Hier erfährst du alles, was du zum Thema Arbeitszeiterfassung wissen musst, sowie eine Übersicht über alle Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen, Ferien, Überstunden und Absenzen.
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Arbeitszeiten und ihre Erfassung – ein Leitfaden für Arbeitgebende

11.11.2022
Lesezeit: 11 min

Um die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen, schreibt das Schweizer Arbeitsgesetz ausgeglichene Arbeits- und Ruhezeiten vor. Damit die zuständigen Behörden das kontrollieren können, sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten zu erfassen. Wie du dabei am besten vorgehst, erfährst du hier, sowie eine Übersicht über alle Regelungen zu Arbeitszeiten, Pausen, Ferien, Überstunden und Absenzen.  

Arbeitszeiterfassung  

Diese ist Pflicht des Arbeitgebers und wird vom kantonalen Arbeitsinspektorat kontrolliert, dem du allenfalls die entsprechenden Unterlagen vorweisen musst. Bei Nichteinhalten drohen Bussen. Wie die Arbeitszeit erfasst wird, bestimmen die Unternehmen selbst. Du musst den Mitarbeitenden ein entsprechendes Instrument zur Verfügung stellen und ihre Zeiten regelmässig bestätigen.  

Lesezeit: 11 min

Seit Anfang 2016 haben Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit der sogenannten «vereinfachten Arbeitszeiterfassung» – etwa, wenn sie weniger als fünf Personen beschäftigen. Das heisst, es reicht, wenn die Mitarbeitenden nur die tägliche Ist-Arbeitszeit protokollieren, ohne Details wie Pausenzeiten aufzuführen.  

Tools zur Arbeitszeiterfassung 

Viele KMU arbeiten noch mit Excel-Listen. Jedes Team-Mitglied führt dort seine Arbeitszeiten auf und schickt sie Ende Monat der Führungskraft oder dem HR. So manche vergessen allerdings hin und wieder, ihre Zeiten aufzuschreiben und fast jedes Monatsende fehlen Stunden, die mühsam zusammengesucht werden müssen. Auch Fehler schleichen sich gerne ein und es ist schwierig, die Übersicht über geleistete Stunden zu behalten.  

Viel einfacher geht es mit digitalen Zeiterfassungs-Tools: Einfach die Stoppuhr starten, stoppen und wenn nötig die Zeiten anpassen. Plötzlich macht das Erfassen der Stunden sogar Spass! Gerade im Home-Office ist das sehr praktisch. Auch du profitierst davon: Du siehst auf einen Blick die Absenzen, Überstunden oder Ferienzeiten deiner Mitarbeitenden. Die meisten Tools zur Erfassung von Arbeitszeiten wie beispielsweise KLARA Zeiterfassung verfügen zudem über Auswertungsmöglichkeiten, die die Leistungskontrolle einfacher gestalten.  

Gesetzlich geregelte Arbeitszeit 

Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden für Personen, die in industriellen Betrieben oder im Büro arbeiten, technische und andere Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels. Bei allen anderen sind es 50 Stunden pro Woche.  

Der Arbeitsweg zählt nicht dazu, ausser bei Pikettdienst oder wenn die Person an einen betriebsfremden Ort fahren muss. Die Arbeitszeit eines Team-Mitglieds kannst du nur im gemeinsamen Einverständnis ändern. Bei einschneidenden Veränderungen solltest du der Person ausserdem eine gewisse Zeit zur Umstellung geben.  

Ruhezeit 

Als Ruhezeit gilt die Zeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen. Sie muss innerhalb von 24 Stunden mindestens elf Stunden betragen. Einmal pro Woche darfst du sie auf höchstens acht Stunden kürzen, sofern das unbedingt notwendig und zumutbar ist. Die durchschnittliche Ruhezeit von zwei Wochen muss aber immer elf Stunden betragen. 

Pausen 

Pausen dienen der Erholung und Verpflegung der Arbeitnehmenden und sollen laut Gesetz um die Mitte der Arbeitszeit stattfinden. Das bedeutet, dass deine Mitarbeitenden gesetzlich keinen Anspruch auf eine Kaffeepause haben. Die meisten Unternehmen verstehen aber, dass auch regelmässige kurze Pausen wichtig sind und die Leistung fördern. Manche halten sie darum sogar im Arbeitsvertrag fest.  

Die Mittagspause ist wie folgt geregelt:  

  • Ab fünfeinhalb Arbeitsstunden am Tag besteht ein Anrecht auf eine viertel Stunde Pause. 
  • Ab sieben Stunden sind eine halbe Stunde Pause vorgesehen. 
  • Bei neun oder mehr Arbeitsstunden gilt eine Mittagspause von mindestens einer Stunde 

Überstunden 

Überstunden werden mit dem vereinbarten Lohn plus einem Zuschlag von 25 Prozent entschädigt. Solange du das im Arbeitsvertrag festhältst und du das Einverständnis deiner Mitarbeiterin oder deines Mitarbeiters hast, kannst du das aber auch anders handhaben. Üblich ist beispielsweise auch die Kompensation durch «Freizeit von gleicher Dauer» möglich. Mehr zum Thema Überstunden und Überzeit erfährst du hier. 

