Vor der Planung
Bevor du dich an die Erstellung deines Budgets machst, solltest du die Unternehmensziele klar vor Augen haben: Steht die Neukundengewinnung im Zentrum? Soll ein bestimmter Umsatz erzielt werden? Geht es um die Sicherung eines Marktanteils? Es ist fundamental, dass die Budgetplanung mit euren Zielen im Einklang steht und diese fördert.
Wirf als Nächstes einen Blick auf das vergangene Geschäftsjahr. Wie stand es um die Einnahmen sowie Ausgaben im Zusammenhang mit den verschiedenen geschäftlichen Aktivitäten? Funktionierte der Budgetplan? Wurde für etwas zu viel Geld ausgegeben? Reichte es für etwas nicht mehr? Welche Investitionen haben sich gelohnt? Muss etwas erneuert werden, beispielsweise die IT-Infrastruktur? Am besten arbeitest du hier mit Kennzahlen zum Messen des Unternehmenserfolgs, die du aus dem Budget des vergangenen Geschäftsjahres ableitest.
Das richtige Planungstool
Die Finanzplanung allein ist schon herausfordernd genug – warum solltest du dir noch mehr Arbeit machen, indem du mit Excel arbeitest? Wir empfehlen dir, auf ein gutes Planungstool zurückzugreifen. So sparst du Zeit und es schleichen sich weniger Fehler ein.
KLARA Budget beispielsweise erstellt deinen Budgetplan automatisch: Auf Basis deiner Erfolgsrechnung oder durch die Anbindung an die KLARA Buchhaltung. Diese Anbindung sorgt zudem für ein stets aktuelles Budget. So siehst du in Echtzeit, ob Handlungsbedarf besteht.
Wo mit der Planung beginnen?
Am besten dort, wo dein Unternehmen Engpässe hat. Mit anderen Worten, mit dem, was am schwierigsten zu bekommen ist. Dabei kann es sich um Personal handeln – in dem Fall beginnst du mit der Personaleinsatzplanung. Oder dein Unternehmen steckt noch in den Kinderschuhen und euer grösstes Problem ist das Kapital, dann beginnst du mit der Cash-Flow-Planung. Daraus leiten sich dann alle weiteren Pläne ab.
Einnahmen
Als Erstes gilt es immer, die Einnahmen aufzuführen. Ermittle dazu die verschiedenen Einkommensquellen deines Unternehmens und überprüfe, wie viel Geld insgesamt zur Verfügung steht. Danach geht es an die einzelnen Bereiche deines Unternehmens. Verlier dich aber nicht zu sehr in Details!
Ausgaben
Beginne bei der Auflistung der Fixkosten, denn diese fallen konstant an. Dazu gehören etwa die Miete, Versicherungsprämien oder Personalkosten. Schätze erst danach die variablen Kosten. Da diese in direktem Zusammenhang mit der Produktion entstehen, sind sie etwas schwieriger abzuschätzen. Beispiele hierfür sind Transportkosten, Materialaufwand oder Marketing-Kosten. Betrachte diese Ausgaben besonders kritisch, denn sie werden bei Engpässen als erstes gestrichen.
Schliesslich kommen noch die Mehrausgaben hinzu. Dabei handelt es sich um einmalige grössere Ausgaben, wie beispielsweise ein grosser Event oder die Anschaffung einer neuen Maschine. Am besten weist du diese Ausgaben gesondert aus. Sind derzeit keine solchen Kosten in Sicht, kann es auch sinnvoll sein, stattdessen einen Notgroschen einzuplanen.
Kontrolle
Das Budget nur für das gesamte Geschäftsjahr zu planen, ist oft schwierig und nicht immer sinnvoll. Wir empfehlen eine monatliche oder quartalsweise Planung. Besonders in den Gründerjahren oder bei saisonalen Betrieben fällt es so leichter, einen Überblick über Schwankungen zu erhalten.
Manchmal fällt die Kostenabschätzung trotzdem schwer. In diesem Fall kann es helfen, verschiedene Szenarien zu erstellen, etwa für den besten und schlimmsten Fall, und dann das dafür notwendige Budget abzuschätzen. Auch nützlich: Notfall- und Krisenszenarien bereiten dich auf kritische Situationen vor und ermöglichen es, zeitnah zu reagieren.
Extra Tipps
Im Grossen und Ganzen steht nun dein Budgetplan. Sei dir darüber im Klaren, dass es sich vor allem bei den Einnahmen und variablen Kosten um Schätzungen handelt. Gerade nach den Corona-Jahren sind diese schwierig zu treffen. Bleibe realistisch: Zu ambitionierte Ziele helfen genauso wenig wie ein zu tiefes Budget. Vergleiche dein Budget darum regelmässig mit dem Ist-Zustand und überarbeite deinen Plan gegebenenfalls.
