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Bei der Firmengründung tauchen im Zusammenhang mit der Buchhaltung oft viele Fragen auf. Dabei muss sie gar nicht kompliziert oder aufwendig sein. Wir zeigen, wie’s geht.
KLARA Blog

Buchhaltung für KMU – was muss ich wissen?

31.08.2021
Lesezeit: 2 min

Wer ein Unternehmen gründen oder eine verantwortliche Position besetzen will, muss sich früher oder später mit dem Thema auseinandersetzen. Bald stellen sich Fragen wie: Brauche ich überhaupt eine Buchhaltung? Wer muss eine doppelte Buchhaltung führen? Reicht eine Buchführung im Excel? Wie funktioniert Online-Buchhaltung eigentlich und lohnt sich die Umstellung? Um Unsicherheiten ein für alle Mal aus dem Weg zu räumen, gibt es hier einen Überblick über die Grundlagen sowie praktische Tipps.

Lesezeit: 3 min

Wer muss Buchhaltung führen?

In der Schweiz ist jedes Unternehmen zu einer ordnungsgemässen Buchhaltung verpflichtet, da sie die Grundlage für die Besteuerung darstellt. Ausserdem ist sie ein wichtiges Instrument bei der Unternehmensführung. Denn indem sie einen Überblick über die Vermögenslage bietet und Geschäftsvorfälle nachvollziehbar macht, lässt sich erst der wirtschaftliche Unternehmenserfolg ermitteln. Auch für Banken, Gläubiger oder Geschäftspartner dienen die Buchführung und daraus ermittelte Zahlen als wichtige Entscheidungsgrundlage.

Doppelte und einfache Buchführung – worin besteht der Unterschied?

Bei der einfachen Buchführung, auch als «Milchbüechli-Rechnung» bekannt, werden lediglich Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Da also nur bei effektivem Geldfluss Buchungen erfolgen, nennt sich diese Abrechnungsart auch IST-Methode. Die doppelte Buchführung hingegen erfasst nicht nur, auf welchem Konto die Bewegung stattfand, sondern auch, wozu der Betrag verwendet wurde. Das weist den Erfolg des Unternehmens in zweifacher Art nach. Die Bilanz zeigt, wie sich das Eigenkapital verändert hat, während die Erfolgsrechnung ausweist, ob ein Gewinn oder Verlust erwirtschaftet wurde.

Die doppelte Buchführung nennt sich auch Soll-Methode, da hier von Soll und Haben die Rede ist. Soll bezieht sich auf Kontoabflüsse, Haben auf Kontozugänge. Um es an einem Beispiel zu verdeutlichen: Lisa kauft Produkte für ihr Ladengeschäft. Dadurch hat sie mehr Warenbestand (Soll), aber weniger Geld auf dem Konto (Haben). Es wird nicht nur angegeben, auf welchem Konto die Bewegung stattfand, sondern auch, wofür die Ausgabe verwendet wurde.

Wichtig ist bei der einfachen wie auch der doppelten Buchführung, dass jeder Geschäftsvorfall, also jede Transaktion, ordentlich nachvollziehbar mit einem Beleg dokumentiert wird. Dabei kann es sich beispielsweise um Rechnungen oder Quittungen handeln, aus denen der Zeitpunkt der Bewegung, der Name des Leistungsbringers oder -empfängers sowie der Zahlungszweck ersichtlich sind. Das Gesetz schreibt hierbei eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren vor.

Wann brauche ich eine doppelte Buchführung?

Seit in der Schweiz 2013 das (nicht mehr ganz so) neue Rechnungslegungsrecht in Kraft trat, sind Unternehmen mit weniger als 500'000 Franken Jahresumsatz nicht mehr zur doppelten Buchführung verpflichtet. Wer jährlich weniger als 100'000 Franken verzeichnet, muss übrigens auch keine Mehrwertsteuer-Abrechnung vorweisen, mit Ausnahmen von Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH). Auch wer Dienstleistungen aus dem Ausland bezieht, muss dafür natürlich Mehrwertsteuer bezahlen.

