Erfolgreiche Ferienplanung für KMU: So klappt's garantiert!

Erholung und Entspannung sind essenziell für die Zufriedenheit und Produktivität deiner Mitarbeitenden. In der Schweiz ist der Ferienanspruch klar gesetzlich geregelt: Arbeitnehmende ab 20 Jahren haben Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Jahr, jüngere sowie ab dem 50. Altersjahr sogar auf fünf Wochen. Als Arbeitgeber bestimmst du den Zeitpunkt der Ferien – natürlich unter Berücksichtigung der Wünsche deiner Mitarbeitenden.

Die Übersicht über Abwesenheiten und wichtige Daten zu behalten, kann jedoch eine Herausforderung sein. Mit diesen bewährten Tipps gelingt dir die Ferienplanung garantiert und du sorgst für zufriedene Mitarbeitende und einen reibungslosen Betriebsablauf!

1. Plane und koordiniere frühzeitig

Beginne die Ferienplanung am besten bereits zu Jahresanfang. So kannst du vorausschauend handeln und wichtige Daten wie Betriebsferien oder Brückentage berücksichtigen. Achte dabei auf eine gerechte Ferienplanung – das erspart dir viel Ärger.

• Lass Mitarbeitenden mit Kindern im Schulalter während den Schulferien den Vortritt.
• Mitarbeitende ohne Kinder können flexibler planen und zu anderen Zeiten verreisen.
• Berücksichtige auch religiöse Feiertage, die nicht offiziell sind.
• Starte die detaillierte Planung mindestens zwei bis drei Monate vor den Sommerferien, um Engpässe zu vermeiden.

2. Berücksichtige den Bedarf deiner Firma

Behalte bei der Ferienplanung stets den Bedarf deines Unternehmens im Hinterkopf. Erwartest du Grossaufträge oder gibt es besonders arbeitsintensive Zeiten? Einige Mitarbeitende sind zu bestimmten Zeiten unverzichtbar, etwa in der Buchhaltung während des Jahresabschlusses oder bei Firmenevents.

• Erstelle eine detaillierte Prognose der erwarteten Arbeitsbelastung.
• Identifiziere kritische Phasen im Geschäftsjahr.
• Plane Personalressourcen optimal, um Engpässe zu vermeiden.

3. Benutze Zeiterfassungs-Tools

Eine grosse Schwierigkeit bei der Ferienplanung ist oft, die Übersicht zu behalten. Ein Zeiterfassungs-Tool hilft dir, Struktur ins Chaos zu bringen. Mit KLARA Time kannst du dies nahtlos in KLARA Projekt einbinden, was es noch einfacher macht, den Überblick zu behalten.

• Verwende ein Zeiterfassungs-Tool, um alle wichtigen Daten und Abwesenheiten auf einen Blick zu sehen.
• Nutze die elektronische Auswertung für eine bessere Leistungskontrolle.

4. Lege klare Regeln fest

Eine Betriebsvereinbarung, die auch die Ferienplanung regelt, ist hilfreich. Falls noch nicht vorhanden, solltest du entsprechende Richtlinien formulieren und offen kommunizieren. Dies erhöht die Transparenz und das Verständnis der Richtlinien.

• Dokumentiere die Regeln in einem Handbuch oder Leitfaden, der für alle Mitarbeitenden zugänglich ist.
• Lege fest, wer Vorrang hat und welcher Zeitrahmen für die Ferienanträge gilt.
• Definiere Zeiten, an denen niemand Ferien nehmen darf oder während Betriebsferien alle freinehmen müssen.

5. Bleibe im Gespräch 

Komme den Wünschen deiner Mitarbeitenden entgegen und gehe, falls notwendig, Kompromisse ein. Mache den Ferienkalender für alle Mitarbeitenden zugänglich, damit sie sehen, welche Wochen zur Verfügung stehen und sich einfacher untereinander absprechen können. Bei KLARA Time kannst du deinem Team übrigens individuelle Zugriffsrechte zuweisen.

• Führe regelmässige Teambesprechungen durch, um die Urlaubspläne zu besprechen.
• Versuche, bei Streitigkeiten gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitenden im ruhigen Gespräch eine Lösung zu finden.

6. Organisiere rechtzeitig eine Ferienvertretung

Regle genau, wer wen vertritt und informiere die entsprechenden Personen mindestens drei Wochen im Voraus. So haben sie genug Zeit, die Übergabe effizient durchzuführen.

Wichtig: Meldet euch nur im äussersten Notfall, denn die meisten Menschen brauchen gut eine Woche, bis sie mental wirklich in den Ferien «ankommen» und abschalten können. Gönnen wir ihnen diese wohlverdiente Pause!

• Stelle sicher, dass die Vertretung umfassend über die laufenden Projekte und Aufgaben informiert ist.
• Dokumentiere Arbeitsprozesse und stelle Zugangsdaten zu wichtigen Systemen zur Verfügung.

Extra Tipp: Führe flexible Arbeitsmodelle ein

Flexibilität kann besonders während der Ferienzeit Vorteile bringen. Überlege, ob Teilzeitbeschäftigungen, Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten möglich sind, um die Abdeckung sicherzustellen, ohne die Mitarbeitenden zu überlasten.

• Prüfe die Möglichkeit, temporäre Aushilfen einzustellen oder Freelancer zu beauftragen.
• Richte für kritische Phasen eine Notfall-Besetzung ein.