektronische Abrechnung Pflicht. Du kannst wählen zwischen:
Schritte für die Abrechnung ohne Account:
Die MWST-Abrechnung ist vierteljährlich bei der effektiven Methode und halbjährlich bei der Saldosteuersatzmethode zu deklarieren. Du hast zwei Monate Zeit, um die Abrechnung einzureichen. Falls Fehler auftreten, kannst du eine Korrektur oder eine Jahresabstimmung bis spätestens 31. August des Folgejahres einreichen.
Tipp: Halte dich an die Fristen, um Verzugszinsen zu vermeiden. Eine moderne Buchhaltungssoftware erinnert dich rechtzeitig.
MWST-Fristverlängerung Schritt für Schritt
Wenn Firmeneigentum (z.B. Fahrzeuge) privat genutzt wird, musst du diese Leistungen als Privatanteile korrekt versteuern. Diese sind auch in den Lohnausweisen der Mitarbeitenden zu deklarieren.
Tipp: Führe separate Konten für Privatanteile, um den Überblick zu behalten.
Privatnutzung von Geschäftsfahrzeugen: Was du wissen musst
Die Eidgenössische Steuerverwaltung kann bis zu fünf Jahre rückwirkend prüfen. Bereite folgende Unterlagen vor:
Tipp: Lass dich von deinem Treuhänder oder deiner Treuhänderin unterstützen, um sicherzugehen, dass alles in Ordnung ist.
Treuhandliste: diese Treuhand-Expertinnen und Experten kennen sich mit KLARA bestens aus
Hol dir unseren umfassenden Leitfaden zur MWST für Schweizer KMU – einfach erklärt und sofort anwendbar. Lade ihn jetzt kostenlos herunter und bring deine Buchhaltung auf das nächste Level