Du bist unsicher, welche Angaben in eine Rechnung gehören? Hier erfährst du, was es konkret bei der Rechnungsstellung zu beachten gilt, damit alles korrekt ist und du keine unzufriedene Kundschaft oder – noch schlimmer – rechtliche Folgen befürchten musst. Um dir Aufwand abzunehmen und den Rechnungsstellungsprozess zu erleichtern, steht eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Download für dich bereit.
Obligatorische Informationen bei der Rechnungsstellung
Folgende Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen in jeder Rechnung enthalten sein:
- Eigener Firmenname, Adresse und Steuernummer (UID-Nummer)
- Ausweis der MWST-Nr.
- Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
- Eine eindeutige Rechnungsnummer (empfehlenswert)
- Das Rechnungsdatum
- Das Lieferdatum (falls unterschiedlich vom Rechnungsdatum)
- Eine detaillierte Auflistung der Produkte oder Dienstleistungen
- Der Gesamtbetrag der Rechnung (Bruttobetrag)
- MWST-Satz pro Produkt und ausgewiesener MWST-Betrag
- Bankverbindung mit IBAN oder QR-Einzahlungsschein
- Zahlungsbedingungen (z. B. 10 Tage, 2 % oder 30 Tage netto)
Du möchtest sichergehen, dass du nichts vergisst? Dann benutzt du am besten eine zuverlässige Rechnungssoftware. Diese hilft, Rechnungen inklusive MWST-Abrechnung regelkonform zu erstellen – auf Knopfdruck. Ausserdem fällt es so leichter, den Überblick über die Finanzen zu behalten.
Angaben zur Mehrwertsteuer auf Rechnungen
Zu einer korrekten und vollständigen Rechnung gehört auch, die MWST-Vorschriften einzuhalten und Vorsteuern ordnungsgemäss geltend zu machen. Bevor du allerdings deine Rechnungen mit MWST ausstellen kannst, musst du sicherstellen, dass dein Unternehmen bei der eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) registriert ist und über eine gültige MWST-Nummer verfügt. Diese Nummer gehört auf alle deine Rechnungen.
Die Schweiz hat verschiedene MWST-Sätze für unterschiedliche Waren und Dienstleistungen. Die gängigsten Sätze sind 7,7 Prozent, 2,5 Prozent und 3.7 Prozent. Stelle sicher, dass du den richtigen Satz für deine Produkte oder Dienstleistungen verwendest. In einigen Fällen, wie beim Import oder Export von Dienstleistungen, kann die Bezugssteuer oder das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren eintreffen.
Mehr Informationen zur MWST findest du hier.
QR-Einzahlungsschein
Die QR-Rechnung ist seit Ende 2022 obligatorisch und entsprechend bereits fester Bestandteil der Rechnung. Deine Kundschaft bezahlt so mit einem Klick – eine administrative Erleichterung für sie. Aber auch für dich: Du musst keine Zahlungsdaten mehr mühsam abtippen und kommst schneller zu deinem Geld. Win-win! Bei der Rechnungsstellung mit KLARA oder einem ähnlichen Programm, sind QR-Rechnungen bereits standardmässig integriert. Alternativ kannst du QR-Einzahlungsscheine über PostFinance generieren.
Aufbewahrungsfristen für Rechnungen
Die Rechnung ist versendet und bezahlt – die Arbeit aber erst fast getan: Gemäss dem OR Art. 957a musst du Geschäftsbelege und Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren. Damit du keinen Aktenschrank kaufen musst, empfehlen wir dir die elektronische Aufbewahrung deiner Geschäftsbücher, beispielsweise mit dem KLARA eArchiv.
Auswertungen und Analysen
Die Rechnungsstellung ist nur ein Teil des Ganzen. Wie hoch waren die Kundenumsätze? Welche Produkte sind die Bestseller? Wurde die Rechnung bezahlt? Alles grundlegende Fragen, um die finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Ein Rechnungsprogramm wie KLARA unterstützt dich dabei: Es liefert nicht nur Verkaufsprognosen, sondern verknüpft die Daten auch nahtlos mit deiner Buchhaltung. So sparst du noch mehr Zeit und Ressourcen!
Rechnungsvorlage zum kostenlosen Download
Du erstellst deine Rechnungen lieber noch manuell? Mit unserer Word-Vorlage bist du auf der sicheren Seite. Passe sie einfach mit deinem Logo und deinen Zahlungsdaten an und im Handumdrehen kannst du deine Rechnungen versenden.
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