Pour protéger la santé des employés, la loi suisse sur le travail prescrit des horaires de travail et de repos équilibrés. Afin que les autorités compétentes puissent vérifier cela, les entreprises sont tenues d'enregistrer les heures de travail. Voici comment procéder au mieux, ainsi qu'un aperçu de toutes les règles concernant les horaires de travail, les pauses, les vacances, les heures supplémentaires et les absences.
Enregistrement des horaires de travail
C'est une obligation pour l'employeur, contrôlée par l'inspection cantonale du travail, à laquelle vous devez éventuellement présenter les documents correspondants. En cas de non-respect, des amendes sont prévues. La manière dont les heures de travail sont enregistrées est déterminée par les entreprises elles-mêmes. Vous devez fournir à vos employés un outil approprié et confirmer régulièrement leurs heures de travail.
Depuis début 2016, les entreprises ont, sous certaines conditions, la possibilité de recourir à un enregistrement simplifié des horaires de travail, notamment si elles emploient moins de cinq personnes. Cela signifie qu'il suffit que les employés enregistrent uniquement leurs heures de travail effectives quotidiennes, sans mentionner les détails tels que les temps de pause.
Outils pour l'enregistrement des horaires de travail
De nombreuses PME utilisent encore des feuilles Excel. Chaque membre de l'équipe y inscrit ses heures de travail et les envoie à la fin du mois au responsable ou au service des ressources humaines. Cependant, certains oublient parfois de noter leurs heures, et il manque souvent des heures à la fin du mois, qu'il faut laborieusement reconstituer. Des erreurs se glissent également facilement, et il est difficile de garder une vue d'ensemble des heures travaillées.
Il est beaucoup plus simple d'utiliser des outils numériques pour l'enregistrement des heures : il suffit de démarrer et d'arrêter le chronomètre, puis de modifier les heures si nécessaire. Tout à coup, enregistrer les heures devient même amusant ! C'est particulièrement pratique en télétravail. Vous en bénéficiez également : vous avez une vue d'ensemble des absences, des heures supplémentaires ou des congés de vos employés. La plupart des outils pour l'enregistrement des horaires de travail, comme KLARA Time, disposent également de fonctions d'analyse qui facilitent le contrôle des performances.
Horaires de travail réglementés par la loi
La durée maximale de travail hebdomadaire est de 45 heures pour les personnes travaillant dans des entreprises industrielles ou dans des bureaux, les employés techniques et autres, ainsi que le personnel de vente des grandes entreprises de commerce de détail. Pour tous les autres, elle est de 50 heures par semaine.
Le trajet domicile-travail n'est pas inclus, sauf en cas de service de piquet ou si la personne doit se rendre dans un lieu étranger à l'entreprise. Vous ne pouvez modifier l'horaire de travail d'un membre de l'équipe qu'avec son consentement. En cas de changements majeurs, vous devez également lui accorder un certain temps d'adaptation.
Temps de repo
Le temps de repos est le temps entre deux périodes de travail. Il doit être d'au moins onze heures consécutives dans une période de 24 heures. Une fois par semaine, vous pouvez le réduire à huit heures au maximum, si cela est absolument nécessaire et raisonnable. La moyenne du temps de repos sur deux semaines doit toutefois toujours être de onze heures.
Pauses
Les pauses servent à la détente et à la restauration des employés et doivent, selon la loi, avoir lieu vers le milieu de la période de travail. Cela signifie que vos employés n'ont pas légalement droit à une pause-café. Cependant, la plupart des entreprises comprennent que des pauses régulières sont importantes et favorisent les performances. Certaines les incluent donc même dans le contrat de travail.
La pause déjeuner est réglementée comme suit :
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Après cinq heures et demie de travail par jour, une pause de quinze minutes est obligatoire.
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Après sept heures de travail, une pause d'une demi-heure est prévue.
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Pour neuf heures ou plus de travail, une pause déjeuner d'au moins une heure est obligatoire.
Heures supplémentaires
Les heures supplémentaires sont rémunérées avec le salaire convenu plus une majoration de 25 %. Tant que cela est mentionné dans le contrat de travail et que vous avez le consentement de votre employé(e), vous pouvez cependant les compenser d'une autre manière, par exemple par du temps libre de même durée.
Heures négatives
Les heures négatives signifient que quelqu'un a travaillé moins d'heures que prévu contractuellement. Vous ne pouvez réduire le salaire de votre employé(e) ou le lui réclamer que si les heures négatives sont de sa propre faute. Elles ne sont pas de sa propre faute, par exemple, si la personne était malade, s'il n'y avait pas de travail ou si vous l'avez renvoyée chez elle. À moins que le rattrapage des heures négatives ne soit stipulé différemment dans le contrat de travail, celles-ci expirent après trois mois.
Vacances
Les employés âgés de 20 ans ou plus ont droit à au moins quatre semaines de vacances par année de service, les plus jeunes à cinq semaines. Vous devriez leur permettre de prendre au moins deux semaines d'affilée. Vous déterminez la période des vacances en tenant compte des souhaits de votre employé(e). Les vacances collectives ou autres périodes de vacances fixées par vous doivent être annoncées au moins trois mois à l'avance à l'équipe.
Le temps de vacances ne peut pas être compensé par de l'argent ou d'autres avantages. Cela n'est autorisé que si la personne ne peut pas les prendre, par exemple à la fin de la relation de travail, si quelqu'un travaille de manière très irrégulière ou n'a qu'un très court contrat de travail. Si vous choisissez néanmoins de payer les vacances au lieu de les accorder, elles sont considérées comme non prises et vous devez les payer à nouveau à la fin du contrat.
Voici des conseils pour la planification des vacances dans l'entreprise.
Absences
Pour certaines absences, il existe un droit au salaire. Pour les visites chez le médecin, uniquement en cas d'urgence ou si elles ne peuvent être effectuées en dehors des heures de travail. La liste suivante vous donne un aperçu des principales absences avec droit au salaire et du temps libre minimal que vous devez accorder à votre équipe pour celles-ci :
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Un jour pour le mariage des enfants, un déménagement, le décès d'un proche parent ou d'un ami, les funérailles en général.
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Deux jours pour son propre mariage.
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Jusqu'à trois jours pour le décès de membres de la famille.
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Trois jours en cas de décès du conjoint ou d'un enfant.
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Jusqu'à six jours pour les examens professionnels supérieurs ainsi que pour les examens professionnels publics ou subventionnés par l'État.