Bei komplexen Geschäftsmodellen oder bestimmten Branchen empfiehlt sich allerdings dennoch eine doppelte Buchführung. Dasselbe gilt für Restaurants, den Detailhandel oder ähnliche Betriebe mit regelmässigen Bargeldeinnahmen. Denn die doppelte Erfassung stellt die finanzielle Lage besser nachvollziehbar dar. So lässt sich daraus beispielsweise der Wert der Lagervorräte ablesen oder Kennzahlen ermitteln, die es erlauben, wichtige geschäftliche Entscheidungen zu treffen.

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Warum reicht eine Excel-Buchhaltung nicht mehr aus?

Seit 2002 verlangt das Schweizer OR die Führung von Kassen- und Geschäftsbüchern in einem Format, in dem sich keine Veränderungen vornehmen lassen, die später nicht mehr feststellbar sind. Entsprechend ist die Buchführung in Excel nicht mehr erlaubt. Das Programm kennt keine Änderungsnachverfolgung. Zeilen, Texte, Beträge – alles lässt sich spurlos verändern. Die Gefahr, die sich dahinter verbirgt, ist offensichtlich.

Wer dennoch mit Excel arbeiten will, muss die Tabellen ausdrucken und diese handschriftlich führen. Bei einem sehr kleinen Betrieb mit ein bis drei Mitarbeitenden und nur sehr wenigen Rechnungen kann man das zwar machen, diese Methode ist allerdings äusserst fehleranfällig und stellt einen deutlich grösseren Aufwand dar als die digitale Buchführung. Es lohnt sich daher, sich mit dem Thema Online-Buchhaltung auseinanderzusetzen.

Vorteile der digitalen Buchhaltung

Fehler sind menschlich. Rechen- oder Tippfehler sind schnell passiert, können aber weitläufige Konsequenzen nach sich ziehen. Ein Beispiel dafür, dass international für Kopfschütteln sorgte, war die Britische Corona-Statistik 2020, die aufgrund eines Excel-Fehlers von einem Tag auf den anderen explodierte. Digitale Buchhaltungslösungen sind bedeutend weniger fehleranfällig. Das spart Zeit, Geld und vor allem Nerven.

Dafür sorgen unter anderem Automatisierungen und auch die korrekte Erfassung geschieht von selbst. Die Buchhaltungslösung von KLARA beispielsweise verbucht dank vordefinierten Kostenrahmen Ein- und Ausgänge automatisch auf das richtige Konto. Kundendaten lassen sich verknüpfen, um Rechnungen oder Mahnungen ebenfalls zu automatisieren und die Bankanbindung ermöglicht eine direkte Synchronisation mit dem E-Banking. Verknüpfungen mit Anwendungen wie dem Online-Shop oder dem Kassensystem sparen noch mehr Zeit: Statt allabendlich mühsam Belege ausdrucken zu müssen und sie dann in die Buchführung einzutragen, integriert die Software Tagesumsätze automatisch.

Die eingelesenen Belege sind ausserdem von überallher einsehbar und direkt übersichtlich sowie ordentlich nachvollziehbar gespeichert. Ganz ohne Regale voller Aktenordner und Papierberge. Revisionsvorbereitungen sind so für den Betrieb wie auch die Revisoren ein Klacks. Nicht zuletzt lassen sich Statistiken, die als Grundlage für wichtige Geschäftsentscheidungen dienen, auf Knopfdruck abrufen.

Kosten und Installation einer Buchhaltungs-Software

Buchhaltungsprogramme gibt es in allen Preisklassen, aber es muss nicht teuer sein. Die cloudbasierte Applikation von KLARA beispielsweise ist kostenlos und ausserdem mit vielen weiteren Anwendungen koppelbar. Auch die Installation ist meistens selbsterklärend. KLARA bietet einen Einrichtungsservice sowie Schulungen an, falls dennoch Unterstützung erwünscht ist. Wer sich lieber selbst in das Thema einliest, findet auf der Website unter KLARA Support umfassende Informationen zum Thema Buchhaltung allgemein sowie ausführliche Erklärungen zur Nutzung der Software.

 

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

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