Mit effizienter Software kennt sich die ONLU AG aus. Für das Backoffice setzt Mitgründer Tommy Ongena auf die Lösungen von KLARA.
KLARA Blog

«Uns bleibt mehr Zeit fürs Tagesgeschäft»

25.08.2022
Lesezeit: 5 min

Die ONLU AG wird gerufen, wenn es bei der Softwareentwicklung knifflig und knapp wird. «Wir sind ein bisschen wie die Feuerwehr. Die Kunden rufen uns, um ihre Projekte vorwärtszubringen, und meistens ist alles ein bisschen eng», sagt Tommy Ongena. Die Programmierer von ONLU sind «Fullstack DevOp Engineers». Das heisst: Sie arbeiten gleichzeitig am Frontend der Software (Bedienelemente) und am Backend (Kern für die Verarbeitung der Daten). Wäre die Software ein Auto, könnte man sagen: An der Karosserie und am Motor wird parallel gearbeitet, womit das gesamte Fahrzeug viel schneller fertig ist. 

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Schnell und umfassend 

 Dieser Zugang bewährt sich. Denn häufig kümmern sich die Programmier-Profis der ONLU AG auch gleich um die ganze IT-Infrastruktur des Projektes sowie um Sicherheit und Backups. So können die Kundinnen und Kunden oft schon nach einer oder zwei Wochen einen ersten Prototyp ihrer Software ausprobieren. Ein Angebot, das auf Anklang stösst. Die Unternehmung ist in kurzer Zeit von zwei auf sechs Mitarbeitende gewachsen. 

Software und Papierkrieg passen schlecht zueinander. Deshalb entschieden sich Tommy Ongena und sein Mitgründer von Anfang an für die Business-Software von KLARA: «Wir erhalten viele Belege elektronisch und können diese gleich am Computer weiterverarbeiten. Neben dem Tagesgeschäft sowie der Akquise und Betreuung von Kunden haben wir nicht viel Zeit für die Administration – super, wenn diese weitgehend von der Software übernommen wird», sagt Tommy Ongena. 

Effiziente Zusammenarbeit 

Einmal pro Monat macht Tommy Ongena ein virtuelles Meeting mit seinem Treuhänder.  Bei diesen Terminen werden Pendenzen erledigt, komplizierte Buchungsfälle gelöst und die nächsten Aufgaben besprochen. «Sehr praktisch ist, dass wir mit KLARA parallel arbeiten können. Beide erledigen ihren Teil der Aufgaben, danach spricht man sich kurz ab und ist so jederzeit à jour», sagt Tommy Ongena. Eine kurze, effiziente und digitale Geschichte – wie die Apps der Firma. 

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Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
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