 

Minusstunden 

Minusstunden bedeuten, dass jemand weniger Arbeitsstunden geleistet hat als vertraglich festgelegt. Du darfst deinem Team-Mitglied aber nur dann den Lohn reduzieren oder diesen sogar zurückverlangen, wenn die Minusstunden von ihm oder ihr selbstverschuldet sind. Nicht selbstverschuldet sind sie beispielsweise, wenn die Person krank war, es keine Arbeit gab oder du sie nach Hause geschickt hast. Sofern der Ausgleich der Minusstunden im Arbeitsvertrag nicht (anders) geregelt ist, verfallen diese nach drei Monaten. 

Ferien 

Arbeitnehmende, die 20 Jahre oder älter sind, haben Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Dienstjahr, jüngere Angestellte auf fünf Wochen. Mindestens zwei davon solltest du ihnen ermöglichen, zusammenhängend zu nehmen. Den Zeitpunkt der Ferien bestimmst du – mit Berücksichtigung auf die Wünsche deines Team-Mitglieds. Betriebsferien oder andere von dir festgelegte Ferienzeiten dem Team mindestens drei Monate im Voraus bekannt geben.  

Die Ferienzeit darfst du nicht durch Geld oder andere Vergünstigungen abgelten. Dies ist nur dann erlaubt, wenn es der Person nicht möglich ist, sie zu beziehen. Beispielsweise am Ende des Arbeitsverhältnisses, wenn jemand sehr unregelmässig arbeitet oder nur einen sehr kurzen Arbeitseinsatz hat. Solltest du die Ferien trotzdem auszahlen, statt der Person freizugeben, gelten sie als nicht bezogen und du musst sie am Ende der Vertragszeit erneut auszahlen.  

Hier findest du Tipps für die Ferienplanung im Unternehmen. 

Absenzen 

Bei gewissen Absenzen besteht ein Lohnanspruch. Bei Arztbesuchen nur dann, wenn es sich um einen Notfall handelt oder dieser nicht ausserhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden kann. Die folgende Liste gibt dir eine Übersicht über die wichtigsten Absenzen mit Lohnanspruch und wie viel Freizeit du deinem Team dafür mindestens geben solltest: 

  • Ein Tag für die Hochzeit von Kindern, Umzug, Tod eines nahen Verwandten oder Bekannten, Beerdigungen allgemein.  
  • Zwei Tage für die eigene Hochzeit.  
  • Bis zu drei Tagen beim Tod von Familienangehörigen.  
  • Drei Tage, wenn die Ehepartnerin, der Ehepartner oder das Kind verscheidet. 
  • Bis zu sechs Tagen für höhere Fachprüfungen sowie öffentliche oder staatlich subventionierte Berufsprüfungen. 
Du willst die Arbeitszeiten deines Teams im Griff haben?

Mit KLARA erfassen du und dein Team eure Arbeitszeiten einfach und ohne zusätzlichen Aufwand. Dank Dashboards behältst du jederzeit den Überblick über Ist-Zeiten sowie Absenzen und mit Auswertungsmöglichkeiten und der Einbindung in KLARA Projekt holst du sogar noch mehr aus deiner Zeiterfassung!

Die Steuererklärung im ersten Geschäftsjahr

Entsprechend kannst du auch die Steuererklärung für die Dauer des langen Jahres erstellen. Somit musst du den Jahresabschluss samt Steuererklärung nur einmal erledigen, statt zweimal. Also beispielsweise für 17 Monate statt für 5 und 12 Monate. Eine Ausnahme bildet allerdings die Mehrwertsteuer, die sich immer am Kalenderjahr orientiert. Hier gibt es kein verkürztes oder verlängertes Jahr. Alles, was du über die Mehrwertsteuerpflicht wissen musst, haben wir für dich in diesem Beitrag zusammengefasst.

Bei der Einrichtung der Buchhaltung Folgendes beachten:

  • Die Löhne müssen trotzdem per Ende Jahr abgerechnet werden. Also, um beim vorherigen Beispiel zu bleiben, vom 1. August bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres.
  • Die Mehrwertsteuer wird anteilsmässig auf zwölf Monate abgerechnet. In unserem Beispiel handelt es sich also um fünf Monate. Der Umsatz muss in dieser Zeit auf 12 Monate hochgerechnet werden.
  • In der Steuererklärung unbedingt alles sauber deklarieren. Von wann bis wann dauerte das Geschäftsjahr? Per wann wirst du die zukünftigen Geschäftsjahre abschliessen?
  • Auch in der Jahres- sowie der Erfolgsrechnung alle Daten vom 1. August bis 31. Dezember des laufenden Jahres sauber erfassen.
  • Eine umfassende Checkliste für deine Steuererklärung findest du hier.

Tipp: Du möchtest deine buchhalterischen Kennzahlen zu Statistikzwecken verwenden? Achtung, die aus dem ersten Geschäftsjahr lassen sich nicht eins zu eins mit denen aus dem zweiten vergleichen, da die beiden Jahre unterschiedlich lang sind. Das heisst: Eine saubere Eingrenzung ist notwendig.

Deine Aufgaben nach der Kündigung

Nebst den rechtlichen Aufgaben, die du als Arbeitgeber hast, ist für dich ein Punkt zentral: Du musst unmittelbar nach der Kündigung sicherstellen, dass das spezifische Wissen nach dem Abgang des Mitarbeiters in deinem Unternehmen bleibt. 

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Checkliste: Aufgaben für Arbeitgeber

KLARA hat alle Aufgaben, die auf dich nach der Kündigung zukommen, kompakt und übersichtlich in einer Checkliste zusammengefasst.
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