Le repos et la détente sont essentiels pour la satisfaction et la productivité de vos employés. En Suisse, le droit aux vacances est clairement réglementé par la loi : les employés de plus de 20 ans ont droit à au moins quatre semaines de vacances par an, et les plus jeunes ainsi que ceux de plus de 50 ans ont droit à cinq semaines. En tant qu’employeur, vous déterminez le moment des vacances – bien sûr, en tenant compte des souhaits de vos employés.
Cependant, garder une vue d'ensemble sur les absences et les dates importantes peut être un défi. Avec ces conseils éprouvés, vous réussirez à planifier les vacances de manière efficace et à assurer des employés satisfaits et un déroulement harmonieux des opérations !
1. Planifiez et coordonnez à l'avance
Commencez la planification des vacances dès le début de l'année. Vous pouvez ainsi anticiper et prendre en compte des dates importantes comme les vacances collectives ou les jours fériés. Veillez à une planification équitable des vacances – cela vous évitera bien des tracas.
- Accordez la priorité aux employés ayant des enfants en âge scolaire pendant les vacances scolaires.
- Les employés sans enfants peuvent planifier plus librement et partir à d'autres moments.
- Prenez également en compte les fêtes religieuses non officielles.
- Commencez la planification détaillée au moins deux à trois mois avant les vacances d'été pour éviter les goulots d'étranglement.
2. Tenez compte des besoins de votre entreprise
Gardez toujours à l'esprit les besoins de votre entreprise lors de la planification des vacances. Attendez-vous à des commandes importantes ou y a-t-il des périodes particulièrement intenses ? Certains employés sont indispensables à certaines périodes, comme la comptabilité lors de la clôture annuelle ou lors d'événements d'entreprise.
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Établissez une prévision détaillée de la charge de travail attendue.
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Identifiez les phases critiques de l'année commerciale.
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Planifiez les ressources humaines de manière optimale pour éviter les goulots d'étranglement.
3. Utilisez des outils de gestion du temps
Une grande difficulté dans la planification des vacances est souvent de garder une vue d'ensemble. Un outil de gestion du temps vous aide à structurer le chaos. Avec KLARA Time, vous pouvez l'intégrer sans effort dans KLARA Project, ce qui facilite encore plus la vue d'ensemble.
4. Établissez des règles claires
Un accord d'entreprise, qui régit également la planification des vacances, est utile. Si ce n'est pas déjà fait, vous devriez formuler les directives correspondantes et les communiquer ouvertement. Cela augmente la transparence et la compréhension des directives.
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Documentez les règles dans un manuel ou un guide accessible à tous les employés.
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Déterminez qui a la priorité et quel délai s'applique pour les demandes de vacances.
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Définissez les périodes où personne ne peut prendre de vacances ou pendant lesquelles tout le monde doit être en congé.
5. Restez en communication
Répondez aux souhaits de vos employés et faites des compromis si nécessaire. Rendre le calendrier des vacances accessible à tous les employés leur permet de voir quelles semaines sont disponibles et de se coordonner plus facilement entre eux. Avec KLARA Time, vous pouvez attribuer des droits d'accès individuels à votre équipe.
6. Organisez une relève à temps
Déterminez précisément qui remplace qui et informez les personnes concernées au moins trois semaines à l'avance. Elles auront ainsi suffisamment de temps pour effectuer la transition de manière efficace.
Important : Ne contactez les employés qu'en cas d'extrême urgence, car la plupart des gens ont besoin d'environ une semaine pour vraiment « déconnecter
Astuce supplémentaire : Introduisez des modèles de travail flexibles
La flexibilité peut apporter des avantages, surtout pendant les périodes de vacances. Réfléchissez si des emplois à temps partiel, le télétravail ou des horaires flexibles sont possibles pour assurer la couverture sans surcharger les employés.
