Umstellung auf QR Rechnung - alles was du wissen musst

Der digitale Nachfolger des orangen und roten Einzahlungsscheins wurde vor knapp 2 Jahren eingeführt. Zum grössten Teil mit einem sehr positiven Echo: Eine im November 2021 von SIX durchgeführte Umfrage zeigte, 72 Prozent der Anwenderinnen und Anwender sind zufrieden. Kein Wunder, bringt die QR-Rechnung doch viele Vorteile: Das Erstellen von Rechnungen wird einfacher, da kein mühsames Abtippen von Zahlungsdaten mehr notwendig ist. Auch das Bestellen von vorgedruckten Einzahlungsscheinen fällt weg. Automatisierungen verringern den Aufwand zusätzlich und es passieren weniger Fehler, was die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung insgesamt effizienter gestaltet. Nicht zuletzt ist die digitale Rechnungsstellung umweltfreundlicher.

Am 30. September 2022 wurden die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine endgültig abgeschafft. Seit dann sind Zahlungen nur noch mit QR-Rechnungen oder eBill möglich. Hier beantworten wir dir alle Fragen rund um den QR-Einzahlungsschein.

Welche Umstellungsschritte muss ich vornehmen?

Wichtig ist vor allem, dass deine Hardware und Software QR-Rechnungen verarbeiten können. KLARA-Produkte arbeiten bereits seit 2 Jahren mit QR-Rechnungen, du bist also bestens aufgestellt. Bei Fragen oder Unsicherheiten kannst du jederzeit unseren Support kontaktieren. Grundsätzlich unterstützen dich zudem Schweizer Banken und Software-Anbieter bei der Umstellung.

Du hast deine Buchhaltung bisher ohne Software erledigt? Dann ist es höchste Zeit, umzusteigen! Erkundige dich nach Software-Lösungen, die QR-kompatibel sind. KLARA Buchhaltung RELAX unterstützt QR-Rechnungen sowie die noch effizientere eBill und du kannst das Abo einen Monat lang gratis testen. 

Ändert sich mit der QR-Rechnung etwas an meinem Zahlungsprozess?

Grundsätzlich nicht, er wird aber einfacher und effizienter: Das mühsame und fehleranfällige Abtippen der Zahlungsangaben entfällt, da die Referenzen von Auftraggebenden bis hin zur Person, die die Rechnung empfängt, durchgehend automatisiert sind. Es ist auch wie gehabt möglich, einen Vergütungsauftrag zu erstellen. Mit anderen Worten: Weniger manueller Aufwand, eine sinkende Fehleranfälligkeit und ein vereinfachtes Debitorenmanagement.

Wie erstelle ich eine QR-Rechnung?

Wer mit KLARA arbeitet, hat es beim QR-Rechnung erstellen besonders einfach: Du kannst QR-Rechnungen dort ganz einfach aktivieren und entweder als PDF-Dokument speichern oder im Rechnungsdokument integrieren. Ausserdem kann die Software die Rechnungen problemlos lesen und verarbeiten. Alternativ lassen sich hier QR-Rechnungen generieren.

Du hast Kundschaft, die noch gedruckte Rechnungen wünscht? Kein Problem. QR-Rechnungen können auf weissem Papier ausgedruckt werden. Vordrucke wie bei den bisherigen Einzahlungsscheinen sind daher nicht mehr notwendig. Ein normales weisses Blatt Papier ist ausreichend, am besten im Format A6 quer. Der Zahlteil befindet sich auf der rechten Seite, mit dem QR-Code unten, und der Empfangsschein links. Achtung: Bei Papierrechnungen besteht Perforationspflicht und beim Zahlteil sind die Spezifikationen von SIX einzuhalten. Darum und auch unserer Umwelt zuliebe empfehlen wir daher die digitale Handhabung.

Welche Angaben sind notwendig?

QR-Rechnungen enthalten grundsätzlich dieselben Angaben wie die bisherigen Einzahlungsscheine:

• Namen und Adresse von Rechnungssteller und Empfänger
• QR-Referenz, die der bisherigen 27-stelligen ESR-Referenz entspricht und so übernommen werden kann
• QR-IBAN ist eine Variante der Kontonummer und darf nur zusammen mit der QR-Referenz verwendet werden. Sie wird von der Bank zur Verfügung gestellt.

Bild: Swissbankers.ch

Wie erfasse und bezahle ich eine QR-Rechnung?

Am einfachsten geht die Erfassung durch das Scannen des QR-Codes. Die darin enthaltenen Informationen sind jedoch nach wie vor auch in Textform ersichtlich. Dies dient der Kontrolle der Zahlungsinformationen und erlaubt Flexibilität in der Bezahlung:

• Bezahlen via Mobile Banking mit der QR-Reader-Funktion deines Smartphones.
• Via E-Banking mit einem QR-Reader oder der Kamera deines PCs.
• Wie bisher per Post, entweder direkt am Schalter oder per Zahlungsauftrag.