Die jährlichen Personalgespräche stehen an und du bist noch nervöser als deine Angestellten? Tief durchatmen. Mit dieser Checkliste und der Vorlage zum Downloaden bist du bestens vorbereitet.
KLARA Blog

7 Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement

12.01.2023
Lesezeit: 8 min

Planung ist der Grundstein, auf dem erfolgreiche Projekte wachsen. Sie ermöglicht es, Aufwand und Ressourcen abzuschätzen, Risiken zu vermindern sowie Doppelarbeiten zu vermeiden. Grundsätzlich gilt: So wenig Planung wie möglich und so viel wie notwendig. Also nicht überplanen, sondern Spielraum für unerwartete Ereignisse lassen. So gerät nicht gleich das ganze Projekt aus den Fugen, wenn etwas nicht wunschgemäss verläuft. Wenn du dabei folgende sieben Tipps beachtest, ist dein Projekt auf einem erfolgversprechenden Weg! 

Lesezeit: 8 min

Tipp 1: Klare und smarte Ziele definieren 

Der erste und zugleich wichtigste Schritt bei der Projektplanung ist die Zieldefinition. Was soll am Ende des Projekts erreicht werden? Formuliere die Ziele so, dass sie alle Projektbeteiligten verstehen. Wenn du im Auftrag von jemandem arbeitest, ist es wichtig, die Ziele miteinander abzugleichen. Welche Erwartungen hat die auftraggebende Person an das Projekt?  

Am besten legst du die Ziele nach der «SMART»-Regel fest:  

  • Spezifisch: Was genau möchtest du erreichen?  
  • Messbar: Wie misst du, ob das Ziel erreicht wurde? 
  • Attraktiv: Warum soll dieses Ziel erreicht werden? 
  • Realistisch: Ist das Ziel überhaupt realistisch? 
  • Terminiert: Wann soll das Ziel erreicht werden? 

 

Tipp 2: Erst die Grobplanung, dann das Finetuning 

 Was sind die wichtigen Erfolge des Projekts? Diese Meilensteine stellen die Grundlage für eine detaillierte Planung dar. Als Zwischenziele helfen sie dir, die Zielerreichung einzuschätzen. Gerade bei grösseren Projekten ist das erfolgreiche Umsetzen dieser Meilensteine zudem ein grosser Motivator für das Team.  

Zerlege das Projekt dann in übersichtliche Arbeitspakete und Teilziele. Auf dieser Grundlage kannst du nun den zeitlichen Ablauf festlegen, Stakeholder analysieren sowie eine Kosten- und Ressourcenplanung aufstellen. Der Zeitplan sollte nicht zu straff sein: Ein Gefühl der Dringlichkeit darf durchaus vermittelt werden, er soll aber grosszügig genug sein, dass das Projekt nicht gleich scheitert, wenn ein Teilziel zu spät erreicht wird.  

Tipp 3: Das richtige Team 

Das richtige Team entlastet dich und es ist kein zeit- und nervraubendes Mikromanagement nötig. Bedenke die Fähigkeiten und Persönlichkeiten der einzelnen Mitarbeitenden: Wer ist für welche Aufgaben am besten geeignet und wie ergänzen sie sich am besten? Ganz wichtig: Lege Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Rollen klar fest.  

Tipp 4: Das passende Tool 

Es ist wichtig, dass du als Projektleiterin oder Projektleiter stets die Übersicht behältst und weisst, was wo läuft. Am einfachsten geht das mit einer Projektmanagement-Software. Dort siehst du auf einen Blick alle Aufgaben, wer was macht, was bereits erledigt ist und ob etwas nicht nach Plan verläuft. Die einzelnen Team-Mitglieder sollten unbedingt auch Zugriff auf das Projektplanungs-Tool haben, damit der Projektstand für alle nachvollziehbar ist. 

 Mit KLARA Projekt speziell für KMU beispielsweise kannst du deine Projektarbeit intuitiv strukturieren, deine Mitarbeitenden einplanen, Aufwände erfassen und sogar direkt in Rechnung stellen. Statistiken und Soll-Ist-Vergleiche helfen dir zu sehen, ob du deine Ressourcen sinnvoll einsetzt oder ob noch freies Potenzial zur Produktivitätssteigerung besteht. Ein weiterer Vorteil: Du kannst auch mobil mit dem Smartphone auf die Projektplanung zugreifen.  

Tipp 5: Ein motivierendes Kick-off-Meeting 

Idealerweise nehmen alle Personen am Kick-off Meeting teil, die am Projekt beteiligt sind. Das persönliche Kennenlernen schafft eine gute Basis für eine funktionierende Zusammenarbeit. Formuliere die Ziele und Visionen des Projekts ganz klar, genauso wie mögliche Risiken und deine Erwartungen an das Team.  

Stelle allen Team-Mitgliedern ihre jeweiligen Rollen und Zuständigkeiten vor, lege die Arbeitsprozesse fest und terminiert jetzt schon weitere wichtige Meetings. Am Ende des Kick-offs wissen alle, was sie bis wann zu erledigen haben und auf wen sie bei Fragen zugehen können. Nicht zuletzt ist auch die Team-Kultur entscheidend für den Erfolg deines Projekts. Vergiss also nicht, dein Team zu motivieren!  

Tipp 6: Einflüsse und Risiken einplanen 

Unvorhergesehenes kann immer passieren. Je besser du darauf vorbereitet bist, desto weniger läuft das Projekt Gefahr, daran zu scheitern. Identifiziert im Team mögliche Risiken und erstellt einen Notfallplan für bestimmte Szenarien. So habt ihr im Akutfall einen Plan B zur Hand und könnt sofort reagieren, um Schlimmeres zu verhindern. 

Tipp 7: Dokumentation und Learning 

Egal, ob dein Projekt von Erfolg gekrönt ist oder es einer Schlammschlacht glich: Du ziehst daraus wertvolle Erfahrungen. Dokumentiere darum laufend, wo es Schwierigkeiten gab und was gut lief. Nach Projektabschluss empfiehlt sich zudem ein Controlling: Wurden die Zeiten und das Budget eingehalten? Wenn nicht, was waren die Gründe dafür? Vor dem nächsten Projekt kannst du die einzelnen Punkte dann in die Planung einfliessen lassen. 

Bring dein Projekt auf ein neues Level!

Behalte den Überblick und definiere Aufgaben und Teilprojekte einfach online. Mit der KLARA Projekt-Software lassen sich Aufwände erfassen, direkt in Rechnung stellen und verbuchen. All dies über ein einziges Tool.

Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

klara-logo-img

Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
Merkblatt herunterladen
KLARA Lohn
Jetzt kostenlos registrieren und deine Lohnbuchhaltung vereinfachen.
klara-website-ipad-quellensteuer
klara-website-bubble-lohn

Die neusten Blogbeiträge von KLARA