Um die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen, schreibt das Schweizer Arbeitsgesetz ausgeglichene Arbeits- und Ruhezeiten vor. Damit die zuständigen Behörden das kontrollieren können, sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Wie du dabei am besten vorgehst, erfährst du hier, sowie eine Übersicht über alle Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen, Ferien, Überstunden und Absenzen.
Arbeitszeiterfassung
Diese ist Pflicht des Arbeitgebenden und wird vom kantonalen Arbeitsinspektorat kontrolliert, dem du allenfalls die entsprechenden Unterlagen vorweisen musst. Bei Nichteinhalten drohen Bussen. Wie die Arbeitszeit erfasst wird, bestimmen die Unternehmen selbst. Du musst den Mitarbeitenden ein entsprechendes Instrument zur Verfügung stellen und ihre Zeiten regelmässig bestätigen.
Seit Anfang 2016 haben Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit der sogenannten «vereinfachten Arbeitszeiterfassung» – etwa, wenn sie weniger als fünf Personen beschäftigen. Das heisst, es reicht, wenn die Mitarbeitenden nur die tägliche Ist-Arbeitszeit protokollieren, ohne Details wie Pausenzeiten aufzuführen.
Tools zur Arbeitszeiterfassung
Viele KMU arbeiten noch mit Excel-Listen. Jedes Team-Mitglied führt dort seine Arbeitszeiten auf und schickt sie Ende Monat der Führungskraft oder dem HR. So manche vergessen allerdings hin und wieder, ihre Zeiten aufzuschreiben und fast jedes Monatsende fehlen Stunden, die mühsam zusammengesucht werden müssen. Auch Fehler schleichen sich gerne ein und es ist schwierig, die Übersicht über geleistete Stunden zu behalten.
Viel einfacher geht es mit digitalen Zeiterfassungs-Tools: Einfach die Stoppuhr starten, stoppen und wenn nötig die Zeiten anpassen. Plötzlich macht das Erfassen der Stunden sogar Spass! Gerade im Home-Office ist das sehr praktisch. Auch du profitierst davon: Du siehst auf einen Blick die Absenzen, Überstunden oder Ferienzeiten deiner Mitarbeitenden. Die meisten Tools zur Erfassung von Arbeitszeiten wie beispielsweise KLARA Zeiterfassung verfügen zudem über Auswertungsmöglichkeiten, die die Leistungskontrolle einfacher gestalten.
Gesetzlich geregelte Arbeitszeit
Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Personen, die in industriellen Betrieben oder im Büro arbeiten, technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels. Bei allen anderen sind es 50 Stunden pro Woche.
Der Arbeitsweg zählt nicht dazu, ausser bei Pikettdienst oder wenn die Person an einen betriebsfremden Ort fahren muss. Die Arbeitszeit eines Team-Mitglieds kannst du nur im gemeinsamen Einverständnis ändern. Bei einschneidenden Veränderungen solltest du der Person ausserdem eine gewisse Zeit zur Umstellung geben.
Ruhezeit
Als Ruhezeit gilt die Zeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen. Sie muss innerhalb von 24 Stunden mindestens elf Stunden betragen. Einmal pro Woche darfst du sie auf höchstens acht Stunden kürzen, sofern das unbedingt notwendig und zumutbar ist. Die durchschnittliche Ruhezeit von zwei Wochen muss aber immer elf Stunden betragen.
Pausen
Pausen dienen der Erholung und Verpflegung der Arbeitnehmenden und sollen laut Gesetz um die Mitte der Arbeitszeit stattfinden. Das bedeutet, dass deine Mitarbeitenden gesetzlich keinen Anspruch auf eine Kaffeepause haben. Die meisten Unternehmen verstehen aber, dass auch regelmässige kurze Pausen wichtig sind und die Leistung fördern. Manche halten sie darum sogar im Arbeitsvertrag fest.
Die Mittagspause ist wie folgt geregelt:
- Ab fünfeinhalb Arbeitsstunden am Tag besteht ein Anrecht auf eine viertel Stunde Pause.
- Ab sieben Stunden sind eine halbe Stunde Pause vorgesehen.
- Bei neun oder mehr Arbeitsstunden gilt eine Mittagspause von mindestens einer Stunde.
Überstunden
Überstunden werden mit dem vereinbarten Lohn plus einem Zuschlag von 25 Prozent entschädigt. Solange du das im Arbeitsvertrag festhältst und du das Einverständnis deiner Mitarbeiterin oder deines Mitarbeiters hast, kannst du das aber auch anders handhaben. Üblich ist beispielsweise auch die Kompensation durch «Freizeit von gleicher Dauer» möglich.
Mehr zum Thema Überstunden und Überzeit erfährst du hier.
Minusstunden
Minusstunden bedeuten, dass jemand weniger Arbeitsstunden geleistet hat als vertraglich festgelegt. Du darfst deinem Team-Mitglied aber nur dann den Lohn reduzieren oder diesen sogar zurückverlangen, wenn die Minusstunden von ihm oder ihr selbstverschuldet sind. Nicht selbstverschuldet sind sie beispielsweise, wenn die Person krank war, es keine Arbeit gab oder du sie nach Hause geschickt hast. Sofern der Ausgleich der Minusstunden im Arbeitsvertrag nicht (anders) geregelt ist, verfallen diese nach drei Monaten.
Ferien
Arbeitnehmende, die 20 Jahre oder älter sind, haben Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Dienstjahr, jüngere Angestellte auf fünf Wochen. Mindestens zwei davon solltest du ihnen ermöglichen, zusammenhängend zu nehmen. Den Zeitpunkt der Ferien bestimmst du – mit Berücksichtigung auf die Wünsche deines Team-Mitglieds. Betriebsferien oder andere von dir festgelegte Ferienzeiten dem Team mindestens drei Monate im Voraus bekannt geben.
Die Ferienzeit darfst du nicht durch Geld oder andere Vergünstigungen abgelten. Dies ist nur dann erlaubt, wenn es der Person nicht möglich ist, sie zu beziehen. Beispielsweise am Ende des Arbeitsverhältnisses, wenn jemand sehr unregelmässig arbeitet oder nur einen sehr kurzen Arbeitseinsatz hat. Solltest du die Ferien trotzdem auszahlen, statt der Person freizugeben, gelten sie als nicht bezogen und du musst sie am Ende der Vertragszeit erneut auszahlen.
Hier findest du Tipps für die Ferienplanung im Unternehmen.
Absenzen
Bei gewissen Absenzen besteht ein Lohnanspruch. Bei Arztbesuchen nur dann, wenn es sich um einen Notfall handelt oder dieser nicht ausserhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann. Die folgende Liste gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten Absenzen mit Lohnanspruch und wie viel Freizeit du deinem Team dafür mindestens geben solltest:
- Ein Tag für die Hochzeit von Kindern, Umzug, Tod eines nahen Verwandten oder Bekannten, Beerdigungen allgemein.
- Zwei Tage für die eigene Hochzeit.
- Bis zu drei Tagen beim Tod von Familienangehörigen.
- Drei Tage, wenn die Ehepartnerin, der Ehepartner oder das Kind verscheidet.
- Bis zu sechs Tagen für höhere Fachprüfungen sowie öffentliche oder staatlich subventionierte Berufsprüfungen.
