Virtuelle Teams und Homeoffice erschweren die Zusammenarbeit in Projektteams. Oder doch nicht? Tatsache ist: Ortsunabhängiges Projektmanagement will gelernt sein. Unsere drei Tipps helfen dir dabei.
Noch vor wenigen Jahren war Homeoffice bei den meisten Schweizer Firmen noch eine Ausnahme. Weltweit stieg innert zehn Jahren der Anteil des ortsunabhängigen Arbeitens jedoch um satte 400 Prozent. Covid-19 dürfte den Trend noch verstärkt haben und spätestens seit dem Lockdown ist das sogenannte «Remote Work» in fast allen Schweizer Firmen gang und gäbe.
Projektverwaltung vor neuen Herausforderungen
Die moderne Arbeitsweise beeinflusst natürlich das Arbeitsklima und die Teamarbeit, insbesondere wenn es um Projekte geht. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich das Projektteam täglich im Büro trifft, um den aktuellen Stand zu prüfen und laufende Aufträge zu besprechen. Auch wenn die jüngsten Lockerungen einen Hauch von Normalität versprechen – so ganz wie früher wird es nie sein. Die Arbeitnehmer haben Blut geleckt. Ortsunabhängiges Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben.
Projekte in virtuellen Teams leiten – unsere Tipps
Studien zeigen: Das Arbeiten in virtuellen Teams kann die Produktivität steigern. Ausserdem wirkt sich die flexible Arbeitsweise positiv auf die Work-Life-Balance von Teammitgliedern aus. Doch um das volle Potenzial der ortsunabhängigen Arbeit auszuschöpfen, müssen Projektleiter drei zentrale Punkte beachten.
1. Kommunikation ist das A und O
Eines der häufigsten Probleme, mit denen sich virtuelle Teams konfrontiert sehen, betreffen die Kommunikation. Viele Teams sind für kreatives Brainstorming, Problemlösung und wichtige Entscheidungsfindung auf persönliche Treffen angewiesen. Die virtuelle Durchführung dieser Kommunikation kann deshalb sehr herausfordernd sein.
Tipp: Setze Video-Termine in regelmässigen Abständen auf. So stellst du sicher, dass sich dein Team genug häufig austauscht. Vergiss nicht, dass der informelle Schwatz im Kaffeeraum oder in der Mittagspause mit dem ortsunabhängigen Arbeiten wegfällt. Deshalb empfehlen wir, lieber zu viele als zu wenige Termine aufzusetzen – am besten auf täglicher Basis. Sicher ist sicher!
2. Hohe Produktivität sicherstellen
Ohne die Hektik in einem Büro kann es schwierig sein, den gleichen Elan in einem virtuellen Team zu reproduzieren. Dies kann die Produktivität negativ beeinflussen. Doch es gibt einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter aus der Ferne immer noch genauso viel zu ihrem virtuellen Team beitragen, wie wenn sie in einem Büro wären.
Tipp: Weise die Verantwortlichkeiten in deinem Projektteam ganz klar zu. So bleiben deine Mitarbeiter stets engagiert. Wichtig: Setze Deadlines!
3. Tools für Projektmanagement
Klar, wir alle kennen Skype und Zoom wenn es um die Kommunikation zwischen Teammitgliedern geht. Doch um ein Projekt trotz räumlicher Distanz erfolgreich abzuschliessen, braucht es etwas mehr. Diverse Projektmanagement Tools können dir hier behilflich sein. Für welches Tool du dich entscheidest, hängt von der Grösse des Projekts und natürlich deinem Budget ab.
Tipp: Es gibt zahlreiche Online Tools für Projektmanagement, die sich für kleinere Projekte bei Startups und KMU eignen. Eines davon ist KLARA Projekt. Es verbindet das Projektmanagement, die Auftragsverwaltung sowie die Zeitrapportierung. Ausserdem kannst du die geleisteten Aufwände deinen Auftraggebern direkt verrechnen.
Viel Erfolg!
