Planung ist der Grundstein, auf dem erfolgreiche Projekte wachsen. Sie ermöglicht es, Aufwand und Ressourcen abzuschätzen, Risiken zu vermindern sowie Doppelarbeiten zu vermeiden. Grundsätzlich gilt: So wenig Planung wie möglich und so viel wie notwendig. Also nicht überplanen, sondern Spielraum für unerwartete Ereignisse lassen. So gerät nicht gleich das ganze Projekt aus den Fugen, wenn etwas nicht wunschgemäss verläuft. Wenn du dabei folgende sieben Tipps beachtest, ist dein Projekt auf einem erfolgversprechenden Weg!
Tipp 1: Klare und smarte Ziele definieren
Der erste und zugleich wichtigste Schritt bei der Projektplanung ist die Zieldefinition. Was soll am Ende des Projekts erreicht werden? Formuliere die Ziele so, dass sie alle Projektbeteiligten verstehen. Wenn du im Auftrag von jemandem arbeitest, ist es wichtig, die Ziele miteinander abzugleichen. Welche Erwartungen hat die auftraggebende Person an das Projekt?
Am besten legst du die Ziele nach der «SMART»-Regel fest:
- Spezifisch: Was genau möchtest du erreichen?
- Messbar: Wie misst du, ob das Ziel erreicht wurde?
- Attraktiv: Warum soll dieses Ziel erreicht werden?
- Realistisch: Ist das Ziel überhaupt realistisch?
- Terminiert: Wann soll das Ziel erreicht werden?
Tipp 2: Erst die Grobplanung, dann das Finetuning
Was sind die wichtigen Erfolge des Projekts? Diese Meilensteine stellen die Grundlage für eine detaillierte Planung dar. Als Zwischenziele helfen sie dir, die Zielerreichung einzuschätzen. Gerade bei grösseren Projekten ist das erfolgreiche Umsetzen dieser Meilensteine zudem ein grosser Motivator für das Team.
Zerlege das Projekt dann in übersichtliche Arbeitspakete und Teilziele. Auf dieser Grundlage kannst du nun den zeitlichen Ablauf festlegen, Stakeholder analysieren sowie eine Kosten- und Ressourcenplanung aufstellen. Der Zeitplan sollte nicht zu straff sein: Ein Gefühl der Dringlichkeit darf durchaus vermittelt werden, er soll aber grosszügig genug sein, dass das Projekt nicht gleich scheitert, wenn ein Teilziel zu spät erreicht wird.
Tipp 3: Das richtige Team
Das richtige Team entlastet dich und es ist kein zeit- und nervraubendes Mikromanagement nötig. Bedenke die Fähigkeiten und Persönlichkeiten der einzelnen Mitarbeitenden: Wer ist für welche Aufgaben am besten geeignet und wie ergänzen sie sich am besten? Ganz wichtig: Lege Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Rollen klar fest.
Tipp 4: Das passende Tool
Es ist wichtig, dass du als Projektleiterin oder Projektleiter stets die Übersicht behältst und weisst, was wo läuft. Am einfachsten geht das mit einer Projektmanagement-Software. Dort siehst du auf einen Blick alle Aufgaben, wer was macht, was bereits erledigt ist und ob etwas nicht nach Plan verläuft. Die einzelnen Team-Mitglieder sollten unbedingt auch Zugriff auf das Projektplanungs-Tool haben, damit der Projektstand für alle nachvollziehbar ist.
Mit KLARA Projekt speziell für KMU beispielsweise kannst du deine Projektarbeit intuitiv strukturieren, deine Mitarbeitenden einplanen, Aufwände erfassen und sogar direkt in Rechnung stellen. Statistiken und Soll-Ist-Vergleiche helfen dir zu sehen, ob du deine Ressourcen sinnvoll einsetzt oder ob noch freies Potenzial zur Produktivitätssteigerung besteht. Ein weiterer Vorteil: Du kannst auch mobil mit dem Smartphone auf die Projektplanung zugreifen.
Tipp 5: Ein motivierendes Kick-off-Meeting
Idealerweise nehmen alle Personen am Kick-off Meeting teil, die am Projekt beteiligt sind. Das persönliche Kennenlernen schafft eine gute Basis für eine funktionierende Zusammenarbeit. Formuliere die Ziele und Visionen des Projekts ganz klar, genauso wie mögliche Risiken und deine Erwartungen an das Team.
Stelle allen Team-Mitgliedern ihre jeweiligen Rollen und Zuständigkeiten vor, lege die Arbeitsprozesse fest und terminiert jetzt schon weitere wichtige Meetings. Am Ende des Kick-offs wissen alle, was sie bis wann zu erledigen haben und auf wen sie bei Fragen zugehen können. Nicht zuletzt ist auch die Team-Kultur entscheidend für den Erfolg deines Projekts. Vergiss also nicht, dein Team zu motivieren!
Tipp 6: Einflüsse und Risiken einplanen
Unvorhergesehenes kann immer passieren. Je besser du darauf vorbereitet bist, desto weniger läuft das Projekt Gefahr, daran zu scheitern. Identifiziert im Team mögliche Risiken und erstellt einen Notfallplan für bestimmte Szenarien. So habt ihr im Akutfall einen Plan B zur Hand und könnt sofort reagieren, um Schlimmeres zu verhindern.
Tipp 7: Dokumentation und Learning
Egal, ob dein Projekt von Erfolg gekrönt ist oder es einer Schlammschlacht glich: Du ziehst daraus wertvolle Erfahrungen. Dokumentiere darum laufend, wo es Schwierigkeiten gab und was gut lief. Nach Projektabschluss empfiehlt sich zudem ein Controlling: Wurden die Zeiten und das Budget eingehalten? Wenn nicht, was waren die Gründe dafür? Vor dem nächsten Projekt kannst du die einzelnen Punkte dann in die Planung einfliessen lassen.
